Microsoft Word 2010 Expert - Die offizielle Schulungsunterlage (Exam 77-887)

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Referenzen und Verzeichnisse

Sie können Ihre Dokumente mit Beschriftungen, Querverweisen, Indizes und

Verzeichnissen versehen. Microsoft Word stellt für die Arbeit mit derartigen

Elementen auf der Registerkarte Verweise im Menüband die dafür notwendi-

gen Werkzeuge bereit.

Lernziele

 Beschriftungen

 Querverweise

 Indizes

 Weitere Verzeichnisse

Sie können zum Bearbeiten dieser Lektion die Beispieldatei Dokument7a

verwenden. Die wichtigsten Ergebnisse der Arbeit mit den Übungen in dieser

Lektion finden Sie in der Beispieldatei Dokument7b.

Beschriftungen und Querverweise

Sie können die unterschiedlichsten Dokumentelemente – beispielsweise Ab-

bildungen, Tabellen, Formeln usw. – mit einer fortlaufenden automatischen

Beschriftung versehen, um beispielsweise an anderen Stellen im Dokument

auf diese Elemente verweisen zu können. Wenn Sie eine weitere Beschriftung

zwischen vorhandene Beschriftungen einfügen oder Beschriftungen aus dem

Dokument entfernen, wird die Nummerierung sowohl der beschrifteten Ele-

mente als auch die der Verweisstelle(n) automatisch angepasst.

Mit der Beschriftungsfunktion ist es auch möglich, Abbildungs- oder Tabel-

lenverzeichnisse in einem Dokument zu erstellen. Darauf werden wir weiter

hinten in dieser Lektion eingehen.

Übung 1: Beschriftungen einfügen

Tabellen, Abbildungen und verschiedene andere Elemente im Dokument las-

sen sich mit einer fortlaufenden automatischen Beschriftung versehen. Damit

ist es beispielsweise auch möglich, im Dokument Querverweise auf Abbildun-

gen, Tabellen und andere Elemente einzufügen.

Lernziel 3.2

89

1. Markieren Sie die Stelle im Dokument, der Sie eine Beschriftung zuwei-

sen wollen, beispielsweise den Absatz unterhalb einer Tabelle oder einer

Abbildung.

2. Klicken Sie dann auf der Registerkarte Verweise in der Gruppe Beschrif-

tungen auf die Schaltfläche Beschriftung einfügen und legen Sie im da-

raufhin angezeigten Dialogfeld Art und Position der Beschriftung fest.

 Den Eintrag im Feld Beschriftung können Sie erweitern. Definieren

Sie hier aber nur den Typ der Bezeichnung – beispielsweise Abbildung

oder Bild –, lassen Sie den eigentlichen Inhalt noch weg.

 Wenn Sie mehrere unterschiedliche Arten von Elementen in Ihrem

Dokument beschriften wollen, beispielsweise sowohl Abbildungen als

auch Tabellen, müssen Sie im Dropdown-Listenfeld Bezeichnung die

aktuell gewünschte auswählen. Standardmäßig haben Sie hier die

Wahl zwischen Abbildung, Formel und Tabelle.

 Wenn Sie ein Element im Text – beispielsweise eine Abbildung – vor

dem Aufrufen des Dialogfeldes markiert haben, lässt sich über das

Dropdown-Listenfeld Position festlegen, wo die Beschriftung hinzuge-

fügt werden soll.

3. Bestätigen Sie über OK. An der aktuellen Position der Einfügemarke wird

die festgelegte Beschriftung zusammen mit einer Nummer eingefügt. Ge-

ben Sie nun den dazugehörenden Text – beispielsweise die Beschreibung

der Abbildung – ein.

Zusätzliche Optionen

Im Dialogfeld Beschriftung stehen Ihnen noch weitere Optionen zur Verfü-

gung:

Lernziel 3.2

 Nach einem Klick auf die Schaltfläche Neue Bezeichnung können Sie

eigene Beschriftungsbezeichnungen definieren.

 Wie die aktuell gewählte Beschriftung nummeriert werden soll, legen Sie

nach einem Klick auf die Schaltfläche Nummerierung fest. Sie können im

daraufhin angezeigten Dialogfeld das Format der Nummerierung wählen

und die Kapitelnummer mit in die Beschriftung einbeziehen.

 Das Dialogfeld, das Sie über die Schaltfläche AutoBeschriftung aufrufen,

erlaubt die Zuordnung von automatischen Bezeichnungen zu Elementen,

die Sie aus anderen Anwendungen einfügen. Im Listenfeld Beschriftung

90 Kapitel 7

beim Einfügen hinzufügen werden die Anwendungen angezeigt, die vom

Programm unterstützt werden. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen links

neben dem Element, dem automatisch eine Beschriftung hinzugefügt wer-

den soll. Wählen Sie im Dropdown-Listenfeld Bezeichnung einen Katego-

rienamen für die Beschriftung aus. Möchten Sie eine weitere Bezeichnung

für das markierte Element erstellen, klicken Sie auf Neue Beschriftung

und geben dann die gewünschte Bezeichnung ein.

Übung 2: Querverweise benutzen

Mithilfe von Querverweisen können Sie in Ihrem Dokument Verweise auf

bestimmte andere Stellen oder Elemente in diesem Dokument angeben. Ein

Querverweis bezieht sich beispielsweise auf eine Abbildung, eine Tabelle oder

eine Überschrift.

Lernziel 3.2

1. Positionieren Sie die Einfügemarke an der Stelle im Dokument, an der der

Verweis eingetragen werden soll.

2. Klicken Sie dann auf der Registerkarte Verweise in der Gruppe Beschrif-

tungen auf die Schaltfläche Querverweis. Legen Sie im daraufhin ange-

zeigten Dialogfeld den Querverweis fest.

 Wählen Sie im Dropdown-Listenfeld Verweistyp den Elementtyp aus,

für den Sie einen Querverweis erstellen möchten. Aufgelistet werden

hier alle definierten Kategorien wie mit der Standardformatvorlage

formatierte Überschriften, Textmarken, Abbildungen, Tabellen etc.

 Im Dropdown-Listenfeld Verweisen auf legen Sie fest, was Sie in den

Text des Querverweises einbeziehen möchten – beispielsweise das

Wort Abbildung und die zugehörige Nummer (Option Nur Kategorie

und Nummer). Die Elemente in dieser Liste beziehen sich auf die Aus-

wahl im Dropdown-Listenfeld Verweistyp.

 Markieren Sie im großen Listenfeld das Element, auf das der Verweis

Bezug nehmen soll, und klicken Sie dann auf Einfügen, um den Quer-

verweis in den Dokumenttext eintragen zu lassen.

3. Schließen Sie das Dialogfeld Querverweis mit Klick auf Schließen.

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