Microsoft Office Outlook 2007 - Das Handbuch

Kapitel 6

Nützliche Zusatzfunktionen für den Posteingang

314

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Spalte Kategorien einer beliebigen E-Mail im

Posteingang.

2. Im daraufhin geöffneten Kontextmenü wählen Sie den Befehl Alle Kategorien.

3. Es öffnet sich das Dialogfeld Farbkategorien. Markieren Sie die Farbkategorie, die Sie entfernen

möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen.

4. Bestätigen Sie die Abfrage, ob Sie die Kategorie wirklich löschen möchten, mit einem Mausklick

auf Ja.

Die Organisieroptionen für den

Posteingang nutzen

Mit der Funktion Organisieren bietet Ihnen Outlook verschiedene Möglichkeiten, Ihren Posteingang

zu organisieren. Sie können ausgewählte Nachrichten in einen bestimmten Ordner verschieben, ein-

zelne Nachrichten nach bestimmten Regeln farbig hervorheben, eine der sechs vordefinierten

Ansichten verwenden oder die aktuelle Ansicht nach Ihren Bedürfnissen anpassen.

Die in diesem Abschnitt beschriebenen Verfahren können Sie übrigens auf alle

E-Mail-Ordner anwenden. Sie funktionieren im Posteingang ebenso wie im Ordner Gelöschte

Objekte, dem Ordner Gesendete Objekte oder dem Ordner Junk-E-Mail.

Ordner verwenden

Über die Funktion Ordner verwenden der Organisieroptionen können Sie Nachrichten aus dem

Posteingang per Mausklick in einen anderen Outlook-Ordner verschieben. Es kann sich dabei um

einen Outlook-Standardordner oder um einen Ordner handeln, den Sie selbst eingerichtet haben.

Bei Bedarf können Sie eine Regel einrichten, mit der automatisch Nachrichten von bestimmten

Absendern oder Nachrichten an bestimmte Absender oder Verteiler in einen Ordner verschoben

werden. Mehr hierzu erfahren Sie im Abschnitt »Regeln für den Posteingang einrichten« in diesem

Kapitel.

In der neuen Version von Outlook ist die Organisation von Nachrichten mit Ord-

nern nicht mehr so relevant, da für diesen Zweck die Sofortsuche und Suchordner zur Verfügung

stehen. Der Vorteil der Sofortsuche und von Suchordnern besteht darin, dass die E-Mails weiter-

hin im Posteingang verbleiben und nicht physisch verschoben werden. Dadurch verringert sich

die Gefahr, dass Sie wichtige Nachrichten übersehen, weil sie in einen Unterordner verschoben

wurden. Es kann jedoch nach wie vor Fälle geben, in denen es sinnvoll ist, im Posteingang eine

Ordnerstruktur einzurichten und Nachrichten mit Regeln in diese zu verschieben.

Nachfolgend sind die Schritte beschrieben, wie Sie E-Mail-Nachrichten aus dem Posteingang in den

Ordner Gelöschte Objekte verschieben:

1. Öffnen Sie den Posteingang und aktivieren Sie anschließend die Organisieroptionen. Wählen Sie

dazu im Menü Extras den Befehl Organisieren.

2. Aktivieren Sie die Funktion Ordner verwenden und wählen Sie im Listenfeld Verschieben der

unten ausgewählten Nachricht nach den Ordner Gelöschte Objekte (siehe Abbildg. 6.30).

WICHTIG

HINWEIS

Die Organisieroptionen für den Posteingang nutzen

315

Kommunikation leicht gemacht

Abbildg. 6.30

E-Mails über die Organisieroptionen in Ordner verschieben

3.

Markieren Sie die Nachrichten, die Sie in den Ordner verschieben wollen, und klicken Sie in den

Organisieroptionen auf die Schaltfläche Ver s ch ie b en .

4. Die E-Mails werden nun aus dem Posteingang in den gewählten Ordner verschoben. Um die

Organisieroptionen wieder auszublenden, wählen Sie den Befehl Extras/Organisieren.

Farben verwenden

Outlook bietet Ihnen die Möglichkeit, E-Mail-Nachrichten farbig hervorzuheben. Bei Bedarf kön-

nen Sie sogar eine Regel einrichten, nach der Outlook automatisch Nachrichten eines bestimmten

Absenders, Nachrichten, die nur an Sie gerichtet sind und weitere in einer Farbe Ihrer Wahl hervor-

hebt.

So können Sie dafür sorgen, dass die Nachrichten eines bestimmten Absenders im Posteingang blau-

grün hervorgehoben werden:

1. Öffnen Sie den Posteingang und wählen Sie im Menü Extras den Befehl Organisieren, um die

Organisieroptionen zu öffnen.

2. Klicken Sie in den Organisieroptionen auf Farben verwenden.

3. Markieren Sie in der Nachrichtenliste eine Nachricht des Absenders, dessen Nachrichten

zukünftig blaugrün hervorgehoben werden sollen. Im Bereich Organisieroptionen Posteingang

wird unter Einfärben von ... der Name des Absenders eingetragen (siehe Abbildg. 6.31).

Kapitel 6

Nützliche Zusatzfunktionen für den Posteingang

316

Abbildg. 6.31

Hier legen Sie die Farbe fest, die für einen bestimmten Absender verwendet werden soll

4.

Wählen Sie im Listenfeld mit der Farbangabe die Farbe Blaugrün und klicken Sie auf die Schalt-

fläche Farbe übernehmen.

5. Sollen Nachrichten, die nur an Sie gesendet werden, in einer bestimmten Farbe hervorgehoben

werden, wählen Sie diese Farbe im Listenfeld Nur an mich gesendete Nachrichten in. Klicken Sie

anschließend auf Einschalten.

6. Klicken Sie auf die Schließen-Schaltfläche in der rechten oberen Ecke der Organisieroptionen

oder wählen Sie im Menü Extras den Befehl Organisieren, um die Organisieroptionen wieder

auszublenden. Ihre Einstellungen werden nun zu den Regeln zur automatischen Formatierung

des Posteingangs hinzugefügt. Künftig sind alle E-Mail-Nachrichten, die Sie von einem

bestimmten Absender erhalten, blaugrün eingefärbt.

Ihre Farbeinstellungen können Sie bei Bedarf bearbeiten oder löschen. Im nächsten Abschnitt erfah-

ren Sie dazu mehr.

Die automatische Formatierung bearbeiten

Outlook formatiert die Nachrichten in Ihrem Posteingang normalerweise automatisch. So werden

ungelesene Nachrichten beispielsweise in Fettschrift, abgelaufene Nachrichten in grauer Schrift und

durchgestrichen und überfällige Nachrichten in roter Schrift hervorgehoben. Diese automatische

Formatierung können Sie bei Bedarf bearbeiten. Haben Sie selbst Regeln zur automatischen Forma-

tierung festgelegt, wie im letzten Abschnitt in diesem Kapitel beschrieben, können Sie diese ebenfalls

bearbeiten oder löschen.

Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Öffnen Sie die Organisieroptionen über den Befehl Extras/Organisieren.