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Wissenschaftliche Arbeiten schreiben mit Microsoft Office Word 2016, 2013, 2010 und 2007 by G. O. Tuhls

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19.3
Formulare schützen
369
In einem zweiten Register lässt sich ein Hilfetext eintragen, der auffälliger einge-
blendet wird, wenn beim Ausfüllen eines Feldes die Taste
(F1) gedrückt wird.
Abb. 19.5: Ausfüll-Hilfetexte
19.3 Formulare schützen
Sinn eines Formulars ist es, dass die Ausfüllenden nur die Formularfelder ausfül-
len, ankreuzen oder auswählen dürfen; der Rest des Dokuments muss für den
freien Zugriff gesperrt werden.
Um den Formularschutz zu aktivieren, benötigen Sie den Aufgabenbereich [F
OR-
MATIERUNG UND] BEARBEITUNG EINSCHRÄNKEN.
1. E
NTWICKLERTOOLS | DOKUMENT SCHÜTZEN | FORMATIERUNG UND
BEARBEITUNG EINSCHRÄNKEN
 ENTWICKLERTOOLS | BEARBEITUNG EINSCHR.
2. Aktivieren Sie im nun eingeblendeten Aufgabenbereich die Option Nr. 2 B
EAR-
BEITUNGSEINSCHRÄNKUNGEN.
3. Wählen Sie in der Liste A
USFÜLLEN VON FORMULAREN.
4. Klicken Sie auf J
A, SCHUTZ JETZT ANWENDEN.
5. Geben Sie im K
ENNWORT-Dialog ein Kennwort zweimal ein.
6.
Das Formular ist nach dem Speichern geschützt.
Sie heben den Schutz wieder auf, indem Sie im Aufgabenbereich F
ORMATIERUNG
UND
BEARBEITUNG EINSCHRÄNKEN die Schaltfläche SCHUTZ AUFHEBEN anklicken
und danach das Kennwort eingeben.
19.4 Vorlagen mit Variablen
Eine besondere Form von Formularfunktion ist das mehrfache Verwenden eines
Dokuments, in dem sich an bestimmten Stellen ein Begriff oder eine Textpassage
Kapitel 19
Fragebogen und Formulare
370
wiederholt, aber in jedem weiteren Dokument anders lauten soll. Dazu lässt sich
bereits im Vorfeld mit einem {SET}-Feld eine Variable definieren, auf die beliebig
oft zurückgegriffen werden kann.
132
Geben Sie dazu am Beginn des Textes ein Feld ein, in dem die Variable definiert
wird:
SETVariablenname"Inhalt" , wobei der Inhalt nur dann in Anfüh-
rungszeichen stehen muss, wenn darin Leerzeichen enthalten sind. Der Variablen-
name darf nur Buchstaben und Ziffern enthalten, z.B.
SETOfficenr2007
Im Text fügen Sie immer dann, wenn diese Variable auftreten soll, Officenr
ein, was Word dazu veranlasst, den Variableninhalt an dieser Stelle anzuzeigen.
Das SET-Feld wird im Text nicht angezeigt, nur der Inhalt des Verweis-Feldes.
Abb. 19.6: Verwendung des SET-Feldes; rechts dazu passende Abfrage mit {FILLIN}
Benötigen Sie den Text ein weiteres Mal, aber für Office 2010,
1. ändern Sie den Inhalt der Variablen von »2007« in »2010«,
2. markieren den Text komplett mit
(Strg)+(A) und
3. aktualisieren die Felder mit
(F9).
19.4.1 Variablen per Abfrage eingeben
Benutzerfreundlicher ist es, die Variable im Dialog einzugeben. Dies lässt sich
durch die Kombination mit der Funktion {Fillin} erreichen.
SET Variablenname " FILLIN "Eingabeaufforderung" "
Mit der Eingabeaufforderung geben Sie einen Abfragetext für das Eingabefenster
vor, das beim Aktualisieren des Feldes aufgeht, z.B.
SET Officenr " FILLIN "Bitte geben Sie die Office-Version an" "
Nach Klick auf werden
der eingegebene Text in die Variable übernommen und
zugleich alle Referenzen, die sich auf diese Variable beziehen, aktualisiert.
132
Querverweise auf Textmarken mit Inhalt wirken ähnlich, siehe Abschnitt 20.5.3.
19.4
Vorlagen mit Variablen
371
19.4.2 Formularfeld-Inhalte wiederholen
Wird ein bereits per Formularfeld abgefragter Text erneut benötigt, hilft der Quer-
verweis auf eine Textmarke, denn Formularfelder bringen die Textmarkeneigen-
schaft bereits mit. Mit V
ERWEISE | QUERVERWEIS öffnen Sie den VERWEIS-Dialog
und wählen links
Textmarke, um in der Liste der Textmarken (= Formularfelder)
das zutreffende Feld zu markieren. Achten Sie darauf, dass rechts
Textmarkeninhalt
im Dialogfeld VERWEISEN AUF ausgewählt ist.
Wichtig
Das unsichtbare SET-Feld muss mitmarkiert sein, wenn Sie (F9) drücken.

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