Microsoft Office Excel 2007 - Das Handbuch

Kapitel 8

Daten bei der Eingabe prüfen

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Abbildg. 8.13

Der Eintrag in Spalte B bestimmt die Anzeige des Auswahlfeldes für die Kostenstelle

Die Datenüberprüfung für die Kostenstellen soll den Wert der Spalte B berücksichtigen. Dazu stellen

Sie das Listenfeld Zulassen auf Liste und tragen als Quelle die Formel =WAHL(VERGLEICH

(B2;$G$1:$I$1;0);Medien;Karten;Personal) ein. Diese Formel arbeitet nach der folgenden Reihen-

folge.

쐍 Der Teil VERGLEICH(B2;$G$1:$I$1;0) durchsucht den Bereich mit den Überschriften der Kos-

tenstellen nach dem Wert, der in Zelle B2 eingetragen ist. Das Ergebnis ist eine Zahl für die Posi-

tion, an welcher der Wert gefunden wird.

쐍 Die Funktion WAHL(VERGLEICH(B2;$G$1:$I$1;0);Medien;Karten;Personal) verwendet das zuvor

ermittelte Ergebnis des Vergleichs als Argument Index in der Tabellenfunktion WAHL(Index;

Wert1;Wert2;...). Als Werteliste werden die Bereichsnamen der Kostenstellen verwendet.

Kommen neue Kostenstellen hinzu oder fallen einige weg, ändern Sie die Tabelle

entsprechend ab. Legen Sie den betreffenden Namen dann wie oben beschrieben erneut fest.

Diese Methode ist als schnelle Hilfe zur Eingabe gedacht. Bedenken Sie, dass bei

Änderung einer Sparte für bereits eingetragene Kostenstellen keine erneute Datenüberprüfung

durchgeführt wird.

Die Eingabe mit Formeln einschränken

Wenn die bisher vorgestellten Möglichkeiten für die Definition von Gültigkeitsregeln noch nicht

ausreichen, dann können Sie auch Formeln für die Prüfung verwenden. Wenn Sie im Dialogfeld

Datenüberprüfung im Listenfeld Zulassen den Eintrag Benutzerdefiniert wählen, können Sie im Ein-

gabefeld Formel eine Formel eintragen.

Hier können Sie Formeln verwenden, die als Rückgabewert einen der Wahrheitswerte WAHR oder

FALSCH liefern. Gibt die Formel WAHR zurück, sind die Daten gültig, ist das Ergebnis der Formel

der Wahrheitswert FALSCH, sind die Daten ungültig und die Fehlermeldung wird angezeigt.

HINWEIS

WICHTIG

Die Eingabe mit Formeln einschränken

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Daten und Formeln eingeben

Doppelte Einträge verhindern

Ein häufiges Problem bei der Pflege von Listen ist die Vermeidung doppelter Einträge. In einer Kun-

denliste sollen z.B. doppelte Kundennummern verhindert werden, oder in einer Liste mit Aktien-

kursen soll jedes Datum nur einmal eingetragen werden. Für diese Problemstellung können Sie eine

Formel in der Datenüberprüfung verwenden.

Sie wollen im Bereich B4:B13 sicherstellen, dass jeder Eintrag nur einmal vorkommen kann. Wenn

versucht wird, einen Wert mehrfach einzutragen, soll eine Fehlermeldung darauf hinweisen.

Das gezeigte Beispiel finden Sie in der Tabelle Duplikate in der Datei Kap08.xlsx im Ordner

\Buch\Kap08 auf der CD-ROM zum Buch.

Um die Gültigkeit so festzulegen, dass jeder Eintrag nur ein einziges Mal verwendet werden kann,

gehen Sie wie folgt vor:

1. Markieren Sie zunächst den Prüfbereich B4:B13.

2. Wählen Sie auf der Registerkarte Daten den Befehl Datenüberprüfung.

3. Auf der Registerkarte Einstellungen wählen Sie im Listenfeld Zulassen den Eintrag Benutzerdefi-

niert.

4. Im Listenfeld Formel fügen Sie den Ausdruck ein, der die Daten, die zugelassen sind, beschreibt.

Um doppelte Einträge zu verhindern, verwenden Sie die Formel =ZÄHLENWENN

($B$4:$B$13;B4)<=1. Vergleichen Sie hierzu die Abbildung 8.14.

5. Wechseln Sie zur Registerkarte Fehlermeldung und tragen Sie die Fehlermeldung ein.

6. Beenden Sie die Eingabe mit OK.

Achten Sie hier unbedingt darauf, dass der zu durchsuchende Bereich $B$4:$B$13

als absoluter Bezug eingegeben werden muss, also mit den Dollarzeichen. Dadurch ist dieser

Bereich für alle markierten Zellen mit dieser Datenüberprüfung gleich. Das zweite Argument der

Funktion ZÄHLENWENN(Bereich;Suchkriterien) wird mit einem relativen Bezug angegeben. Die-

ser Bezug soll angepasst werden und auf eine einzelne Eingabezelle zeigen.

Abbildg. 8.14

Mit dieser Formel wird geprüft, wie oft ein Eintrag im Eingabebereich vorhanden ist

WICHTIG