Microsoft Office Outlook 2007 - Das Handbuch

Aufgaben bearbeiten und nutzen

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Termin- und Aufgabenplanung

Aufgaben bearbeiten und nutzen

Bei einfachen Aufgaben reicht es aus, wenn Sie sie als erledigt kennzeichnen, nachdem Sie sie bear-

beitet haben. Bei komplexeren Aufgaben müssen Sie während der Bearbeitung häufig den Status

verändern und angeben, wie viel Prozent Sie bereits erledigt haben. Um Aufgaben auswerten zu

können, nachdem sie erledigt wurden, müssen Sie häufig außerdem angeben, wie lange Sie tatsäch-

lich gebraucht haben, um die Aufgabe zu erledigen. Handelt es sich um eine Reisetätigkeit, können

Sie außerdem die Reisekilometer und andere Abrechnungsinformationen, die im Zusammenhang

mit der Aufgabe relevant sind, im Aufgabenformular festhalten. Sie können Ihre Aufgabe aber auch

ganz einfach als erledigt kennzeichnen, umbenennen oder löschen. Mehr zur Arbeit mit und zur

Bearbeitung von Aufgaben erfahren Sie in diesem Abschnitt.

Aufgaben suchen

Um eine Aufgabe zu suchen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Aktivieren Sie die Aufgabenliste mit einem Mausklick auf die Schaltfläche Aufgaben im Naviga-

tionsbereich.

2. Geben Sie den Betreff oder ein anderes Wort aus der Aufgabe in das Feld Vorgangsliste durchsu-

chen ein. Der Inhalt der Vorgangsliste wird bereits während der Eingabe gefiltert und es werden

nur noch die Aufgaben angezeigt, die die eingegebenen Buchstaben enthalten (siehe Abbildg.

13.4).

Abbildg. 13.4

Aufgaben suchen

3.

Um eine Aufgabe zu bearbeiten, klicken Sie sie doppelt an.

4. Um wieder alle Aufgaben anzuzeigen, klicken Sie auf die Schaltfläche Suche löschen.

Wie in allen anderen Ordnern können Sie auch im Ordner Aufgaben den Abfrage-

Generator über die Schaltfläche Abfrage-Generator erweitern erweitern und so vorgegebene Kri-

terien für die Suche nutzen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Abfrage-Generator reduzieren, wenn

Sie den erweiterten Abfrage-Generator nicht mehr benötigen.

TIPP

Kapitel 13

Aufgaben planen und nutzen

682

Aufgaben bearbeiten

Haben Sie einen Teil einer Aufgabe erledigt und wollen Sie dies in der Aufgabe vermerken, wollen

Sie den Ist-Aufwand eintragen oder das Fälligkeitsdatum ändern, müssen Sie die Aufgabe bearbei-

ten. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Klicken Sie die Aufgabe, die Sie bearbeiten möchten, in der Aufgabenliste in der Aufgabenleiste,

im Ordner Aufgaben oder im Aufgabenblock des Ordners Kalender doppelt an.

2. Nehmen Sie dann im Aufgabenformular, das sich öffnet, die gewünschten Änderungen vor. Um

beispielsweise anzugeben, dass das Projekt zur Hälfte erledigt ist, geben Sie in das Feld % erledigt

den Wert 50 ein. Um den Ist-Aufwand zu verändern, klicken Sie in der Gruppe Anzeigen der

Multifunktionsleiste auf die Schaltfläche Details und ändern dann den Wert im Feld Ist-Auf-

wand. Um den Status zu verändern, wählen Sie die gewünschte Option aus dem Listenfeld Status

aus.

3. Klicken Sie auf Speichern & schließen, um die Änderungen zu übernehmen und das Aufgaben-

formular zu schließen.

Nachrichten in Aufgaben umwandeln

Haben Sie eine Nachricht erhalten, in der Sie aufgefordert werden, eine bestimmte Aufgabe zu erle-

digen, brauchen Sie nicht extra eine neue Aufgabe für diesen Zweck zu erstellen. Wandeln Sie die

Nachricht einfach in eine Aufgabe um. Ziehen Sie die Nachricht zu diesem Zweck mit der Maus aus

dem Posteingang auf die Schaltfläche Aufgaben im Navigationsbereich. Sobald Sie die linke Maus-

taste loslassen, öffnet sich das Aufgabenformular mit dem Nachrichtenbetreff als Betreff. Legen Sie

die Fälligkeit und den Beginn fest und aktivieren Sie die Erinnerungsfunktion. Nehmen Sie bei

Bedarf weitere Änderungen vor und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Speichern & schließen.

Aufgaben weiterleiten

Bei Bedarf können Sie Aufgaben an andere Personen beispielsweise zu Dokumentationszwecken

weiterleiten. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Klicken Sie die Aufgabe in der Aufgabenleiste oder im Ordner Aufgaben mit der

rechten Maustaste an und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Weiterleiten

oder markieren Sie die Aufgabe mit einem Mausklick und wählen Sie in der Symbolleiste die

Schaltfläche Weiterleiten.

2. Es öffnet sich eine neue, noch unbenannte Nachricht, in die Sie den oder die Empfänger, den

Betreff und bei Bedarf eine Nachricht eintragen. Das Feld Anfügen enthält die Aufgabe, die Sie

weiterleiten möchten.

3. Wählen Sie den oder die E-Mail-Empfänger, geben Sie den Text ein und klicken Sie auf die

Schaltfläche Senden, um die Nachricht zu verschicken.

Die Aufgabenreihenfolge wechseln

In der Aufgabenleiste können Sie die Ansicht der Aufgaben ganz leicht wechseln, indem Sie mit der

rechten Maustaste auf den Spaltenkopf klicken und im Kontextmenü das gewünschte Kriterium

auswählen, nach dem die Aufgaben angeordnet werden sollen (siehe Abbildg. 13.5).

Wollen Sie die Anzeige in Gruppen deaktivieren, klicken Sie den Spaltenkopf der Aufgabenliste in

der Aufgabenleiste oder dem Ordner Aufgaben mit der rechten Maustaste an und wählen Sie im