Microsoft Office Outlook 2007 - Das Handbuch

Kapitel 6

Nützliche Zusatzfunktionen für den Posteingang

328

Regeln für den Posteingang einrichten

Neben dem Verschieben von E-Mail-Nachrichten in bestimmte Ordner stellt Outlook über den

Regel-Assistenten eine ganze Reihe weiterer Regeln zur Verfügung.

In der neuen Version von Outlook lässt sich der Regel-Assistent erheblich einfacher bedienen als bis-

her, denn Sie können aus einer übersichtlichen Anzahl an Regeln wählen, die zur Verwaltung einge-

hender Nachrichten häufig zum Einsatz kommen. Sie können beispielsweise festlegen, dass beim

Erhalt von Nachrichten von einer bestimmten Person ein Sound wiedergegeben wird oder dass

beim Erhalt von Nachrichten einer bestimmten Person eine Benachrichtigung an Ihr mobiles Gerät

geschickt wird.

Für die Regelerstellung stehen Ihnen zahlreiche Vorlagen zur Verfügung. Sie können Regeln jedoch

auch ganz frei ohne Vorlage erstellen. Aufgrund der Vielzahl der Auswahl- und Kombinationsmög-

lichkeiten können nicht alle zur Verfügung stehenden Optionen beschrieben werden. Die Vorge-

hensweise ist jedoch immer so wie im folgenden Abschnitt beschrieben und die Optionen sind in

der Regel selbsterklärend.

Nachrichten, die über ein HTTP-E-Mail-Konto an Sie gesendet werden, können

nicht mit Outlook-Regeln gefiltert werden. Die meisten E-Mail-Anbieter bieten inzwischen

jedoch die Möglichkeit, über Webmail Filter für den Posteingang einzurichten und Absender zu

blockieren. Sie können außerdem Abwesenheitsnotizen einrichten und Nachrichten an E-Mail-

Adressen weiterleiten und SMS-Benachrichtigungen an Ihr Handy zu senden, sobald E-Mail-

Nachrichten für Sie eingehen. Mehr hierzu erfahren Sie im Abschnitt »Webmail-Optionen nut-

zen« in diesem Kapitel.

Regeln aus Vorlagen erstellen

Outlook stellt Ihnen für verschiedene Regeln Vorlagen bereit, mit denen Sie ganz leicht Regeln

erstellen können. Die Vorlagen sind unterteilt nach Regeln, mit denen Sie den Überblick im Postein-

gang behalten sollen und nach Regeln, mit denen Sie auf dem Laufenden bleiben.

Hier die Schritte zum Erstellen einer Regel, mit der beim Erhalt von Nachrichten einer bestimmten

Person der Sound tada wiedergegeben wird:

1. Wählen Sie im Menü Extras den Befehl Regeln und Benachrichtigungen.

2. Aktivieren Sie in der eventuell angezeigten Meldung, dass Regeln nicht auf Nachrichten ange-

wendet werden können, die über HTTP-E-Mail-Konten gesendet wurden, bei Bedarf das Kon-

trollkästchen Diese Meldung nicht mehr anzeigen und klicken Sie dann auf OK.

3. Im nun geöffneten Dialogfeld Regeln und Benachrichtigungen klicken Sie auf

die Schaltfläche Neue Regel.

4. Im Dialogfeld Regel-Assistent wählen Sie im Feld 1. Schritt: Vorlage auswählen unter Auf dem

Laufenden bleiben den Eintrag Beim Erhalt von Nachrichten von einer bestimmten Person einen

Sound wiedergeben (siehe Abbildg. 6.46).

WICHTIG

Regeln für den Posteingang einrichten

329

Kommunikation leicht gemacht

Abbildg. 6.46

Hier wählen Sie die Vorlage aus und bearbeiten die Regelbeschreibung

5.

Klicken Sie im Feld 2. Schritt: Regelbeschreibung bearbeiten auf den unterstrichenen Wert einer

Person/Verteilerliste, wählen Sie die Person, auf deren Nachrichten die Regel angewendet werden

soll, im Adressbuch aus, klicken Sie auf die Schaltfläche Von und anschließend auf OK.

Ist die Person nicht in Ihrem Adressbuch enthalten, können Sie die Regel trotzdem

definieren, indem Sie die E-Mail-Adresse in das Feld Von eingeben. Wollen Sie die Person hinge-

gen in Ihre Kontakte aufnehmen, können Sie über die Schaltfläche Erweitert/Neu einen neuen

Adressbucheintrag anlegen.

6. Als Nächstes wählen Sie den Sound aus. Klicken Sie dazu im Feld 2. Schritt: Regelbeschreibung

bearbeiten auf den unterstrichenen Wert einen Sound.

7. Klicken Sie im Dialogfeld Wählen Sie einen wiederzugebenden Sound, das sich nun öffnet, dop-

pelt auf den Sound tada.

Wollen Sie einen eigenen Sound verwenden, der nicht im Ordner Media von Win-

dows gespeichert ist, wechseln Sie zunächst im Feld Suchen in des Dialogfelds Wählen Sie den

wiederzugebenden Sound zum Ordner, in dem Sie den Sound gespeichert haben, und klicken Sie

dann doppelt auf den gewünschten Sound.

8. Nun klicken Sie auf Fertig stellen, um die Regelerstellung abzuschließen.

9. Outlook vergibt automatisch einen Namen für die Regel und trägt sie auf der Registerkarte

E-Mail-Regeln des Dialogfelds Regeln und Benachrichtigungen ein (siehe Abbildg. 6.47).

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