Microsoft Office Excel 2007 - Das Handbuch

Kapitel 4

Mit Tabellen arbeiten

176

4. Markieren Sie den Befehl Maske und klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen.

5. Schließen Sie das Dialogfeld.

Eine weitere Voraussetzung dafür ist, dass Excel Überschriften für den aktuellen Bereich erkennen

kann. Außerdem sollte nach unten genügend Platz für neue Datensätze sein.

Excel kann auch in der neuen Version nur maximal 32 Eingabefelder in der Daten-

maske anzeigen. Enthält Ihre Tabelle mehr als 32 Spalten erhalten Sie beim Aufrufen der Daten-

maske eine Fehlermeldung.

In der Datenmaske werden die Feldnamen, aktuelle Werte, eine Bildlaufleiste sowie einige Schaltflä-

chen für die Navigation und Suche angezeigt. Die Schaltfläche Neu zeigt eine leere Maske an. Tragen

Sie jetzt neue Daten ein und bestätigen Sie mit der

(¢)-Taste, werden diese Daten am Ende der Liste

eingefügt.

Abbildg. 4.10

Mit einer eingebauten Maske können Daten eingegeben, gesucht und geändert werden

Anspruchsvollere Formulare können Sie über UserForms selbst erstellen. Sie müssen die hierfür

benötigten Funktionalitäten, z.B. Suchen nach bestimmten Datensätzen oder das Eintragen eines

neuen Datensatzes, jedoch selbst programmieren. Wie das geht, erfahren Sie in Kapitel 31.

Reihen eingeben und Ausfüllen

Excel bietet die Möglichkeit, Datenreihen über die AutoAusfüllen-Funktion komfortabel einzuge-

ben. Die Datenreihen können aus Zahlen oder Text bestehen. Sie geben die ersten beiden Zahlen

oder Texte ein und benutzen dann die Funktion AutoAusfüllen, um den Rest der Datenreihe einzu-

tragen. Geben Sie beispielsweise in die erste Zelle 1 und in die zweite Zelle 2 ein, werden mit Auto-

Ausfüllen die nächsten Zahlen 3, 4, 5 und 6 automatisch eingetragen. Sie können auch Reihen bil-

den, die mehr als eine Zahl vorgeben, zum Beispiel 1 und 5. Markieren Sie beide Zellen vor dem

AutoAusfüllen, ergänzt Excel 9, 13 usw. Wollen Sie einen Bereich mit der gleichen Zahl ausfüllen,

zum Beispiel 1, führen Sie die AutoAusfüllen-Funktion nur mit dieser einen Zelle, welche die Zahl 1

enthält, aus.

HINWEIS

Reihen eingeben und Ausfüllen

177

Grundlagen

Die Anwendung der AutoAusfüllen-Funktion

Probieren Sie die AutoAusfüllen-Funktion zur Eingabe der Positionsnummern im Lieferschein aus,

indem Sie die Positionsnummern als Zahlenreihe eingeben:

1. Geben Sie in die Zelle A1 die Zahl 1 und in die Zelle A2 die Zahl 2 ein.

2. Markieren Sie diese beiden Zellen. Fahren Sie dann langsam mit der Maus an die rechte untere

Ecke der Markierung, bis ein kleines Kreuz, das so genannte Ausfüllkästchen, erscheint.

Abbildg. 4.11

Eingabe einer Zahlenreihe mit AutoAusfüllen

3.

Ziehen Sie das Ausfüllkästchen mit gedrückter linker Maustaste bis zur Zelle A22 (Abbildung

4.11).

Das AutoAusfüllen funktioniert immer nur entweder waagerecht oder senkrecht.

Excel kann aber nicht nur einfache Zahlen als Reihen automatisch ausfüllen, sondern auch Kombi-

nationen aus Texten und Zahlen wie »Wert 1«, oder auch die Tage einer Woche oder die Monate

eines Jahres.

Eine Besonderheit ist bei der Erstellung einer Reihe für Quartale eingebaut. Erstellen Sie aus einem

Eintrag wie Quartal 1 eine Reihe, dann beginnt die Reihe nach dem vierten Eintrag wieder mit Quartal

1. Excel »weiß« also, dass ein Jahr nur vier Quartale hat.

Sie können die folgenden und weiteren Übungen in der Beispiel-Arbeitsmappe Kap04A.xlsx

nachvollziehen. Die Datei befindet sich im Ordner \Buch\Kap04 auf der CD-ROM zum Buch.

So können Sie beispielsweise eine Monatsreihe eingeben:

1. Wählen Sie in der Tabelle2 eine freie Zelle.

2. Tippen Sie Januar ein.

3. Klicken Sie diese Zelle an und ziehen Sie das Ausfüllkästchen an der rechten unteren Ecke elf

Spalten weiter nach rechts.

HINWEIS

Kapitel 4

Mit Tabellen arbeiten

178

Sie können die Monate in der Form Januar oder Jan eingeben. Wenn Sie die

anderen Zellen automatisch ausfüllen lassen, folgt der Rest diesem Format. Weitere Beispiele für

das AutoAusfüllen finden Sie in der Beispieldatei Kap04A.xlsx auf dem Blatt AutoAusfüllen. Mehr

zum Thema »Formatieren von Zellen« finden Sie in Kapitel 9.

Formeln ausfüllen

Auch Formeln lassen sich mit der AutoAusfüllen-Funktion weiterführen:

1. Geben Sie im Lieferschein-Beispiel in Zelle A16 die Zahl 1 ein.

2. Geben Sie in Zelle A17 die Formel =A16+1 ein.

3. Zum AutoAusfüllen ziehen Sie das Kreuz am rechten unteren Rand der markierten Zelle A17 bis

zur Zelle A22.

Mehr zum Kopieren von Formeln finden Sie in Kapitel 6.

Mit AutoAusfüll-Optionen schneller arbeiten

Sicher ist Ihnen bei den vorangegangenen Versuchen bereits aufgefallen, dass nach dem AutoAusfül-

len ein Symbol am Ende der Reihe angeboten wird. Mit Hilfe des Symbols Auto-Ausfülloptionen

können Sie nachträglich das Ergebnis der Aktion bestimmen. Dazu klicken Sie auf das Symbol und

wählen im zugehörigen Menü den entsprechenden Befehl (siehe Abbildung 4.12).

Abbildg. 4.12

Nach dem AutoAusfüllen das Ergebnis bestimmen

Wird diese Schaltfläche beim Ausfüllen nicht angezeigt, müssen Sie in den Excel-Optionen in der

Kategorie Erweitert das Kontrollkästchen Optionen-Schaltfläche beim Einfügen kopierter Daten anzei-

gen aktivieren.

TIPP