Microsoft Office Outlook 2007 - Das Handbuch

Kontakte aktiv nutzen

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Kontaktpflege leicht gemacht

Kontakte aktiv nutzen

Den Ordner Kontakte können Sie bequem als Schaltzentrale für Ihre geschäftlichen Aktivitäten nut-

zen, denn über das Menü Aktionen bzw. das Kontextmenü, das sich öffnet, wenn Sie mit der rechten

Maustaste auf einen Eintrag im Ordner Kontakte klicken, stehen Ihnen zahlreiche Funktionen zur

Verfügung, die Sie direkt auf einen markierten Kontakt anwenden können, wie z.B. die Funktion Als

Visitenkarte senden, die Funktion Kontakt anrufen, die Funktion Neue Besprechungsanfrage für Kon-

takt oder die Funktion Neue Aufgabe für Kontakt (siehe Abbildg. 9.61).

Abbildg. 9.61

Über das Kontextmenü können Sie zahlreiche Aktionen ausführen

Kontakte anrufen

Ist Ihr PC mit einer Telefonleitung verbunden, können Sie Kontakte über Outlook anrufen. Gehen

Sie dazu wie folgt vor:

Das Feature Kontakte anrufen ist bereits relativ veraltet. Besitzen Sie eine Flatrate

zum Internet, können Sie mit anderen Kontakten wesentlich bequemer über Windows Live Mes-

senger, über Windows Messenger oder über MSN Messenger kommunizieren. Falls Sie und Ihr

Kontakt über eine Webcam verfügen, lassen sich sogar Videokonferenzen bequem einrichten.

1. Öffnen Sie den Ordner Kontakte mit einem Mausklick auf die gleichnamige Schaltfläche im

Navigationsbereich.

2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Kontakt, den Sie anrufen möchten, und wählen

Sie im Kontextmenü den Befehl Kontakt anrufen aus.

3. Es öffnet sich das Dialogfeld Neuer Telefonanruf (siehe Abbildg. 9.62). Der Name des Kontakts

und die Rufnummer sind bereits eingetragen. Über das Listenfeld Rufnummer können Sie

jedoch bei Bedarf andere Rufnummern zu einem Kontakt aktivieren, wie z.B. die Mobiltelefon-

nummer.

4. Über die Schaltfläche Wähloptionen öffnen Sie das gleichnamige Dialogfeld, in dem Sie die Lei-

tung auswählen können, über die der Anruf erfolgen soll und Kurzwahleinstellungen festlegen

können.

TIPP

Kapitel 9

Kontaktverwaltung

528

Abbildg. 9.62

Einen Kontakt anrufen

5.

Wollen Sie überprüfen, ob alle Wählparameter korrekt sind, wie z.B. die Amtskennzahl, klicken

Sie auf die Schaltfläche Wählparameter und nehmen im gleichnamigen Dialogfeld bei Bedarf die

entsprechenden Einstellungen vor.

6. Soll Ihr Anruf im Journal protokolliert werden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Bei Anrufbe-

ginn neuen Journaleintrag erstellen.

7. Klicken Sie auf die Schaltfläche Anruf beginnen, um den Wählvorgang zu starten. Die angege-

bene Rufnummer wird nun gewählt und es öffnet sich das Dialogfeld Anrufstatus.

8. Nehmen Sie den Telefonhörer ab und klicken Sie im Dialogfeld auf die Schaltfläche Sprechen. Sie

können nun mit dem Kontakt ganz normal telefonieren. Das Dialogfeld Anrufstatus schließt sich

nun.

9. Um das Gespräch zu beenden, klicken Sie im Dialogfeld Neuer Telefonanruf auf die Schaltfläche

Anruf beenden und legen dann den Hörer auf.

10. Wählen Sie die Schaltfläche Schließen, um das Dialogfeld Neuer Telefonanruf zu schließen.

Einen Kontakt erneut anrufen

Wollen Sie einen Kontakt erneut anrufen, klicken Sie in der Standard-Symbolleiste auf den Abwärts-

pfeil der Schaltfläche Wählen. Zeigen Sie mit der Maus auf den Befehl Erneut wählen und wählen Sie

im Untermenü den gewünschten Eintrag aus. Auf die gleiche Weise können Sie auch Kurzwahlnum-

mern direkt anwählen, falls Sie solche festgelegt haben.

Einen Kontakt über eine Kurzwahl anrufen

Haben Sie Kurzwahlen definiert, können Sie diese auch anrufen, indem Sie in der Symbolleiste auf

den Abwärtspfeil der Schaltfläche Wählen klicken, im Dropdown-Menü auf den Befehl Kurzwahl

zeigen und dann die gewünschte Kurzwahl auswählen.

Einen Kontakt anrufen, der nicht in der Kontaktliste enthalten ist

Wollen Sie einen Kontakt anrufen, der bisher nicht in Ihrer Kontaktliste gespeichert ist, klicken Sie

in der Symbolleiste auf den Abwärtspfeil der Schaltfläche Wählen und wählen Sie im Dropdown-

Menü den Befehl Neuer Telefonanruf aus.

Im Dialogfeld Neuer Telefonanruf geben Sie den Namen des Kontakts und die Rufnummer ein, und

klicken Sie dann auf die Schaltfläche Anruf beginnen. Nehmen Sie den Hörer ab und führen Sie Ihr

Gespräch. Um das Gespräch zu beenden, klicken Sie auf die Schaltfläche Anruf beenden und dann

auf Schließen.