Microsoft Office Outlook 2007 - Das Handbuch

Kapitel 9

Kontaktverwaltung

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Verteilerlisten erstellen

Verteilerlisten sind für den Versand von E-Mail-Nachrichten und Besprechungsanfragen sehr nütz-

lich, denn Sie müssen dann in E-Mails, die an mehrere Empfänger gerichtet sind, nicht immer alle

Empfänger einzeln auswählen. Wählen Sie stattdessen eine Verteilerliste als Empfänger, versendet

Outlook die E-Mail-Nachricht automatisch an die einzelnen Mitglieder der Verteilerliste. Verteiler-

listen werden wie Kontakte im Ordner Kontakte gespeichert.

Eine Verteilerliste anlegen

Um eine Verteilerliste für eine Gruppe von Kontakten zu erstellen, an die Sie regelmäßig E-Mails

oder Besprechungsanfragen verschicken wollen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie im Menü Datei von Outlook den Befehl Neu/Verteilerliste, um das Dialogfeld Unbe-

nannt – Verteilerliste zu öffnen (siehe Abbildg. 9.21).

Abbildg. 9.21

Das Formular Unbenannt – Verteilerliste

2.

Geben Sie nun zunächst im Feld Name einen aussagekräftigen Namen für die Verteilerliste ein.

3. Dann klicken Sie auf die Schaltfläche Mitglieder auswählen, um Kontakte zu Ihrer Verteilerliste

hinzuzufügen.

4. Im Dialogfeld Mitglieder auswählen:Kontakte prüfen Sie zunächst im Listenfeld Adressbuch, ob

der gewünschte Kontaktordner aktiviert ist. Wählen Sie bei Bedarf ein anderes Adressbuch aus.

5. Fügen Sie dann die gewünschten Mitglieder jeweils mit einem Doppelklick auf den Namen in

das Feld Mitglieder ein.

Verteilerlisten erstellen

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Kontaktpflege leicht gemacht

6. Nachdem das Feld Mitglieder alle gewünschten Mitglieder enthält und Sie diese zur Verteilerliste

hinzugefügt haben, klicken Sie auf OK (siehe Abbildg. 9.22).

Abbildg. 9.22

Mitglieder zur Verteilerliste hinzufügen

7.

Die ausgewählten Kontakte werden nun im Formular Ver te il er lis te aufgeführt.

8. Um eine Person zur Verteilerliste hinzuzufügen, die Sie nicht zu Ihren Kon-

takten hinzufügen möchten, klicken Sie im Abschnitt Mitglieder auf die

Schaltfläche Neu hinzufügen. Im Dialogfeld Neues Mitglied hinzufügen geben Sie im Feld Ange-

zeigter Name den Namen ein, der für die Person angezeigt werden soll, und tragen sie dann noch

die E-Mail-Adresse in das gleichnamige Feld ein. Bestätigen Sie Ihre Angaben mit einem

Mausklick auf die Schaltfläche OK.

9. Wollen Sie die Verteilerliste einer Kategorie zuweisen, klicken Sie auf die

Schaltfläche Kategorisieren und wählen Sie die gewünschten Kategorien aus

dem Dropdown-Listenfeld aus.

10. Wollen Sie sich Notizen zur Verteilerliste machen, klicken Sie in der Gruppe Anzei-

gen der Registerkarte Ve r te ile r li st e auf die Schaltfläche Notizen und geben Sie die

gewünschten Informationen dann in das Textfeld ein.

Wie im Kontaktformular können Sie auch im Formular Verteilerliste den Inhalt des

Felds Notizen über die Funktionen auf der Registerkarte Text formatieren formatieren. Mehr zur

Formatierung der Notizen erfahren Sie im Abschnitt »Notizen eingeben « in diesem Kapitel.

11. Wählen Sie die Schaltfläche Speichern & schließen, um die Verteilerliste in den Ordner Kontakte

zu übernehmen.

TIPP

Kapitel 9

Kontaktverwaltung

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12. Die Verteilerliste wird nun unter dem von Ihnen gewählten Namen in den Ordner Kontakte ein-

geordnet. Verteilerlisten erkennen Sie am entsprechenden Symbol in der Visitenkarte und an der

Bezeichnung Gruppieren (siehe Abbildg. 9.23).

Abbildg. 9.23

Die neue Verteilerliste in der Visitenkartenansicht

Die Verteilerliste bearbeiten

Wollen Sie weitere Mitglieder zu einer Verteilerliste hinzufügen, die Daten der vorhandenen Mitglie-

der aktualisieren oder vorhandene Mitglieder löschen, müssen Sie die Verteilerliste bearbeiten.

Gehen Sie dazu wie folgt vor.

1. Öffnen Sie den Ordner Kontakte mit einem Mausklick auf die gleichnamige Schaltfläche im

Navigationsbereich.

2. Klicken Sie im Ordner Kontakte doppelt auf die Verteilerliste, die Sie bearbeiten möchten.

3. Wollen Sie die Verteilerliste durch weitere Mitglieder ergänzen, klicken Sie auf die Schaltfläche

Mitglieder auswählen, markieren Sie die entsprechenden Kontakte, klicken Sie auf die Schaltflä-

che Mitglieder und wählen Sie dann die Schaltfläche OK.

4. Haben sich die Daten eines Kontakts verändert, brauchen Sie ihn nicht zu

löschen und neu zur Verteilerliste hinzuzufügen. Klicken Sie einfach im

Abschnitt Mitglieder auf die Schaltfläche Jetzt aktualisieren. Outlook aktualisiert nun die Daten

aller Mitglieder der Kontaktliste mit den Angaben aus den Kontakten.

5. Um ein Mitglied aus der Verteilerliste zu löschen, markieren Sie es im Formular

Ve rt e il er l is te und klicken in der Gruppe Mitglieder der Multifunktionsleiste auf die

Schaltfläche Entfernen.

6. Klicken Sie zum Abschluss auf die Schaltfläche Speichern & schließen, um die Änderungen zu

übernehmen und das Formular Ver te ile rl is te zu schließen.

Wollen Sie das Formular Verteilerliste schließen, ohne die Änderungen zu spei-

chern, klicken Sie auf die Schließen-Schaltfläche in der rechten oberen Formularecke und wählen

Sie dann in der Abfrage, ob Sie die Änderungen speichern möchten, die Schaltfläche Nein.

TIPP