Microsoft Office Outlook 2007 - Das Handbuch

Kapitel 10

Kontakte fortgeschritten nutzen

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Das Adressbuch nutzen

Adressinformationen werden in Outlook normalerweise über den Ordner Kontakte verwaltet. Das

Adressbuch ist keine eigenständige Adressdatenbank, sondern es bietet eine für die Kommunikation

optimierte Darstellung Ihrer Kontaktinformationen, die für manche Zusammenhänge nützlich ist.

Sie können über das Adressbuch außerdem Kontakte und Verteilerlisten zu Ihrem Kontaktordner

hinzufügen, Kontakte bearbeiten, Kontakte suchen und neue Nachrichten an Kontakte und Vertei-

lerlisten erstellen.

Das Dialogfeld Adressbuch ist identisch mit dem Adressbuchteil des Dialogfelds

Namen auswählen, das Sie in Nachrichtenformularen über die Schaltflächen An, Cc und Bcc öff-

nen. Das Dialogfeld Namen auswählen enthält jedoch zusätzlich den Bereich Nachrichtenemp-

fänger, über den Sie die Adressen den Nachrichtenfeldern zuordnen. Die Verwaltungsfunktionen,

über die Sie neue Kontakte anlegen, Kontakte suchen und die Eigenschaften zu Kontakten

betrachten können, finden Sie im Dialogfeld Adressbuch in der Symbolleiste, im Dialogfeld

Namen auswählen jedoch im Dropdown-Menü Erweitert.

Nutzen Sie das Adressbuch wie folgt:

1. Wählen Sie in der Symbolleiste von Outlook den Befehl Extras/Adressbuch oder klicken Sie in

der Symbolleiste auf die Schaltfläche Adressbuch, um das Adressbuch zu öffnen.

2. Das Adressbuch zeigt den Inhalt des Ordners Kontakte als Adressliste an, wobei nur die Felder

Name, Anzeigename, E-Mail-Adresse und E-Mail-Typ berücksichtigt werden (siehe Abbildg.

10.16). Pro Kontakt gibt es jeweils einen Eintrag für jede E-Mail-Adresse und für jede Faxnum-

mer. Es können also pro Kontakt mehrere Adressbucheinträge vorhanden sein.

Abbildg. 10.16

Das Outlook-Adressbuch

WICHTIG

Das Adressbuch nutzen

563

Kontaktpflege leicht gemacht

Das Adressbuch wird standardmäßig nach dem Vornamen sortiert. Sie können es

bei Bedarf jedoch auch nach dem Nachnamen sortieren.

3. Benötigen Sie das Adressbuch nicht mehr, wählen Sie im Menü Datei den Befehl Schließen oder

klicken Sie auf die Schließen-Schaltfläche in der rechten oberen Fensterecke des Adressbuches.

Das Adressbuch ist in der neuen Version so gestaltet, dass Sie E-Mail-Adressen

und Faxnummern leichter unterscheiden können. Faxnummern erkennen Sie daran, dass beim

Anzeigenamen in Klammern als Erstes die Angabe Fax steht. Außerdem steht bei Faxnummern in

der Spalte E-Mail-Typ der Wert FAX und bei E-Mail-Adressen der Wert SMTP. Bei Bedarf können

Sie die Größe des Dialogfelds anpassen und sich so einen besseren Überblick über den Inhalt des

Adressbuchs zu verschaffen.

Kontakte suchen

Ist Ihr Adressbuch sehr umfangreich, finden Sie den gesuchten Kontakt möglicherweise nicht auf

Anhieb. Ihnen steht jedoch eine Suchfunktion zur Verfügung.

1. Wählen Sie im Menü Extras von Outlook den Befehl Adressbuch, um das Adressbuch zu öffnen.

2. Wählen Sie im Listenfeld Adressbuch das Adressbuch, das angezeigt werden soll.

3. Klicken Sie im Feld Suchen auf Mehr Spalten.

4. Geben Sie den Namen oder einen Teil des Namens, eine Telefonnummer, den Standort oder den

Titel einer Person in das Feld im Bereich Suchen ein, den Sie suchen (siehe Abbildg. 10.17).

Abbildg. 10.17

Einen Kontakt im Adressbuch suchen

5.

Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um die Suche zu starten.

6. Das Adressbuch filtert nun alle Adressen heraus, die die eingegebenen Begriffe enthalten. Um

wieder alle Kontakte aus dem Adressbuch anzuzeigen, löschen Sie den Inhalt des Felds Suchen

und aktivieren Sie die Option Nur Name.

Kontakte und Verteilerlisten erstellen

Im Adressbuch können Sie wie im Ordner Kontakte neue Kontakte erstellen und Kontakte zu Vertei-

lerlisten zusammenfassen.

1. Öffnen Sie das Adressbuch mit einem Mausklick auf die gleichnamige Schaltfläche in der Stan-

dard-Symbolleiste von Outlook.

2. Wählen Sie im Menü Datei den Befehl Neuer Eintrag.

HINWEIS

TIPP