Microsoft Office Outlook 2007 - Das Handbuch

Geschäftskontakte anlegen und verwalten

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Kontaktpflege leicht gemacht

Abbildg. 11.12

Listenwerte löschen oder ersetzen

9.

Um die gewählten Werte als Standard zu übernehmen, der in jedem neuen Firmenkontaktfor-

mular verfügbar ist, klicken Sie auf die Schaltfläche Als Standard.

10. Wählen Sie die Schaltfläche OK, um die Änderungen zu übernehmen und das Dialogfeld zu

schließen.

Geschäftskontakte anlegen und verwalten

Erfahren Sie nun, wie Sie in Outlook mit Business Contact Manager Datensätze für Geschäftskon-

takte einrichten und verwalten.

Geschäftskontakte anlegen und betrachten

Geschäftskontakte legen Sie ganz ähnlich an, wie normale Outlook-Kontakte. Das Kontaktformular

enthält jedoch einige zusätzliche Felder. Gehen Sie wie folgt vor, um einen Geschäftskontakt anzule-

gen:

1. Starten Sie Outlook, falls die Anwendung nicht bereits gestartet ist, und wählen Sie im Menü

Business Contact Manager den Befehl Geschäftskontakte.

2. Anschließend klicken Sie in der Symbolleiste von Outlook auf die Schaltfläche Neu.

3. Es öffnet sich das Kontaktformular für Geschäftskontakte (siehe Abbildg. 11.13). Die Felder in

den Bereichen Geschäftskontakt, Telefonnummern, Adressen, Internet und Visitenkarte sind iden-

tisch mit denen des normalen Kontaktformulars. Geben Sie den Namen, die Telefonnummern

und die E-Mail-, Webseiten- und IM-Adresse wie bei einem normalen Kontakt in die dafür vor-

gesehenen Felder ein.

Bei Bedarf können Sie über die den Feldern vorangestellten Schaltflächen Dialog-

felder öffnen, die Ihnen die Dateneingabe erleichtern.

4. Geben Sie dann im Abschnitt Adressen die Geschäftsadresse ein und aktivieren Sie das Kontroll-

kästchen Dies ist die Postanschrift.

5. Dann wählen Sie im Abschnitt Quellinformationen die Quelle aus, von der Sie den Kontakt

erhalten haben, falls Sie diese Angabe im Zusammenhang mit dem Kontakt benötigen (siehe

Abbildg. 11.14).

TIPP

Kapitel 11

Business Contact Manager für Outlook

606

Abbildg. 11.13

Die wichtigsten Kontaktdaten zum Geschäftskontakt eintragen

Wie üblich können Sie über die Pfeilschaltflächen links neben den Textfeldern wei-

tere Felder auswählen und aktivieren.

Abbildg. 11.14

Weitere geschäftsrelevante Informationen eingeben

6.

Wurde der Kontakt von einer anderen Person aus Ihren Geschäftskontakten oder aus Ihrem

Outlook-Kontaktordner hergestellt und möchten Sie diese Information festhalten, klicken Sie

auf die Schaltfläche Initiiert von und wählen Sie den Namen aus dem Dialogfeld Firma,

Geschäftskontakt oder Marketingkampagne auswählen aus. Gehört der Kontakt zu einer

bestimmten Kategorie, wie z.B. Hauptkunde, klicken Sie auf die Schaltfläche Kategorien, aktivie-

ren Sie alle Kontrollkästchen von Kategorien, denen Sie den Kontakt zuweisen möchten, und

bestätigen Sie mit OK.

7. Im Abschnitt Klassifikation aktivieren Sie das Kontrollkästchen Lead, falls es sich bei dem

Geschäftskontakt um einen Hauptkontakt aus einem Unternehmen handelt.

8. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Aktiv, um den Kontakt als aktiv zu bewerten.

TIPP

PROFITIPP

Die Bewertung von Kontakten als aktiv oder inaktiv (bei deaktiviertem Kontrollkästchen) ist

sehr nützlich, wenn Sie Geschäftskontakte, mit denen Sie momentan keine Kontakte pflegen,

nicht aus Ihrer Datenbank löschen möchten, sie aber auch nicht immer angezeigt bekommen

möchten.

Geschäftskontakte anlegen und verwalten

607

Kontaktpflege leicht gemacht

9. Im Feld Zugewiesen an können Sie bei Bedarf Geschäftskontakte an andere Personen delegieren,

sofern Sie auf Microsoft Exchange Server Zugriff haben.

10. Im Feld Kontaktbewertung haben Sie die Möglichkeit, den Kontakt zu bewerten. Falls Ihnen die

vorgegebenen fünf Bewertungen nicht ausreichen, können Sie die Liste nach Bedarf erweitern.

11. Im Listenfeld Zahlungsstatus können Sie schließlich festhalten, ob noch eine Zahlung von dem

Geschäftskontakt aussteht. Auch dieses Listenfeld können Sie bei Bedarf erweitern.

12. Um einen Geschäftskontakt mit einer Firma zu verknüpfen, klicken Sie auf die

Schaltfläche Firma und wählen im Dialogfeld per Doppelklick die gewünschte

Firma aus (siehe Abbildg. 11.15).

Abbildg. 11.15

Einen Geschäftskontakt mit einer Firma verknüpfen

13.

Nun haben Sie die Grunddaten eingegeben. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern & schlie-

ßen, um die Daten zu übernehmen.

Details zum Geschäftskontakt eingeben

Um Ihre Geschäftskontakte optimal betreuen zu können, reichen die allgemeinen Angaben nicht

aus. Wichtig sind unter Umständen auch Angaben zum Vorgesetzten oder dem Assistenten, der

Abteilung, der bevorzugten Kommunikationsmethode und Ähnlichem. Gehen Sie wie folgt vor, um

diese Details einzugeben:

1. Öffnen Sie ein vorhandenes Geschäftskontaktformular oder erstellen Sie einen neuen Geschäfts-

kontakt.

2. Dann klicken Sie in der Gruppe Anzeigen der Multifunktionsleiste auf die Schaltfläche Details.