Microsoft Word 2010 Expert - Die offizielle Schulungsunterlage (Exam 77-887)

 Sie können auch mehrere Filterkriterien definieren. Beispielsweise

könnten Sie nach weiblichen Personen filtern, die ihren Wohnsitz an

einem bestimmten Ort haben. Benutzen Sie zum Definieren zwei Zei-

len im Dialogfeld.

 Beachten Sie bei der Verwendung mehrerer Kriterien auch das Feld

ganz links im Dialogfeld. Wenn Sie hier die Option Und wählen, blei-

ben nur Datensätze übrig, die alle Kriterien erfüllen. Bei Oder werden

jene Datensätze verwendet, in denen eines der Kriterien erfüllt wird.

 Die Bestätigung über OK zeigt das Ergebnis der Filterung im Dialog-

feld Seriendruckempfänger an.

4. Nach dem Bestätigen über OK im Dialogfeld Seriendruckempfänger wer-

den nur noch die gefilterten Datensätze benutzt.

Nach einem Klick auf Sortieren im Dialogfeld Seriendruckempfänger

können Sie das Feld bestimmen, nach dem sortiert werden soll. Geben

Sie außerdem an, ob die Sortierung Aufsteigend oder Absteigend vorge-

nommen werden soll. Auch hier können Sie mit mehreren Kriterien ar-

beiten: beispielsweise zuerst nach dem Nachnamen und – wenn mehrere

Personen gleichen Nachnamens vorhanden sind – nach dem Vornamen.

Tipp: Empfänger

sortieren

Spezialitäten der Serienbriefgestaltung

Nachdem Sie über die eine oder andere Methode die Datenquelle festgelegt

haben, können Sie das Seriendokument erstellen. Das Prinzip dazu sollten

Sie bereits kennen:

 Mindestens notwendig sind sicherlich die Informationen zur Adresse des

Empfängers – also Vorname, Nachname, Straße und Wohnort –, die Sie

als Block übernehmen können. Klicken Sie dazu auf der Registerkarte

Sendungen in der Gruppe Felder schreiben und einfügen auf die Schalt-

fläche Adressblock. Sie müssen dann im Dialogfeld Adressblock einfügen

die Form der Adresse festlegen.

 Ebenso einfach – und meist auch sinnvoll – ist es, eine Grußzeile vor den

Text des Dokuments zu setzen. Über die entsprechende Schaltfläche in

der Gruppe Felder schreiben und einfügen auf der Registerkarte Sendun-

gen definieren Sie die zu verwendende Anrede im Dialogfeld Grußzeile.

Weitere Felder einfügen

Wenn Sie weitere Felder aus der Datenquelle in Ihrem Seriendokument be-

nötigen, setzen Sie die Einfügemarke an die gewünschte Stelle im Text und

benutzen dann die Schaltfläche Seriendruckfeld einfügen in der Gruppe Fel-

der schreiben und einfügen auf der Registerkarte Sendungen. Die in der Da-

tenquelle verwendeten Felder werden darin aufgelistet. Sie müssen anschlie-

ßend nur das gewünschte Feld auswählen.

Lernziel 4.1

Seriendokumente 109

Vergessen Sie nicht, aufeinanderfolgende Platzhalter – wie in einem

normalen Text – durch Leerzeichen zu trennen, da diese sonst ohne

Zwischenraum gedruckt werden.

Tipp: Leerzeichen

nicht vergessen

Regeln bilden

Die oben angesprochene Grußzeile verfügt über eine automatische Regelbil-

dung, die zwischen dem Geschlecht des Empfängers unterscheidet. Als Er-

gebnis liefert dieses Element unterschiedliche Anreden – also Sehr geehrter

Herr … und Sehr geehrte Frau … Wenn Sie diese oder eine ähnliche Unter-

scheidung an anderen Stellen des Serienbriefs einsetzen wollen, müssen Sie

mit Regeln arbeiten. Word verfügt über eine größere Zahl solcher Regeln, am

häufigsten werden Sie wohl mit Bedingungsfeldern arbeiten. Damit können

Sie – je nach dem konkreten Inhalt eines bestimmten Feldes – zwischen zwei

alternativen Texten wählen, die dann an der aktuellen Stelle eingefügt wer-

den.

Lernziel 4.1

1. Setzen Sie die Einfügemarke an die Stelle, an der sich das Feld mit der

Regel im Hauptdokument befinden soll.

2. Öffnen Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Felder ein-

fügen und schreiben das Dropdownmenü zur Schaltfläche Regeln.

3. Für das oben genannte Beispiel könnten Sie eine Wenn… Dann… Sonst-

Regel verwenden. Ein Klick auf diese Option zeigt ein Dialogfeld an, in

dem Sie die Bedingung und die Aktionen formulieren können. Sie benöti-

gen dafür natürlich in der Empfängerliste ein Feld, anhand dessen Inhalt

Word entscheiden kann, welche Aktion benutzt werden soll.

Dieses Dialogfeld

zeigen Sie durch

einen Klick au

f

Wenn… Dann…

Sonst an

110 Kapitel 8