Praxiswissen SharePoint (O'Reillys Basics)

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-> also: manuell auf den Arbeitsseiten ziehen!!!

Erstellen auf den

Arbeitsseiten

(siehe Muster)

Kapitel 7

KAPITEL 7

Daten sammeln

Das Sammeln von Benutzerdaten ist eines der zentralen Probleme in der Computer-

welt. Es gibt viele verschiedene Lösungsansätze, die in der Regel irgendein Tool ver-

wenden, das Eingabeformulare auf dem Bildschirm anzeigt und die Eingaben

anschließend überprüft und speichert. SharePoint stellt zwei verschiedene Möglich-

keiten zur Datensammlung bereit:

• Listen sammeln einfache Tabellen von Elementen.

• Formularbibliotheken sammeln komplexe Datenmengen.

Wie können Sie unterscheiden, ob die Daten, die Sie sammeln möchten, einfach oder

komplex sind? Die Beantwortung dieser Frage hat vor allem mit den Beziehungen

zwischen Elementen zu tun. Listen sind Tabellen, die Zeilen und Spalten enthalten.

Es ist schwierig, hierarchische Beziehungen oder komplexe Eingabeformulare zu

erstellen, so dass Listen am besten für Informationen geeignet sind, bei denen die

meisten Spalten einfache Werte enthalten.

Formularbibliotheken sammeln Datenseiten mit Hilfe von InfoPath-Formularvorla-

gen. InfoPath unterstützt Verknüpfungen mit Datenbanken, komplexe Validie-

rungsregeln und Rechtschreibprüfungen und speichert Daten im XML-Format

innerhalb der Formularbibliothek. Formularbibliotheken sind nützlicher, wenn die

Einträge mit einer Datenbank verknüpft sind, per E-Mail versandt werden müssen

oder Elemente enthalten, die in hierarchischen Beziehungen zueinander stehen.

In diesem Kapitel:

• Listen verwenden, um Daten zu

sammeln

• Formularbibliotheken zum Sam-

meln von Daten verwenden

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Kapitel 7: Daten sammeln

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Listen verwenden, um Daten zu sammeln

Wenn Sie bis hierhin gelesen haben, sind Sie bereits mit den einfachen Listen

Ankündigungen und Kontakte vertraut. Sie können Daten in diese Listen eingeben,

indem Sie in der Listensymbolleiste Neuer Eintrag oder In Datenblatt bearbeiten

wählen. Bei einfachen Listen funktioniert die Option In Datenblatt bearbeiten oft

am besten, weil Sie neue Elemente einfach erstellen können, indem Sie sich per Tab

zur nächsten Zeile bewegen. Bei Listen, die längere Textfelder oder andere Daten-

typen enthalten, ist Neuer Eintrag dagegen meist die bessere Wahl.

Wenn Sie Neuer Eintrag wählen, zeigt SharePoint die Seite Neuer Eintrag (New-

Form.aspx) an. Diese Seite stellt für jedes Feld in der Liste ein Textfeld, eine Drop-

down-Liste oder ein anderes Steuerelement bereit. Erforderliche Felder werden

durch ein Sternchen gekennzeichnet, wie in Abbildung 7-1 gezeigt wird.

Die Seite Neuer Eintrag ist das Dateneingabeformular für die Liste. Füllen Sie die

Felder auf der Seite aus und wählen Sie Speichern und schließen, um die Daten in

der Liste zu speichern. Um die Seite ohne Speichern zu schließen, wählen Sie

Zurück zur Liste oder navigieren einfach zu einer anderen Seite. SharePoint gene-

riert die Felder, die Sie auf der Seite Neuer Eintrag sehen, gemäß den Spaltentypen

in der Liste, wie Abbildung 7-2 zeigt.

Es gibt einige Dinge, die Sie über Spaltentypen wissen müssen:

• Mehrzeilige Textspalten können Formatierungen enthalten.

• Auswahl- und Nachschlagen-Spaltentypen erzeugen Drop-down-Listen.

Abbildung 7-1: Neue Einträge einer Liste hinzufügen

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Listen verwenden, um Daten zu sammeln

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• Zahlen-, Währungs- und Datum/Uhrzeit-Spalten validieren die Dateneingaben

gemäß diesem Datentyp. Beispielsweise können Sie in eine Zahlenspalte nicht

fünf eintippen.

• Berechnete Spalten sind schreibgeschützt, erscheinen nicht auf der Seite Neuer

Eintrag und können in einer Standardansicht nicht zusammengerechnet werden.

Wenngleich Listen recht einfach erscheinen mögen, können Sie doch einige kom-

plexe Datensammlungsaufgaben mit ihnen erfüllen. Die folgenden Abschnitte füh-

ren Sie Schritt für Schritt durch die Erstellung einer Liste zum Sammeln und

Kategorisieren von Kosten. Ich habe sie verwendet, um herauszufinden, wie viel ich

für den Bau meines Boots ausgegeben habe, aber Sie könen sie leicht für andere

Aufgaben anpassen.

Eine Nachschlagetabelle erstellen

Bevor Sie eine Dateneingabeliste erstellen, müssen Sie sich überlegen, welche Arten

von Multiple-Choice-Optionen die Mitglieder wahrscheinlich eingeben müssen. Sie

können Multiple-Choice-Optionen in einer Liste je nach Bedarf über einen der bei-

den Spaltentypen Auswahl oder Nachschlagen bereitstellen:

•Wählen Sie Auswahl, um Optionen anzuzeigen, die sich wahrscheinlich selten

ändern werden.

• Verwenden Sie Nachschlagen, um einen dynamischen Satz von Optionen aus

einer anderen Liste anzuzeigen. Nachschlagespalten können auch auf Daten in

anderen Listen verweisen, so dass sie gut geeignet sind, um Details für kom-

plexe Optionen einzufügen.

Nachschlagetabellen können nicht über Websitegrenzen hinweg ein-

gesetzt werden. Wenn Sie eine Liste erstellen, die in mehreren Web-

sites benutzt werden soll, verwenden Sie den Typ Auswahl statt

Nachschlagen.

Abbildung 7-2: Spaltentypen zum Erstellen von Steuerelementen verwenden

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