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Referenzen und Verzeichnisse
Sie können Ihre Dokumente mit Beschriftungen, Querverweisen, Indizes und
Verzeichnissen versehen. Microsoft Word stellt für die Arbeit mit derartigen
Elementen auf der Registerkarte Verweise im Menüband die dafür notwendi-
gen Werkzeuge bereit.
Lernziele
Beschriftungen
Querverweise
Indizes
Weitere Verzeichnisse
Sie können zum Bearbeiten dieser Lektion die Beispieldatei Dokument7a
verwenden. Die wichtigsten Ergebnisse der Arbeit mit den Übungen in dieser
Lektion finden Sie in der Beispieldatei Dokument7b.
Beschriftungen und Querverweise
Sie können die unterschiedlichsten Dokumentelemente – beispielsweise Ab-
bildungen, Tabellen, Formeln usw. – mit einer fortlaufenden automatischen
Beschriftung versehen, um beispielsweise an anderen Stellen im Dokument
auf diese Elemente verweisen zu können. Wenn Sie eine weitere Beschriftung
zwischen vorhandene Beschriftungen einfügen oder Beschriftungen aus dem
Dokument entfernen, wird die Nummerierung sowohl der beschrifteten Ele-
mente als auch die der Verweisstelle(n) automatisch angepasst.
Mit der Beschriftungsfunktion ist es auch möglich, Abbildungs- oder Tabel-
lenverzeichnisse in einem Dokument zu erstellen. Darauf werden wir weiter
hinten in dieser Lektion eingehen.
Übung 1: Beschriftungen einfügen
Tabellen, Abbildungen und verschiedene andere Elemente im Dokument las-
sen sich mit einer fortlaufenden automatischen Beschriftung versehen. Damit
ist es beispielsweise auch möglich, im Dokument Querverweise auf Abbildun-
gen, Tabellen und andere Elemente einzufügen.
Lernziel 3.2
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1. Markieren Sie die Stelle im Dokument, der Sie eine Beschriftung zuwei-
sen wollen, beispielsweise den Absatz unterhalb einer Tabelle oder einer
Abbildung.
2. Klicken Sie dann auf der Registerkarte Verweise in der Gruppe Beschrif-
tungen auf die Schaltfläche Beschriftung einfügen und legen Sie im da-
raufhin angezeigten Dialogfeld Art und Position der Beschriftung fest.
Den Eintrag im Feld Beschriftung können Sie erweitern. Definieren
Sie hier aber nur den Typ der Bezeichnung – beispielsweise Abbildung
oder Bild –, lassen Sie den eigentlichen Inhalt noch weg.
Wenn Sie mehrere unterschiedliche Arten von Elementen in Ihrem
Dokument beschriften wollen, beispielsweise sowohl Abbildungen als
auch Tabellen, müssen Sie im Dropdown-Listenfeld Bezeichnung die
aktuell gewünschte auswählen. Standardmäßig haben Sie hier die
Wahl zwischen Abbildung, Formel und Tabelle.
Wenn Sie ein Element im Text – beispielsweise eine Abbildung – vor
dem Aufrufen des Dialogfeldes markiert haben, lässt sich über das
Dropdown-Listenfeld Position festlegen, wo die Beschriftung hinzuge-
fügt werden soll.
3. Bestätigen Sie über OK. An der aktuellen Position der Einfügemarke wird
die festgelegte Beschriftung zusammen mit einer Nummer eingefügt. Ge-
ben Sie nun den dazugehörenden Text – beispielsweise die Beschreibung
der Abbildung – ein.
Zusätzliche Optionen
Im Dialogfeld Beschriftung stehen Ihnen noch weitere Optionen zur Verfü-
gung:
Lernziel 3.2
Nach einem Klick auf die Schaltfläche Neue Bezeichnung können Sie
eigene Beschriftungsbezeichnungen definieren.
Wie die aktuell gewählte Beschriftung nummeriert werden soll, legen Sie
nach einem Klick auf die Schaltfläche Nummerierung fest. Sie können im
daraufhin angezeigten Dialogfeld das Format der Nummerierung wählen
und die Kapitelnummer mit in die Beschriftung einbeziehen.
Das Dialogfeld, das Sie über die Schaltfläche AutoBeschriftung aufrufen,
erlaubt die Zuordnung von automatischen Bezeichnungen zu Elementen,
die Sie aus anderen Anwendungen einfügen. Im Listenfeld Beschriftung
90 Kapitel 7
beim Einfügen hinzufügen werden die Anwendungen angezeigt, die vom
Programm unterstützt werden. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen links
neben dem Element, dem automatisch eine Beschriftung hinzugefügt wer-
den soll. Wählen Sie im Dropdown-Listenfeld Bezeichnung einen Katego-
rienamen für die Beschriftung aus. Möchten Sie eine weitere Bezeichnung
für das markierte Element erstellen, klicken Sie auf Neue Beschriftung
und geben dann die gewünschte Bezeichnung ein.
Übung 2: Querverweise benutzen
Mithilfe von Querverweisen können Sie in Ihrem Dokument Verweise auf
bestimmte andere Stellen oder Elemente in diesem Dokument angeben. Ein
Querverweis bezieht sich beispielsweise auf eine Abbildung, eine Tabelle oder
eine Überschrift.
Lernziel 3.2
1. Positionieren Sie die Einfügemarke an der Stelle im Dokument, an der der
Verweis eingetragen werden soll.
2. Klicken Sie dann auf der Registerkarte Verweise in der Gruppe Beschrif-
tungen auf die Schaltfläche Querverweis. Legen Sie im daraufhin ange-
zeigten Dialogfeld den Querverweis fest.
Wählen Sie im Dropdown-Listenfeld Verweistyp den Elementtyp aus,
für den Sie einen Querverweis erstellen möchten. Aufgelistet werden
hier alle definierten Kategorien wie mit der Standardformatvorlage
formatierte Überschriften, Textmarken, Abbildungen, Tabellen etc.
Im Dropdown-Listenfeld Verweisen auf legen Sie fest, was Sie in den
Text des Querverweises einbeziehen möchten – beispielsweise das
Wort Abbildung und die zugehörige Nummer (Option Nur Kategorie
und Nummer). Die Elemente in dieser Liste beziehen sich auf die Aus-
wahl im Dropdown-Listenfeld Verweistyp.
Markieren Sie im großen Listenfeld das Element, auf das der Verweis
Bezug nehmen soll, und klicken Sie dann auf Einfügen, um den Quer-
verweis in den Dokumenttext eintragen zu lassen.
3. Schließen Sie das Dialogfeld Querverweis mit Klick auf Schließen.
Referenzen und Verzeichnisse 91

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