Microsoft Office Outlook 2007 - Das Handbuch

Kapitel 2

Die Outlook 2007-Elemente

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2. Um eines der vorhandenen Kriterien durch ein anderes Kriterium zu ersetzen, klicken Sie auf

den Abwärtspfeil in der entsprechenden Schaltfläche und wählen das gewünschte neue Krite-

rium aus der Liste aus, die sich nun öffnet (siehe Abbildg. 2.38).

Abbildg. 2.38

Kriterien per Mausklick austauschen

3.

Das Feld enthält nun die neue Bezeichnung und Sie können einen passenden Suchbegriff einge-

ben. Die Sofortsuche beginnt, wie üblich, mit der Auflistung aller Elemente, die den eingegebe-

nen Suchbegriff im angegebenen Feld enthalten.

4. Um wieder alle Elemente angezeigt zu bekommen, klicken Sie auf die Schaltfläche Suche löschen.

Reicht Ihnen die Anzahl der vorgegebenen Suchkriterien nicht aus, können Sie problemlos weitere

Kriterien hinzufügen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Klicken Sie im erweiterten Abfrage-Generator auf die Schaltfläche Kriterien hinzufügen und

wählen Sie eines der Kriterien aus. Das entsprechende Feld wird zum Abfrage-Generator hinzu-

gefügt. Wiederholen Sie den Vorgang für alle weiteren Kriterien, die Sie hinzufügen möchten.

2. Tragen Sie Suchbegriffe in alle Felder ein, die Sie näher spezifizieren möchten.

3. Fügen Sie bei Bedarf weitere Kriterien zum erweiterten Abfrage-Generator hinzu.

4. Um ein hinzugefügtes Kriterium wieder aus dem erweiterten Abfrage-Generator zu entfernen,

aktivieren Sie das Kriterium mit einem Mausklick, klicken Sie dann auf die Schaltfläche Kriterien

hinzufügen und wählen Sie am unteren Rand des Dropdown-Listenfeldes, das sich nun öffnet,

den Befehl Entfernen.

5. Um wieder alle Elemente angezeigt zu bekommen, klicken Sie auf die Schaltfläche Suche löschen.

Outlook-Elemente erstellen, bearbeiten

und löschen

Nachdem Sie die allgemeine Bedienung von Outlook 2007 kennen gelernt haben, erfahren Sie nun,

wie Sie neue Outlook 2007-Elemente erstellen. Anders als in anderen Office-Anwendungen werden

Daten in Outlook 2007 nicht in separaten Dateien erfasst und gespeichert, sondern sie werden über

Formulare eingegeben und als einzelne Datensätze in einer Datendatei abgelegt. Eine Outlook 2007-

Datendatei enthält alle Arten von Outlook-Elementen, also eingegangene und gesendete E-Mails,

Termine, Kontakte, Aufgaben, Notizen und Formulare. Bei Bedarf können Sie jedoch jedes Out-

look-Objekt einzeln im Rich-Text-Format speichern und beispielsweise mit der im Windows-Zube-

hör enthaltenen Textverarbeitung WordPad oder mit Microsoft Word öffnen.

Outlook-Elemente erstellen, bearbeiten und löschen

99

Grundlagen

Für die Dateneingabe stellt Ihnen Outlook 2007 einen Satz an Standardformularen zur Verfügung.

Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, diese Standardformulare an Ihre Bedürfnisse anzupassen, Sie

können eigene Formulare erstellen und Sie können InfoPath-Formulare nutzen. Mehr hierzu erfah-

ren Sie in Kapitel 16.

Aufbau von Outlook-Formularen

Mit Formularen sind Sie in Outlook 2007 konfrontiert, sobald Sie ein neues Element in einer Kom-

ponente anlegen oder sobald Sie ein vorhandenes Element öffnen. Nachfolgend erfahren Sie, wie

Formulare in Outlook 2007 im Allgemeinen aufgebaut sind (siehe Abbildg. 2.39).

Abbildg. 2.39

Daten werden in Outlook über Formulare eingegeben

Office-Schaltfläche

Symbolleiste für den

Formularfelder

Schnellzugriff

Multifunktionsleiste

Schaltflächen

Minimieren,

Maximieren und Schließen

Textfeld

KontrollkästchenFormularlistenfeld

Kapitel 2

Die Outlook 2007-Elemente

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Alle Formulare sind wie folgt aufgebaut:

쐍 Formulartitelleiste: Wie das Outlook-Programmfenster besitzt jedes Formular eine Formularti-

telleiste, die den Titel Unbenannt trägt, so lange kein Betreff eingegeben wurde, und in der die

Outlook-Komponente angegeben wird, zu der das Formular gehört.

쐍 Office-Schaltfläche: Am linken Rand der Titelleiste sehen Sie die Office-Schaltfläche. Mit einem

Mausklick auf diese Schaltfläche öffnen Sie ein Menü, über das Sie Daten löschen und drucken,

neue Outlook-Elemente erstellen und die Eigenschaften von Outlook-Elementen bearbeiten.

Abbildg. 2.40

Symbolleiste für den Schnellzugriff

쐍 Symbolleiste für den Schnellzugriff: Diese Symbolleiste, die sich rechts neben der Office-Schalt-

fläche befindet, enthält standardmäßig die Schaltflächen Speichern, Rückgängig, Wiederherstel-

len, Vorheriges Element und Nächstes Element (siehe Abbildg. 2.40). Bei Bedarf können Sie die

Symbolleiste erweitern mit Schaltflächen wie Seitenansicht, Rechtschreibung und Grammatik

oder Löschen. Um weitere Schaltflächen in die Symbolleiste aufzunehmen, klicken Sie auf den

Abwärtspfeil und wählen die gewünschten Schaltflächen aus dem Dropdown-Menü aus, das sich

nun öffnet.

쐍 Die Schaltflächen Minimieren, Maximieren und Schließen: Wie Outlook 2007 im Allgemeinen

können Sie auch geöffnete Formulare über diese Schaltflächen minimieren, maximieren und

schließen.

쐍 Formularfelder: Hier werden die Daten für ein neues Outlook-Element eingegeben.

쐍 Kontrollkästchen und Optionsfelder: Ermöglichen die Auswahl vorgegebener Optionen.

쐍 Tex tf el d: Viele Formulare enthalten ein Textfeld, in das umfangreicher Text eingegeben werden

kann, wie z.B. E-Mail- oder Terminformulare (siehe Abbildg. 2.41). In das Textfeld können auch

umfangreichere Texte eingegeben werden. Über die Bildlaufleiste am rechten Rand lassen sich

weiter unten liegende Bereiche bequem einsehen.

Abbildg. 2.41

Formularfelder, Listenfelder, Kontrollkästchen und das Textfeld für die Dateneingabe