Microsoft Office Excel 2007 - Das Handbuch

Datenbanken mit der Mehrfachoperation auswerten

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Planung und Prognose

Abbildg. 27.13

Die Auswirkungen der Preisänderung sind zusätzlich mit der bedingten Formatierung hervorgehoben

Im nächsten Beispiel erfahren Sie, wie Sie eine Datenbank mit Hilfe der Mehrfachoperation auswer-

ten können.

Datenbanken mit der Mehrfachoperation

auswerten

Die in Excel integrierten Datenbankfunktionen erlauben die Berücksichtigung von Suchkriterien.

Das gezielte Eingrenzen von Datensätzen und die Untersuchung relevanter Sachverhalte ist damit

erheblich einfacher, als mit verschachtelten Funktionen. Wenn Sie die Ergebnisse mit unterschied-

lichen Ausprägungen eines Suchkriteriums vergleichen wollen, müssen mehrere Bereiche für deren

Definition festgelegt werden. Das führt zu einem unübersichtlichen Tabellenaufbau, weil die For-

meln mit unterschiedlichen Bezügen arbeiten. Mit der Mehrfachoperation geht es aber auch einfa-

cher.

Das folgende Beispiel können Sie selbst auf dem Arbeitsblatt Datenbankfunktion in der Datei

Kap27.xlsx nachvollziehen. Sie finden die Datei im Ordner \Buch\Kap27 auf der CD-ROM zu die-

sem Buch.

Datenbankfunktionen einsetzen

Beispielhaft sollen hier die Gleitzeitkonten der Mitarbeiter eines Unternehmens untersucht werden.

In Abbildung 27.14 stehen die Daten im Bereich B5:E24, Sie können für diesen Bereich einen

Bereichsnamen festgelegen, indem Sie den Bereich markieren und im Kontextmenü den Befehl

Bereich benennen wählen. Mehr zum Thema Namen finden Sie in Kapitel 19.

Kapitel 27

Verschiedene Parameter für eine Formel: Datentabellen

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Die Suchkriterien im Bereich G4:J4 enthalten die Überschriften der Datenbank in der exakt gleichen

(!) Schreibweise und in Zeile 5 finden sich die dafür eingetragenen Bedingungen. Um die Anzahl der

Datensätze zu ermitteln, die den Suchkriterien entsprechen, ist die Tabellenfunktion

DBANZAHL(Datenbank;Datenbankfeld;Suchkriterien)

geeignet. Die Formel

in Zelle J6 liefert die Anzahl der Datensätze, die den im Bereich G4:J5 festgelegten Bedingungen ent-

sprechen, also der Anzahl der Mitarbeiter aus »Abt 1«. Über die Suchkriterien können Sie die auszu-

wertenden Daten einschränken. Mehr zum Thema Datenbankfunktionen und zur Definition von

Suchkriterien finden Sie in Kapitel 22.

Für die Auswertung der anderen Abteilungen wurden in Abbildung 27.14 weitere Bereiche als Such-

kriterien für die Formeln in J10, J14, J18 und J22 festgelegt. Das ist zwar ein möglicher, aber etwas

umständlicher Weg. Wenn die Suchkriterien sich lediglich durch den Wert für die Abteilung unter-

scheiden, gibt es für die Berechnung – wie Sie gleich sehen werden – auch einen einfacheren Weg.

Abbildg. 27.14

Umständliche Definition mehrerer Bereiche für die Suchkriterien

Ein Suchkriterium mit unterschiedlichen

Ausprägungen verwenden

Sollen ganz gezielt die Datensätze der Abteilungen untersucht werden, tragen Sie die Namen unter-

einander in eine Tabelle ein (in Abbildung 27.15 im Bereich G11:G15). In die Zelle, die rechts ober-

halb an die erste Zeile dieser Liste angrenzt, also H10, tragen Sie die Formel

=DBANZAHL($B$4:$E$24;3;G4:J5)

Datenbanken mit der Mehrfachoperation auswerten

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Planung und Prognose

ein. Markieren Sie dann den Bereich G10:H15 und führen Sie auf der Registerkarte Daten in der

Gruppe Datentools den Untermenübefehl Was-wäre-wenn-Analyse/Datentabelle aus. In das Textfeld

Werte aus Spalte tragen Sie den Bezug $G$5 ein. Damit wird für das Suchkriterium »Abt« der Wert

aus der ersten Spalte des markierten Bereichs eingesetzt. Sie erhalten damit die Anzahl der Daten-

sätze für die verschiedenen Abteilungen. Bedenken Sie, dass dies mit Datenbankfunktionen ohne

Mehrfachoperation nur mit der Definition von fünf verschiedenen Bereichen für die Suchkriterien

und damit ungleich aufwändiger zu lösen wäre.

Abbildg. 27.15

Eine Datenbankfunktion in Verbindung mit der Mehrfachoperation liefert eine Reihe von Ergebnissen

auf der Grundlage verschiedener Suchkriterien

Datensätze mit zwei Bedingungen vergleichen

Soll ein weiteres Kriterium (Datenbankfeld) mit unterschiedlichen Ausprägungen berücksichtigt

werden, tragen Sie diese Ausprägungen nebeneinander in eine Zeile ein (vgl. hierzu den Bereich

H19:J19 aus Abbildung 27.15). Gehen zwei Variablen in die Formel ein, tragen Sie die Formel im

Schnittpunkt der Werte (G19) ein. Im Beispiel wird mit der Formel

der Mittelwert nach Gehaltsstufen für die einzelnen Abteilungen ermittelt.

Markieren Sie den Bereich G19:J24 und führen Sie auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Daten-

tools den Untermenübefehl Was-wäre-wenn-Analyse/Datentabelle aus. Für den Parameter Werte aus

Zeile legen Sie dann die Zelle $J$5 und für Werte aus Spalte die Zelle $G$5 fest. Mit Werte aus Zeile

geben Sie Excel bekannt, für welchen Zellbezug der Formel in G19 die Werte der ersten Zeile einge-

setzt werden sollen. Die erste Zeile enthält die Gehaltsstufen, diese wiederum wird in den Suchkrite-

rien in Zelle J5 eingetragen. Entsprechend substituiert Excel den Zellbezug Werte aus Spalte, also die

Abteilung (G5), mit den Werten aus der ersten Spalte des markierten Bereichs.

=DBANZAHL($B$4:$E$24;3;G4:J5)

=DBMITTELWERT(B4:E24;3;G4:J5)