Microsoft Office Outlook 2007 - Das Handbuch

Kapitel 13

Aufgaben planen und nutzen

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Abbildg. 13.7

Eine Aufgabe aus der Serie überspringen

3.

Outlook springt automatisch zum nächsten Fälligkeitstermin der Aufgabenserie. Klicken Sie auf

die Schaltfläche Speichern & schließen, um die Änderungen zu übernehmen.

Aufgaben delegieren

Können oder wollen Sie eine Aufgabe nicht selbst erledigen, können Sie sie in Outlook ganz bequem

anderen Personen zuordnen. Nachdem die zugeordnete Aufgabe erledigt wurde, erhalten Sie auto-

matisch einen Statusbericht.

Aufgabenanfragen erstellen

Um eine Aufgabe an eine andere Person zu delegieren, gehen Sie wie folgt vor:

1. Rufen Sie den Menübefehl Datei/Neu/Aufgabenanfrage auf.

2. Das Formular für Aufgabenanfragen öffnet sich. Geben Sie im Feld An die E-Mail-Adresse der

Person ein, der Sie die Aufgabe übertragen wollen, oder klicken Sie auf die Schaltfläche An, um

die E-Mail-Adresse aus dem Adressbuch auszuwählen. Die Person wird im Feld Liste aktualisie-

ren auf der Registerkarte Details eingetragen.

3. Geben Sie im Feld Betreff die Aufgabenbezeichnung ein. Legen Sie dann in den Feldern Beginnt

am und Fällig am den Beginn und das Fälligkeitsdatum der Aufgabe fest und wählen Sie im Feld

Priorität die Priorität der Aufgabe aus.

4. Im Textfeld fügen Sie dann noch eine Nachricht an die Person ein, an die Sie die Aufgabe dele-

gieren (siehe Abbildg. 13.8).

5. Um verfolgen zu können, ob die Aufgabe erledigt wurde, sollten Sie die Kontrollkästchen Aktua-

lisierte Kopie dieser Aufgabe in meiner Aufgabenliste speichern und Statusbericht an mich senden,

sobald die Aufgabe erledigt ist aktiviert lassen. In Ihrem Ordner Aufgaben wird dann eine Kopie

der Aufgabe gespeichert, in die Statusinformationen übernommen werden, falls der Anfrage-

Aufgaben delegieren

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Termin- und Aufgabenplanung

empfänger welche versendet. Außerdem erhalten Sie einen Statusbericht, sobald die Aufgabe

erledigt ist.

Abbildg. 13.8

Das Formular für Aufgabenanfragen

6.

Klicken Sie in der Symbolleiste des Formulars auf die Schaltfläche Senden. Die Aufgabenanfrage

wird nun in den Postausgang gestellt und beim nächsten Empfang oder Versand von E-Mail-

Nachrichten verschickt. Außerdem wird eine Kopie der Aufgabe in der Aufgabenliste gespei-

chert. Zugeordnete Aufgaben erkennen Sie daran, dass in der Spalte Symbol neben dem norma-

len Aufgabensymbol eine Hand angezeigt wird.

Sie können auch Aufgabenanfragen für bereits vorhandene Aufgaben erstellen.

Klicken Sie dazu in der Aufgabenliste mit der rechten Maustaste auf die Aufgabe und wählen Sie

im Kontextmenü den Befehl Aufgabe zuweisen.

Das Aufgabenformular wird nun durch das Aufgabenanfrageformular ersetzt. Die bereits einge-

gebenen Angaben und Einstellungen sind weiterhin vorhanden. Sie brauchen nun nur noch den

Empfänger einzugeben und die Aufgabenanfrage mit einem Mausklick auf die Schaltfläche Sen-

den verschicken.

Empfänger von Aufgabenanfragen haben prinzipiell die Möglichkeit, die Anfrage anzunehmen oder

sie abzulehnen. Solange der Empfänger noch nicht reagiert hat, enthält die Nachricht eine Infozeile

mit dem Inhalt »Wartet auf Antwort von Empfänger«. Sie werden dann per E-Mail darüber infor-

miert, wie sich der Empfänger entschieden hat. Der Infozeile in der Nachricht können Sie entneh-

men, wann die Aufgabe von wem übernommen oder abgelehnt wurde. Die Aufgabe in der Aufga-

benliste wird entsprechend aktualisiert, d.h. die Infozeile der Antwort auf Ihre Aufgabenanfrage

wird in die Aufgabe übernommen. Nimmt der Empfänger die Aufgabenanfrage an, erhalten Sie

HINWEIS