Microsoft Office Excel 2007 - Das Handbuch

Kapitel 8

Daten bei der Eingabe prüfen

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Wenn Sie Daten auswerten, die von verschiedenen Anwendern eingegeben wurden, stehen Sie häu-

fig vor dem Problem, dass ungültige Daten eingegeben wurden oder dass die Schreibweise von Tex-

ten nicht eindeutig ist. Die Auswertung wird dann problematisch, weil Ihre Formeln unter Umstän-

den nicht auf alle Datensätze zugreifen.

Sie suchen also nach einer Möglichkeit, z.B. die Eingabe von Zahlen in eine Zelle einschränken zu

können. Denkbar ist eine fehlerhafte Eingabe, z.B. mit Leerstellen (1 223) oder mit führendem Apo-

stroph ('123) zu verhindern, weil mit diesen Einträgen die folgenden Berechnungen nicht korrekt

durchgeführt werden können. Dieses Kapitel zeigt Lösungen, wie Sie das erreichen können.

Die Beispiele zu diesem Kapitel finden Sie in der Datei Kap08.xlsx im Ordner \Buch\Kap08 auf der

CD-ROM zu diesem Buch.

Eingabewerte einschränken

Auf der Registerkarte Daten befindet sich in der Gruppe Datentools der Befehl Datenüberprüfung.

Sowohl beim Auswählen einer Zelle als auch bei der Eingabe fehlerhafter Werte kann damit eine

Meldung angezeigt werden.

Nehmen wir an, in Ihrem Betrieb werden sechsstellige Rechnungsnummern verwendet. Allerdings

war dies in früheren Jahren nicht so. Es muss also möglich sein, in einer Erfassungsliste auch eine

andere Rechnungsnummer einzutragen. Legen Sie für den Bereich B3:B12 eine Gültigkeitsregel fest,

die einen Warnhinweis anzeigt, wenn es sich offensichtlich um eine ungültige Rechnungsnummer

handelt.

Als gültige Rechnungsnummer sollen Zahlen im Bereich von 100000 bis 999999 zugelassen sein.

Außerdem soll es möglich sein, andere Einträge vornehmen zu können. Es geht also darum, die

Zelleingabe nicht um jeden Preis zu verhindern, sondern den Benutzer auf einen möglichen Fehler

hinzuweisen. Um eine solche Gültigkeitsregel zu definieren, gehen Sie wie folgt vor:

1. Markieren Sie die Zellen, für die Sie die Datenüberprüfung aufstellen wollen, also den Bereich

B3:B12.

2. Aktivieren Sie die Registerkarte Daten und rufen Sie in der Gruppe Datentools den Befehl Daten-

überprüfung auf.

3. Im daraufhin geöffneten Dialogfeld Datenüberprüfung wählen Sie auf der Registerkarte Einstel-

lungen im Listenfeld Zulassen den Eintrag Ganze Zahl aus.

4. Legen Sie für das Minimum den Wert 100000 und für das Maximum den Wert 999999 fest (vgl.

Abbildung 8.1).

5. Wechseln Sie zur Registerkarte Fehlermeldung und wählen Sie im Listenfeld Typ den Eintrag

Warnung aus. Legen Sie einen Titel sowie eine Fehlermeldung fest. Das ist der Text, der angezeigt

wird, wenn ein fehlerhafter Wert eingetragen wird (siehe Abbildung 8.2).

6. Beenden Sie die Definition mit der Schaltfläche OK.