Microsoft Office Outlook 2007 - Das Handbuch

Kapitel 5

E-Mails empfangen und lesen

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In Outlook 2007 stehen Ihnen für den E-Mail-Empfang zahlreiche Möglichkeiten und Optionen zur

Verfügung. Die einfachste Möglichkeit besteht darin, die an Sie adressierten Nachrichten aller

E-Mail-Konten zu empfangen und anschließend zu lesen. Haben Sie mehrere Konten eingerichtet,

wie z.B. ein geschäftliches und privates, und wollen Sie nur die E-Mails eines bestimmten Kontos

abrufen, können Sie sich auch darauf beschränken. Beim Empfang von E-Mails für ein einzelnes

Konto besteht außerdem die Möglichkeit, zunächst einmal lediglich die Kopfzeilen zu lesen und

dann zu entscheiden, welche E-Mails tatsächlich auf den Computer kopiert werden sollen. Dank des

verbesserten Junk-E-Mail- und des neuen Phishingfilters landen unerwünschte Werbe-E-Mails und

so genannte Phishing-E-Mails, mit denen versucht wird, geheime Kontodaten von Ihnen zu erfra-

gen, ohne Umwege im Ordner Junk-E-Mail, aus dem Sie die E-Mails ungelesen löschen können.

Nachdem die an Sie adressierten E-Mails in Ihrem Posteingang eingegangen sind, können Sie sie

bequem im Lesebereich nacheinander durchgehen. Um Ihnen möglichst wenige Umstände zu berei-

ten, bietet Ihnen Outlook 2007 die Möglichkeit, Dateianhänge in der Vorschau zu betrachten. Sie

brauchen die angehängten Dateien also nicht mehr extra mühselig zu speichern und anschließend

zu öffnen, sondern Sie können sich bereits vorher entscheiden, welche Dateien Sie überhaupt spei-

chern möchten.

Die E-Mails in Ihrem Posteingang können Sie ganz bequem per Mausklick beantworten oder an

Dritte weiterleiten. Dank der Sofortsuche, einer auf der Desktopsuche von Windows basierenden

neuen Suchfunktion, ist es kein Problem mehr, gesuchte E-Mails schnell und zuverlässig zu finden.

Enthält eine Nachricht einen Verweis auf eine Webseite, können Sie diesen per Mausklick nachver-

folgen. Und sollte es einmal für die Akten wichtig sein, können Sie eingegangene E-Mails auch

bequem auf Papier drucken.

E-Mails empfangen und lesen

Erfahren Sie nun, wie Sie E-Mails von allen oder von ausgewählten E-Mail-Konten empfangen und

anschließend im Lesebereich lesen. Die Beschreibung bezieht sich auf POP3- und Exchange Server-

Konten. Der E-Mail-Empfang bei HTTP-, IMAP- und Remote-E-Mail-Konten wird im Anschluss

im Abschnitt »HTTP-, IMAP- und Remote-E-Mail-Konten« ausführlich beschrieben.

Um E-Mails vom Server Ihres E-Mail-Anbieters oder von einem Exchange Server

abrufen zu können, muss eine Verbindung zwischen Ihrem Computer und dem Internet bzw.

dem Exchange Server bestehen, d.h., Sie müssen online sein. Da es verschiedene Verbindungsar-

ten gibt – Sie können beispielsweise über eine Wählverbindung oder eine Standleitung ins Inter-

net gehen oder über das lokale Netzwerk, ein Virtuelles Privates Netzwerk (VPN) oder über DFÜ

auf den Exchange Server zugreifen, wird in allen nachfolgenden Beschreibungen vorausgesetzt,

dass Sie online sind. Bei Schrittanleitungen, bei denen Sie nicht online sein müssen, wird dies

gesondert angegeben.

E-Mails aller Konten empfangen und lesen

E-Mails können Sie problemlos per Mausklick versenden und empfangen. Die eingegangenen

E-Mails werden anschließend übersichtlich im Posteingang angeordnet, und Sie können sie bequem

im Lesebereich lesen, ohne sie aufwändig einzeln öffnen zu müssen. Außerdem können Sie mit der

neuen Sofortsuche E-Mails im Posteingang schnell auffinden.

HINWEIS

E-Mails empfangen und lesen

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Kommunikation leicht gemacht

Falls Sie dies wünschen, können Sie die eingegangenen E-Mails auch jeweils in

einem eigenen Nachrichtenfenster öffnen. Das Nachrichtenfenster bietet Ihnen die gleichen

Optionen wie Posteingang, Lesebereich und die Symbolleiste der E-Mail-Komponente. Sie haben

jedoch keinen direkten Überblick über den Inhalt des Posteingangs. Mehr zur Arbeit mit dem

Nachrichtenfenster erfahren Sie in Kapitel 6.

1. Aktivieren Sie im Navigationsbereich die Komponente E-Mail mit einem Mausklick.

2. Dann klicken Sie in der Symbolleiste von Outlook auf die Schaltfläche

Senden/Empfangen.

Sie können E-Mails auch aus jedem beliebigen anderen Ordner heraus senden

und empfangen, indem Sie die

(F9)

-Taste drücken oder im Menü Extras auf den Befehl Senden/

Empfangen zeigen und dann auf Alle senden/empfangen klicken.

3. Outlook stellt nun eine Verbindung zu jedem einzelnen E-Mail-Konto her, das Sie in Outlook

2007 eingerichtet haben, ruft die E-Mails ab, die auf dem Posteingangsserver jedes E-Mail-Kon-

tos vorliegenden, und übermittelt die E-Mails aus Ihrem Postausgang an die Postausgangsserver

der E-Mail-Konten, über die sie versendet werden sollen. Bei der Nachrichtenübermittlung wer-

den auch alle Übermittlungsgruppen berücksichtigt, die Sie für Ihre E-Mail-Konten eingerichtet

haben, sofern Sie die Einbeziehung in den Vorgang Alle senden/empfangen aktiviert haben.

Jeder der Nachrichtenübermittlungsvorgänge wird in Outlook 2007 als Aufgabe definiert und

den Status jeder Aufgabe können Sie dem Dialogfeld Outlook-Nachrichtenübermittlung entneh-

men (siehe Abbildg. 5.1). Der Gesamtstatus wird in der Statusleiste von Outlook angezeigt.

Abbildg. 5.1

Bei der Nachrichtenübermittlung werden alle Konten abgearbeitet

TIPP

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