Microsoft Office Project 2007 - Das offizielle Trainingsbuch

319

1

4 Projektstatus

verfolgen und als

Bericht ausgeben

In diesem Kapitel lernen Sie,

✔ wie Sie verspätet begonnene oder abgeschlossene Vorgänge ermitteln.

✔ wie Sie Vorgangskosten für Sammelvorgänge und auf Detailebene betrachten.

✔ wie Sie Ressourcenkosten und Abweichungen ermitteln.

✔ wie Sie mit benutzerdefinierten Feldern eine Ansicht erzeugen, die die

Kostenabweichung für die einzelnen Vorgänge veranschaulicht.

Siehe auch Falls Sie nur eine kurze Wiederholung zu den Themen benötigen,

die in diesem Kapitel behandelt werden, lesen Sie den Schnellüberblick zu Kapitel 14

am Anfang dieses Buches.

Nachdem ein Basisplan festgelegt wurde und das Team mit der Projektarbeit begon-

nen hat, konzentriert sich der Projektmanager verstärkt auf die Datensammlung und

-eingabe sowie auf die Analyse der Projektleistungsdetails. Bei den meisten Projekten

soll diese Analyse folgende drei Fragen beantworten:

■ Wie viel Arbeit war erforderlich, um einen Vorgang abzuschließen?

■ Wurde der Vorgang planmäßig begonnen und beendet?

■ Wie viel hat der Vorgang gekostet?

Durch einen Vergleich der Antworten auf diese Fragen mit dem Basisplan können

Projektmanager und Projektinvestoren den Fortschritt eines Projekts bewerten und

erkennen, wann korrigierende Maßnahmen erforderlich sind.

Die Kommunikation des Projektstatus an wichtige Beteiligte wie Kunden oder

Sponsoren ist zweifellos die wichtigste Aufgabe eines Projektmanagers und sie bean-

sprucht einen Großteil seiner Arbeitszeit. Ein perfekter Informationsfluss kann den

Projektstatus verfolgen und als Bericht ausgeben

320

14

Erfolg eines Projekts zwar nicht garantieren, ein Projekt mit einem schlechten Infor-

mationsfluss ist jedoch sicher zum Scheitern verurteilt.

Um den Projektstatus erfolgreich kommunizieren zu können, müssen Sie Folgendes

wissen:

■ Wer muss den Projektstatus zu welchem Zweck kennen?

■ Welches Format oder welcher Grad an Genauigkeit wird benötigt?

Diese und ähnliche Fragen sollten Sie in der Projektplanungsphase klären. Nachdem

das Projekt gestartet wurde, muss der Projektstatus in Form von Berichten kommu-

niziert werden. Diese Berichte können verschiedene Formen haben:

■ Statusberichte, die beschreiben, an welchem Punkt sich das Projekt in Kosten,

Umfang und Zeit ausgedrückt befindet (die drei Seiten des Projektdreiecks, die in

Anhang A beschrieben werden)

■ Fortschrittsberichte, die die Leistung des Projektteams dokumentieren

■ Prognoseberichte, die den zukünftigen Projektverlauf darstellen

Wenn sich die berechneten oder aktuellen Projektwerte von den Basisplanwerten

unterscheiden, dann handelt es sich um eine sogenannte Abweichung. Abweichungen

werden normalerweise als zeitbezogene oder kostenbezogene Werte ausgedrückt,

beispielsweise Tage über Soll-Dauer oder Euro über Soll-Kosten. Die meisten Pro-

jektmanager und -managerinnen verbringen einen Großteil ihrer Zeit nach der Pla-

nungsphase mit dem Ermitteln von auftretenden Abweichungen und der angemesse-

nen Reaktion darauf. Bevor Sie aber auf eine Abweichung reagieren können, müssen

Sie sie zunächst ermitteln, dokumentieren und in einem Bericht darstellen. Und mit

genau diesen Punkten beschäftigt sich dieses Kapitel.

TIPP Die Projektmanagementlösung Enterprise Project Management (EPM): Dieses

Kapitel beschreibt einige mögliche Formen der Statusberichterstattung. In Kombination

mit Microsoft Office Project Server bietet Microsoft Office Project Professional jedoch

wesentlich umfassendere Möglichkeiten, Daten von Ressourcen oder Beteiligten zu

erfassen.

WICHTIG Bevor Sie mit den Übungsdateien zu diesem Kapitel arbeiten können,

müssen Sie sie von der Begleit-CD in den vorgegebenen Standardordner installieren.

Einzelheiten dazu finden Sie im Abschnitt „Die Übungsdateien installieren“ am Anfang

dieses Buches.

Projektstatus verfolgen und als Bericht ausgeben

321

14

Vorgänge ermitteln, die nicht im Terminplan liegen

Abweichungen können sich beispielsweise durch Verzögerungen zu Beginn und am

Ende eines Vorgangs ergeben. Sie werden bestimmt wissen wollen, welche aktuell

bearbeiteten Vorgänge verspätet begonnen worden sind oder welche Vorgänge wahr-

scheinlich nicht rechtzeitig begonnen werden können. Es ist außerdem hilfreich zu

wissen, welche schon abgeschlossenen Vorgänge nicht rechtzeitig begonnen wurden

und welchen Grund es für die Verzögerung gab.

Verspätete Vorgänge lassen sich auf verschiedene Weise anzeigen. Entscheidend ist

dabei, welche Informationsdetails Sie benötigen.

■ In der Ansicht Balkendiagramm: Überwachung können Sie die Basisplan-

daten der Vorgänge mit ihren aktuellen oder geplanten Werten grafisch verglei-

chen. (Wählen Sie dazu im Menü Ansicht den Befehl Balkendiagramm:

Überwachung.)

■ In der Ansicht Balkendiagramm: Einzelheiten können Sie die Abweichung

aller Vorgänge von ihren Basisplanwerten grafisch anzeigen. (Zeigen Sie dazu

im Menü Ansicht auf den Befehl Weitere Ansichten und wählen Sie im

gleichnamigen Dialogfeld die Ansicht Balkendiagramm: Einzelheiten.)

■ In der Tabelle Abweichung für eine Vorgangsansicht können Sie die Abwei-

chung für den Anfangs- und den Endtermin jedes Vorgangs in Tagen anzeigen.

(Zeigen Sie dazu im Menü Ansicht auf den Befehl Tabelle und wählen Sie die

Tabelle Abweichung.)

■ Mit den Filtern Überfällige/späte Bearbeitung und Verzögerte Vorgänge

können Sie verspätete oder überfällige Vorgänge herausfiltern. (Zeigen Sie dazu

im Menü Projekt auf den Befehl Filter, wählen Sie den Eintrag Weitere Filter

und wählen Sie dann im gleichnamigen Dialogfeld den entsprechenden Filter

aus.)

Stellt Abweichung überhaupt jemals etwas Positives dar?

Im Projektmanagement wird Abweichung häufig im negativen Sinn interpretiert.

Das heißt, Sie suchen nach einer Abweichung, die den Endtermin verschiebt

oder die Projektkosten erhöht.