Microsoft Office Outlook 2007 - Das Handbuch

Besprechungsarbeitsbereiche nutzen

751

Nützliche Zusatzfeatures

ihrem Webbrowser öffnet. In beiden Fällen können die Änderungen in den Dokumenten aktuali-

siert werden, die andere Mitglieder des Dokumentarbeitsbereichs erhalten haben.

Abbildg. 17.5

Die Nachricht mit aktiviertem Aufgabenbereich Anlagenoptionen

Besprechungsarbeitsbereiche nutzen

Besprechungsarbeitsbereiche sind Websites, in denen Sie Informationen und Dokumente speichern

können, die Sie und die anderen Besprechungsteilnehmer für eine oder mehrere Besprechungen

benötigen. Benutzer können dadurch gemeinsam an Inhalten arbeiten und müssen nicht ständig

Material über E-Mail-Nachrichten austauschen. Außerdem können Sie in Besprechungsarbeitsbe-

reichen Besprechungsergebnisse veröffentlichen und Teilnehmer zu Besprechungen einladen.

Besprechungsarbeitsbereiche erstellen

Besprechungsarbeitsbereiche können Sie zusammen mit Besprechungsanfragen erstellen und dann

wichtige Dokumente und Informationen im Besprechungsarbeitsbereich speichern.

1. Rufen Sie in Outlook den Untermenübefehl Datei/Neu/Besprechungsanfrage auf.

2. Im nun geöffneten Besprechungsanfrageformular geben Sie die Empfänger der Besprechungsan-

frage ein oder wählen Sie sie über die Schaltfläche An aus. Tragen Sie dann den Betreff, den Ort

und das Datum ein oder suchen Sie über den Terminplanungs-Assistenten nach einem geeigne-

ten Termin.

3. Klicken Sie dann auf der Registerkarte Besprechung des Besprechungsanfrageformulars auf die

Schaltfläche Besprechungsarbeitsbereich und wählen Sie im nun geöffneten Aufgabenbereich

Besprechungsarbeitsbereich die Schaltfläche Erstellen.

4. Geben Sie im nächsten Schritt den Server an, auf dem der Besprechungsarbeitsbereich gespei-

chert werden soll, und legen Sie die zu benutzende Sprache und Vorlage fest.

Kapitel 17

Windows SharePoint Services nutzen

752

Ihre Einstellungen werden gespeichert und stehen beim nächsten Mal zur Verfü-

gung, wenn Sie einen Besprechungsarbeitsbereich einrichten möchten.

5. Der Arbeitsbereich wird nun erstellt und in das Besprechungsanfragetextfeld wird ein Textbau-

stein eingefügt, der die Besprechungsteilnehmer auf den Besprechungsarbeitsbereich hinweist

und einen Hyperlink zum Besprechungsarbeitsbereich enthält (siehe Abbildg. 17.6). Klicken Sie

auf die Schaltfläche Senden.

Abbildg. 17.6

Die Besprechungsanfrage enthält einen Hinweis auf den Besprechungsarbeitsbereich

Der Besprechungstermin wird wie bei der normalen Besprechungsanfrage in Ihren Kalender und in

den Kalender der Empfänger eingetragen, sofern diese zusagen. Die Empfänger der Besprechungs-

anfrage können wie üblich zusagen, ablehnen, mit Vorbehalt zusagen oder eine andere Zeit vor-

schlagen. Besprechungsanfragen erkennen Sie im Kalender am Konferenzsymbol unterhalb vom

Symbol für Besprechungsanfragen.

Zum Besprechungsarbeitsbereich wechseln

Haben Sie eine Besprechungsanfrage mit Hinweis auf einen Besprechungsarbeitsbereich erhalten,

brauchen Sie nur auf den Hyperlink zum Besprechungsarbeitsbereich zu klicken, um diesen in

Ihrem Webbrowser zu öffnen. Alternativ dazu können Sie im Kalender zu dem Termin wechseln, an

dem die Besprechung stattfinden soll, den Termin per Doppelklick öffnen und im Aufgabenbereich

Besprechungsarbeitsbereich am rechten Rand des Besprechungsanfrageformulars auf den Hyperlink

Zum Arbeitsbereich gehen klicken.

TIPP