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Praxiswissen SharePoint (O'Reillys Basics) by Jeff Webb

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First
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-> also: manuell auf den Arbeitsseiten ziehen!!!
Erstellen auf den
Arbeitsseiten
(siehe Muster)
Kapitel 4
KAPITEL 4
Kontakte und
Besprechungen mit
Outlook austauschen
Outlook nutzt SharePoint für zwei verschiedene Bereiche:
für den Austausch von Adressbüchern mit Teammitgliedern über Kontaktlisten.
für das automatische Erstellen von Arbeitsbereichen für Meetings, die aus dem
Outlook-Kalender angefordert werden.
Dieses Kapitel beschreibt diese Aufgaben aus der Anwenderperspektive. Wenn Sie
ein Administrator sind, können Sie dieses Kapitel verwenden, um Outlook-Benutzer
in die Verwendung der neuen SharePoint-Funktionen von Outlook einzuweisen.
Kontakte austauschen
Outlook stellt eine Reihe von Hilfsmitteln zum Lesen und Verwalten der Kontakt-
liste in Ihrem Adressbuch zur Verfügung. Wenn Ihr Unternehmen Exchange Server
einsetzt, verwenden Sie in Outlook vielleicht schon eine öffentliche Liste von Kon-
takten, um Mitglieder Ihrer Organisation zu kontaktieren. SharePoint stellt eine
andere Möglichkeit zur gemeinsamen Nutzung von Kontakten aus Ihrem Adress-
buch bereit. Anstatt eine einzelne öffentliche Liste mit den Informationen aller
Benutzer zur Verfügung zu stellen, konzentriert sich SharePoint eher auf team- oder
projektbasierte Kontaktlisten.
Eine Teamsite könnte beispielsweise Teammitglieder in der Kontaktliste enthalten.
Später, wenn neue Mitglieder dazukommen und Kommunikationswege zwischen
den Gruppen entstehen, wächst die Kontaktliste. In diesem Fall dient die Kontakt-
liste der gemeinsamen Nutzung gesammelter Informationen über die wichtigsten
Mitglieder und über Möglichkeiten, sie zu kontaktieren.
In diesem Kapitel:
Kontakte austauschen
Besprechungen organisieren
435-0.book Seite 103 Dienstag, 20. September 2005 2:30 14
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Kapitel 4: Kontakte und Besprechungen mit Outlook austauschen
Links
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Im Fall einer Projektwebsite oder eines Dokumentarbeitsbereichs enthält die Kon-
taktliste logischerweise alle, die an dem Projekt beteiligt sind. Außenkontakte wie
etwa Vertriebsmitarbeiter oder Kunden können hinzugefügt werden, sobald der
Kontakt entsteht. Natürlich können Sie SharePoint auch einsetzen, um eine allge-
meine, unternehmensweite Kontaktliste zu veröffentlichen. Ein Vorteil dieses
Ansatzes besteht darin, dass sich SharePoint-Kontakte leicht über das Internet aus-
tauschen lassen.
Zuletzt kann Sie auch nichts daran hindern, alle diese Ansätze gleichzeitig zu ver-
wenden, um beim Organisieren der Kontakte nach Firma, Team und Projekt zu hel-
fen, wie der Outlook-Navigationsbereich in Abbildung 4-1 zeigt.
Es ist keine gute Idee, denselben Kontakt mehreren Listen hinzuzufügen, denn
wenn die Kontaktinformationen sich ändern, müssen sie in jeder Liste geändert
werden. Eine bessere Lösung besteht darin, bestimmte Regeln über die Speicherung
und den Einsatz von Kontakten zu befolgen. Hier einige Vorschläge:
Entscheiden Sie, ob Sie SharePoint oder Exchange Server zum Austausch fir-
menweiter Kontakte verwenden. Es ist sinnlos, beide zu verwenden.
Wenn Sie SharePoint für die firmenweiten Kontakte verwenden, organisieren Sie
diese Kontakte in einer oder mehreren Listen auf der Website der höchsten Ebene.
Beschränken Sie das Recht zum Hinzufügen oder Ändern von Kontakten in
den übergeordneten SharePoint-Listen auf einige Benutzer.
Verwenden Sie Projekt- oder Arbeitsbereichskontaktlisten als temporäre Res-
sourcen mit begrenzter Lebensdauer.
Abbildung 4-1: Freigegebene Listen können Kontakte nach Firma, Team oder Projekt
organisieren
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