Microsoft Office Project 2007 - Das offizielle Trainingsbuch

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11 Projektdaten drucken

In diesem Kapitel lernen Sie,

✔ wie Sie die Einstellungen für den Ausdruck einer Ansicht oder eines Berichts

ändern.

✔ wie Sie eine Ansicht drucken.

✔ wie Sie einen Bericht drucken.

Siehe auch Falls Sie nur eine kurze Wiederholung zu den Themen benötigen,

die in diesem Kapitel behandelt werden, lesen Sie den Schnellüberblick zu Kapitel 11

am Anfang dieses Buches.

In diesem Kapitel arbeiten Sie mit einigen der vielen Ansichten und Berichte von

Microsoft Office Project 2007 und bereiten den Projektplan auf den Ausdruck vor.

Eine der wichtigsten Aufgaben des Projektmanagements besteht darin, den Beteilig-

ten Projektdaten zur Verfügung zu stellen, was meistens bedeutet, dass diese Infor-

mationen gedruckt werden müssen. Sie können dazu die integrierten Ansichten und

Berichte verwenden oder sie an Ihre persönlichen Anforderungen anpassen.

WICHTIG Bevor Sie mit den Übungsdateien zu diesem Kapitel arbeiten können,

müssen Sie sie von der Begleit-CD in den vorgegebenen Standardordner installieren.

Einzelheiten dazu finden Sie im Abschnitt „Die Übungsdateien installieren“ am Anfang

dieses Buches.

Projektpläne drucken

Projektmanager und -managerinnen müssen häufig Ausdrucke von Projektplänen

erstellen, um sie mit anderen Beteiligten besprechen zu können. In der Regel werden

dabei Ansichten und Berichte gedruckt.

Sie haben bereits verschiedene Ansichten und einige Berichte kennengelernt, zum

Beispiel die Ansicht Balkendiagramm (Gantt) und den Bericht Projektübersicht.

Ansichten und Berichte organisieren die Details eines Projektplans in einem

bestimmten Format zu einem bestimmten Zweck. In einer Ansicht können Sie

Projektdaten drucken

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Daten eingeben, lesen, bearbeiten und drucken. Deshalb können Sie Ansichten auch

als die allgemeine Arbeitsumgebung in Microsoft Office Project betrachten. Berichte

sind hingegen Darstellungen der Daten speziell für den Ausdruck.

Sowohl Ansichten als auch Berichte können für den Ausdruck angepasst werden. Für

Berichte stehen jedoch nicht so viele Druckoptionen zur Verfügung wie für Ansich-

ten. Der Ausdruck von Ansichten und Berichten wird über die Dialogfelder Seite

einrichten und Drucken konfiguriert.

Betrachten wir nun zunächst das Dialogfeld Seite einrichten. Wählen Sie dazu im

Menü Datei den Befehl Seite einrichten. Um das Dialogfeld für Berichte anzuzei-

gen, öffnen Sie zunächst einen Bericht in der Seitenansicht und klicken dann auf die

Schaltfläche Seite einrichten.

Im Dialogfeld Seite einrichten stehen die Registerkarten Seite und Ränder sowohl

für Berichte als auch für Ansichten zur Verfügung. Alle Einstellungen, die Sie im

Dialogfeld Seite einrichten vornehmen, gelten nur für die aktuelle Ansicht bzw. den

aktuellen Bericht.

Einige Optionen stehen nur für Berichte oder nur für Ansichten zur Verfügung und

einige sogar nur für ganz bestimmte Berichte oder Ansichten. Hier eine kurze

Zusammenfassung:

■ Die Optionen auf den Registerkarten Kopfzeile, Fußzeile und Ansicht stehen

für alle Ansichten zur Verfügung. Die Registerkarte Ansicht enthält Optionen,

die von der aktuell aktiven Ansicht abhängen. Für Ansichten, die eine Legende

enthalten, zum Beispiel die Ansichten Balkendiagramm (Gantt), Netzplan-

diagramm und Kalender steht zusätzlich die Registerkarte Legende zur Ver-

fügung.

Projektdaten drucken

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11

■ Die Optionen auf den Registerkarten Kopfzeile und Fußzeile können in den

meisten Berichten eingesetzt werden. Die Registerkarten Ansicht und Legen-

de stehen jedoch für Berichte nicht zur Verfügung.

Projektmanagement-Schwerpunkt: Kommunikation mit am

Projekt beteiligten Personen

Es reicht nicht aus, zu wissen, wie Projektpläne ausgedruckt werden. Sie müssen

auch wissen, was Sie drucken wollen. Die meisten Projektmanager haben mit

verschiedenen Beteiligten zu tun, deren Informationsbedarf ganz unterschiedlich

sein kann. So wollen die Finanzgeber des Projekts in der Planungsphase bei-

spielsweise völlig andere Daten sehen als die Projektressourcen, nachdem mit

der Arbeit begonnen wurde. Die integrierten Ansichten und Berichte decken

den Informationsbedarf für fast alle Beteiligten ab (zumindest, wenn die Lösung

gedruckt werden soll). Die folgende Übersicht zeigt, welche Ansichten und

Berichte die Projektplandetails der verschiedenen Beteiligten am besten kommu-

nizieren.

Beteiligte Interesse an Zu druckende

Ansicht

Zu druckender

Bericht

Projektsponsor

oder Kunde

Projektgesamt-

dauer

Balkendiagramm

(Gantt) mit einge-

blendetem Projekt-

sammelvorgang

und gefiltert nach

Sammelvorgängen

Projektübersicht

Projektgesamt-

kosten

Vorgang: Tabelle,

wobei Sammelvor-

gänge eingeblen-

det sind und die

Tabelle Kosten

angezeigt wird

Kostenanalyse

oder andere

Berichte aus der

Kategorie Kosten

Planungsstatus,

nachdem das

Projekt gestartet

wurde

Balkendiagramm:

Überwachung,

wobei die Tabelle

Überwachung

angezeigt wird

Projektübersicht,

Abgeschlossene

Vorgänge oder

Bald anfangende

Vorgänge f