80 4 Gestaltung der Organisation
Projektressourcen
Unter Ressourcen versteht man Mitarbeiter, Material und Sachmittel. In der Praxis sind vor
allem personelle Ressourcen stark limitiert. Deswegen muss deren Verfügbarkeit sorgfältig
geprüft werden. Für jedes Arbeitspaket ist anzugeben, welche Ressourcenart in welcher
Menge und Qualität benötigt wird.
Stehen die benötigten Kapazitäten zu einem bestimmten Zeitpunkt nicht zur Verfügung,
muss dieser Spitzenbedarf durch einen Kapazitätsausgleich abgebaut werden. Das kann z. B.
durch Überstunden oder zusätzliche Mitarbeiter geschehen. Ziel ist es, dass das Angebot und
die Nachfrage nach Ressourcen übereinstimmen.
Projektkosten
Die vorliegende Planung der Aufgaben und ihrer Risiken, des Aufwands, der Termine und
Ressourcen ist Grundlage für die Kostenplanung. In Organisationsprojekten entfällt der größ-
te Kostenanteil auf die Personalkosten. Um die Personalkosten zu ermitteln, wird der pro
Mitarbeiter geplante Stundenaufwand mit Stundensätzen multipliziert. Kosten werden pro
Arbeitspaket geplant und über die verschiedenen Ebenen des Projektstrukturplans bis zu den
Gesamtprojektkosten kumuliert.
4.2.2 Projektsteuerung und -kontrolle
Die Projektsteuerung setzt eine laufende und effektive Projektkontrolle voraus. Basis der
Kontrolle ist neben einer sorgfältigen Planung eine regelmäßige, korrekte und zeitnahe Er-
fassung der Ist-Daten. Häufig werden Abweichungen gegenüber der Planung auftreten. Han-
delt es sich um kritische Abweichungen, durch die wichtige Projektziele gefährdet sind,
muss die Projektleitung die Ursachen analysieren und umgehend geeignete Gegenmaßnah-
men einleiten. Die Projektkontrolle umfasst im Einzelnen
die Ermittlung der Ist-Daten,
die Gegenüberstellung der entsprechenden Plandaten,
die Untersuchung der aufgetretenen Abweichungen, mit dem Ziel, deren Ursachen he-
rauszufinden, und gegebenenfalls
die Planung und Einleitung von Gegenmaßnahmen.
Im Rahmen der Projektkontrolle überprüft man (vgl. Abb. 77)
Leistungen (Aufgabeninhalte, Qualität),
Termine und
Kosten.
Diese drei Größen sollten immer zusammen betrachtet werden. Liegt z. B. eine Kostenüber-
schreitung vor, kann dies durch unwirtschaftliches Handeln bedingt sein. Genauso gut könnte
der Grund aber in einer unplanmäßigen Mehrleistung liegen oder es wurden teure Überstun-
den angeordnet, um die Projektdauer zu verkürzen.
Die Erkenntnisse aus der Projektkontrolle fließen in regelmäßige Berichte für das Manage-
ment ein.
4.2 Planung, Steuerung und Kontrolle von Organisationsprojekten 81
Abb. 77: Projektkontrolle und Berichtswesen
Ein gut ausgebautes Berichtswesen zeigt Kostenüberschreitungen, Leistungsverzug und
andere Fehlentwicklungen früh auf. Es muss jederzeit einen aktuellen Überblick über den
Stand der Projektarbeiten geben können. Das Berichtswesen bildet damit eine Grundvoraus-
setzung für die erfolgreiche Projektsteuerung. Wesentlicher Bestandteil des Projektberichts-
wesens ist der Fortschrittsbericht. Er soll das Management periodisch in kurzer und prägnan-
ter Form über den Projektstand informieren. Aus den einzelnen Berichtspunkten muss man
erkennen, ob alles wie geplant abläuft, welche Abweichungen und welche Probleme existie-
ren oder sich entwickeln können. Der Fortschrittsbericht umfasst z. B. die folgenden Inhalte:
Abb. 78: Projektfortschrittsbericht
Das in Abb. 76 aufgeführte Projekt wird im Folgenden grob geplant. Dazu wird
der Projektstrukturplan erstellt, daraufhin werden Abhängigkeiten zwischen den
Arbeitspaketen festgelegt, Dauer und Aufwand jedes Arbeitspakets geschätzt und
der Terminplan angezeigt.
P R O J E K T P L A N U N G
Terminkontrolle Kostenkontrolle
Ist
Plan
Ist
Plan
Plan IstPlan Ist
Leistungskontrolle
Berichtswesen
Risiko Risiko
Kosten Kosten
TermineTermine
Leistung/QualitätLeistung/Qualität
MaßnahmenMaßnahmen
ProblemeProbleme
Deckblatt
. Probleme . Termine
. Maßnahmen . Kosten
. Leistung/ . Risiko
Qualität
Deckblatt
. Probleme . Termine
. Maßnahmen . Kosten
. Leistung/ . Risiko
Qualität
82 4 Gestaltung der Organisation
Abb.
79: Planung des Organisationsprojekts
Auftragsbearbeitungszeit
verkürzen
Projekt-
planung
Erhebung,
Analyse
Interviews
führen
Ergebnisse
auswerten
Würdigung Lösungs-
suche
Bewertung/
Auswahl
Realisierung
PROJEKTSTRUKTURPLAN
TERMIN- UND AUFWANDSPLANUNG
TERMINPLAN MIT RESOURCENZUORDNUNG
4.2 Planung, Steuerung und Kontrolle von Organisationsprojekten 83
Ihr Lernerfolg für Kap. 4.1 und 4.2
Die einzelnen Schritte bei der Optimierung der Organisation bestehen aus der
Planung des Organisationsprojekts, Erhebung und Analyse, Würdigung, Lösungs-
suche, Bewertung und Auswahl sowie Realisierung, Einführung und Pflege.
Die Optimierung der Organisation ist ein Projekt. Für die Planung, Kontrolle und
Steuerung ist Projektmanagement einzusetzen. Im Rahmen des Projektmanage-
ments werden die Aufgaben, Instrumente und Verantwortlichen des Projekts be-
stimmt.
Um ein Organisationsprojekt zu planen, muss ein Projektauftrag mit Zielsetzung
definiert werden. Auf dieser Basis werden die einzelnen Arbeitspakete und Mei-
lensteine definiert, ein Termin- und Ressourcenplan erstellt und die Kosten kalku-
liert. Die Planung wird um die laufende Kontrolle und Steuerung des Organisa-
tionsprojekts ergänzt.
Bei der Projektsteuerung und -kontrolle werden die Ist-Daten erfasst, Ist- und
Plan-Daten gegenübergestellt, Abweichungen untersucht, Ursachen aufgedeckt
und Gegenmaßnahmen geplant.
Fortschrittsberichte stellen in regelmäßigen Abständen die Projektsituation dar.
Aus den einzelnen Berichtspunkten muss man erkennen, ob alles wie geplant
abläuft, welche Abweichungen und welche Probleme existieren oder sich entwi-
ckeln können.
Aufgaben für Kap. 4.1 und 4.2
27. In welchen Schritten geht man bei der Gestaltung der Organisation vor?
28. Welche Merkmale hat ein Projekt?
29. Erklären Sie den Begriff des Projektmanagements.
30. Welche Aufgaben umfasst die Projektplanung?
31. In welchen Schritten erfolgt die Projektkontrolle?

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