Microsoft Office Outlook 2007 - Das Handbuch

Kapitel 9

Kontaktverwaltung

502

Abbildg. 9.29

Den Inhalt des Ordners Gelöschte Objekte betrachten

Zusatzinformationen eingeben

Um Kundenbindung zu erzeugen, ist der Versand eines Geburtstagsgrußes immer günstig. Häufig

ist es auch nützlich, den Namen des jeweiligen Partners und den Spitznamen eines Kontakts zu ken-

nen. Auch der Name des Vorgesetzten oder des Assistenten eines Kontakts kann nützlich sein. Mehr

Informationen zur Eingabe von diesen und anderen Details finden Sie in diesem Abschnitt.

Ein Kontaktbild einfügen

Besitzen Sie für einen Kontakt ein Bild, können Sie es in das Kontaktformular einbinden. Ein Bild

kann oft hilfreich sein, um Ihre Erinnerung an einen Kontakt aufzufrischen.

1. Klicken Sie im Kontaktformular auf die Schaltfläche Kontaktbild hinzufügen, die Sie rechts neben

dem Namensfeld finden.

2. Im nun geöffneten Dialogfeld Kontaktbild hinzufügen ist der Ordner Bilder des aktuellen Benut-

zers aktiviert. Ist das Kontaktbild in einem anderen Ordner gespeichert, aktivieren Sie zunächst

diesen Ordner.

3. Markieren Sie das Bild, das Sie einfügen möchten (siehe Abbildg. 9.30).

4. Übernehmen Sie das Kontaktbild mit einem Mausklick auf die Schaltfläche OK in das Kontakt-

formular. Anstatt der Schaltfläche wird nun das Kontaktbild angezeigt. Das Kontaktbild wird

außerdem in die Visitenkarte übernommen, die rechts oben im Kontaktformular angezeigt wird

(siehe Abbildg. 9.31).

PROFITIPP

Normalerweise werden alle Bilder, die Windows in der Vorschau anzeigen kann, als Miniatur-

bilder dargestellt. Gibt es Bilder, von denen nur der Dateiname angezeigt wird und sind Sie

sich nicht sicher, hinter welchem Dateinamen sich die gesuchte Bilddatei verbirgt, können Sie

die Bildvorschau einblenden. Klicken Sie dazu in der Symbolleiste des Dialogfelds Kontaktbild

hinzufügen auf die Schaltfläche Organisieren, zeigen Sie im Dropdown-Menü auf Layout und

wählen Sie im Untermenü, das sich nun einblendet, den Befehl Vorschaufenster. Markieren Sie

dann das Bild, das Sie in der Vorschau betrachten möchten.

Zusatzinformationen eingeben

503

Kontaktpflege leicht gemacht

Abbildg. 9.30

Ein Kontaktbild zum Kontaktformular hinzufügen

Abbildg. 9.31

Das Kontaktformular mit Kontaktbild

5.

Schließen Sie das Kontaktformular mit einem Klick auf die Schaltfläche Speichern & schließen.

Sagt Ihnen das Bild doch nicht zu und wollen Sie es durch ein anderes Bild ersetzen, wollen Sie das

Bild doch lieber weglassen oder möchten Sie das Bild zusätzlich in einem anderen Programm nut-

zen, gehen Sie wie folgt vor:

쐍 Bild ändern: Um das Kontaktbild zu ändern, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und

wählen Sie im Kontextmenü, das sich nun öffnet, den Befehl Bild ändern. Es öffnet sich das Dia-

logfeld Neues Kontaktbild, in dem Sie das neue Bild, wie in den Schritten 2 bis 4 der obigen

Anleitung beschrieben, auswählen und in das Kontaktformular einfügen.

쐍 Bild entfernen: Um das Kontaktbild zu entfernen, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf

und wählen im Kontextmenü den Befehl Bild entfernen. Das Bild wird nun durch die Schaltflä-

che Kontaktbild einfügen ersetzt.

Kapitel 9

Kontaktverwaltung

504

쐍 Bild kopieren: Wollen Sie das Bild in eine E-Mail-Nachricht oder in ein anderes Dokument

kopieren, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie im Kontextmenü den

Befehl Kopieren. Wechseln Sie anschließend zu dem Dokument, in das Sie das Bild einfügen wol-

len, und drücken Sie die Tastenkombination

(Strg)+(V). Das Bild wird nun in das Dokument

eingefügt.

Notizen eingeben

In das Textfeld am rechten Rand des Kontaktformulars können Sie Bemerkungen, Notizen oder bei

Bedarf auch weitere Webadressen zu einem Kontakt eingeben oder Bilder und andere Objekte ein-

binden. Ist der Text sehr umfangreich, wird die Bildlaufleiste am rechten Rand des Nachrichtenfel-

des aktiviert und Sie können über diese im Text nach unten und nach oben blättern. Außerdem

können Sie ein Lineal einblenden, über das Sie dann Randeinstellungen vornehmen und Tabulato-

ren einfügen und den Text nach Bedarf formatieren können. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Öffnen Sie ein Kontaktformular über den Befehl Datei/Neu/Kontakt, falls es noch nicht bereits

geöffnet ist, und geben Sie alle gewünschten Angaben ein.

2. Aktivieren Sie das Textfeld im Abschnitt Notizen mit einem Mausklick.

3. Wollen Sie die Schriftart oder -größe oder andere Texteigenschaften anpassen, aktivieren Sie in der

Multifunktionsleiste die Registerkarte Text formatieren und wählen Sie die gewünschten Schriftei-

genschaften aus. Dabei stehen Ihnen alle Textformatierungsfunktionen einer Textverarbeitung zur

Verfügung. Wollen Sie statt einzelner Formatierungsbefehle direkt eine komplette Formatierung

für alle Textelemente auswählen, klicken Sie auf die Schaltfläche Schnellformatvorlagen und wählen

Sie in der Palette per Mausklick die gewünschte Vorlage aus (siehe Abbildg. 9.32).

Abbildg. 9.32

Die Textformatierung für das Feld Notizen anpassen