319
1
4 Projektstatus
verfolgen und als
Bericht ausgeben
In diesem Kapitel lernen Sie,
wie Sie verspätet begonnene oder abgeschlossene Vorgänge ermitteln.
wie Sie Vorgangskosten für Sammelvorgänge und auf Detailebene betrachten.
wie Sie Ressourcenkosten und Abweichungen ermitteln.
wie Sie mit benutzerdefinierten Feldern eine Ansicht erzeugen, die die
Kostenabweichung für die einzelnen Vorgänge veranschaulicht.
Siehe auch Falls Sie nur eine kurze Wiederholung zu den Themen benötigen,
die in diesem Kapitel behandelt werden, lesen Sie den Schnellüberblick zu Kapitel 14
am Anfang dieses Buches.
Nachdem ein Basisplan festgelegt wurde und das Team mit der Projektarbeit begon-
nen hat, konzentriert sich der Projektmanager verstärkt auf die Datensammlung und
-eingabe sowie auf die Analyse der Projektleistungsdetails. Bei den meisten Projekten
soll diese Analyse folgende drei Fragen beantworten:
Wie viel Arbeit war erforderlich, um einen Vorgang abzuschließen?
Wurde der Vorgang planmäßig begonnen und beendet?
Wie viel hat der Vorgang gekostet?
Durch einen Vergleich der Antworten auf diese Fragen mit dem Basisplan können
Projektmanager und Projektinvestoren den Fortschritt eines Projekts bewerten und
erkennen, wann korrigierende Maßnahmen erforderlich sind.
Die Kommunikation des Projektstatus an wichtige Beteiligte wie Kunden oder
Sponsoren ist zweifellos die wichtigste Aufgabe eines Projektmanagers und sie bean-
sprucht einen Großteil seiner Arbeitszeit. Ein perfekter Informationsfluss kann den
Projektstatus verfolgen und als Bericht ausgeben
320
14
Erfolg eines Projekts zwar nicht garantieren, ein Projekt mit einem schlechten Infor-
mationsfluss ist jedoch sicher zum Scheitern verurteilt.
Um den Projektstatus erfolgreich kommunizieren zu können, müssen Sie Folgendes
wissen:
Wer muss den Projektstatus zu welchem Zweck kennen?
Welches Format oder welcher Grad an Genauigkeit wird benötigt?
Diese und ähnliche Fragen sollten Sie in der Projektplanungsphase klären. Nachdem
das Projekt gestartet wurde, muss der Projektstatus in Form von Berichten kommu-
niziert werden. Diese Berichte können verschiedene Formen haben:
Statusberichte, die beschreiben, an welchem Punkt sich das Projekt in Kosten,
Umfang und Zeit ausgedrückt befindet (die drei Seiten des Projektdreiecks, die in
Anhang A beschrieben werden)
Fortschrittsberichte, die die Leistung des Projektteams dokumentieren
Prognoseberichte, die den zukünftigen Projektverlauf darstellen
Wenn sich die berechneten oder aktuellen Projektwerte von den Basisplanwerten
unterscheiden, dann handelt es sich um eine sogenannte Abweichung. Abweichungen
werden normalerweise als zeitbezogene oder kostenbezogene Werte ausgedrückt,
beispielsweise Tage über Soll-Dauer oder Euro über Soll-Kosten. Die meisten Pro-
jektmanager und -managerinnen verbringen einen Großteil ihrer Zeit nach der Pla-
nungsphase mit dem Ermitteln von auftretenden Abweichungen und der angemesse-
nen Reaktion darauf. Bevor Sie aber auf eine Abweichung reagieren können, müssen
Sie sie zunächst ermitteln, dokumentieren und in einem Bericht darstellen. Und mit
genau diesen Punkten beschäftigt sich dieses Kapitel.
TIPP Die Projektmanagementlösung Enterprise Project Management (EPM): Dieses
Kapitel beschreibt einige mögliche Formen der Statusberichterstattung. In Kombination
mit Microsoft Office Project Server bietet Microsoft Office Project Professional jedoch
wesentlich umfassendere Möglichkeiten, Daten von Ressourcen oder Beteiligten zu
erfassen.
WICHTIG Bevor Sie mit den Übungsdateien zu diesem Kapitel arbeiten können,
müssen Sie sie von der Begleit-CD in den vorgegebenen Standardordner installieren.
Einzelheiten dazu finden Sie im Abschnitt „Die Übungsdateien installieren“ am Anfang
dieses Buches.
Projektstatus verfolgen und als Bericht ausgeben
321
14
Vorgänge ermitteln, die nicht im Terminplan liegen
Abweichungen können sich beispielsweise durch Verzögerungen zu Beginn und am
Ende eines Vorgangs ergeben. Sie werden bestimmt wissen wollen, welche aktuell
bearbeiteten Vorgänge verspätet begonnen worden sind oder welche Vorgänge wahr-
scheinlich nicht rechtzeitig begonnen werden können. Es ist außerdem hilfreich zu
wissen, welche schon abgeschlossenen Vorgänge nicht rechtzeitig begonnen wurden
und welchen Grund es für die Verzögerung gab.
Verspätete Vorgänge lassen sich auf verschiedene Weise anzeigen. Entscheidend ist
dabei, welche Informationsdetails Sie benötigen.
In der Ansicht Balkendiagramm: Überwachung können Sie die Basisplan-
daten der Vorgänge mit ihren aktuellen oder geplanten Werten grafisch verglei-
chen. (Wählen Sie dazu im Menü Ansicht den Befehl Balkendiagramm:
Überwachung.)
In der Ansicht Balkendiagramm: Einzelheiten können Sie die Abweichung
aller Vorgänge von ihren Basisplanwerten grafisch anzeigen. (Zeigen Sie dazu
im Menü Ansicht auf den Befehl Weitere Ansichten und wählen Sie im
gleichnamigen Dialogfeld die Ansicht Balkendiagramm: Einzelheiten.)
In der Tabelle Abweichung für eine Vorgangsansicht können Sie die Abwei-
chung für den Anfangs- und den Endtermin jedes Vorgangs in Tagen anzeigen.
(Zeigen Sie dazu im Menü Ansicht auf den Befehl Tabelle und wählen Sie die
Tabelle Abweichung.)
Mit den Filtern Überfällige/späte Bearbeitung und Verzögerte Vorgänge
können Sie verspätete oder überfällige Vorgänge herausfiltern. (Zeigen Sie dazu
im Menü Projekt auf den Befehl Filter, wählen Sie den Eintrag Weitere Filter
und wählen Sie dann im gleichnamigen Dialogfeld den entsprechenden Filter
aus.)
Stellt Abweichung überhaupt jemals etwas Positives dar?
Im Projektmanagement wird Abweichung häufig im negativen Sinn interpretiert.
Das heißt, Sie suchen nach einer Abweichung, die den Endtermin verschiebt
oder die Projektkosten erhöht.

Get Microsoft Office Project 2007 - Das offizielle Trainingsbuch now with O’Reilly online learning.

O’Reilly members experience live online training, plus books, videos, and digital content from 200+ publishers.