Wissenschaftliche Arbeiten schreiben mit Microsoft Office Word 2016, 2013, 2010 und 2007

Kapitel 22

Dokumente verwalten

400

Versionsverwaltung mit Windows 8

Geben Sie in der Kacheloberfläche das Wort »Systemsteuerung« ein und bestäti-

gen Sie die Eingabe mit

(¢). Wählen Sie dort je nach aktueller Darstellung

쐽 DATEIVERSIONSVERLAUF oder

쐽 SICHERUNGSKOPIEN VON DATEIEN MIT DEM DATEIVERSIONSVERLAUF SPEICHERN.

Diese Sicherung ist an die Windows-Bibliotheken gekoppelt; Ihre zu sichernden

Ordner müssen einer Bibliothek zugeordnet sein, um sie in die Sicherung einzu-

beziehen. Damit nicht die kompletten Bibliotheken gesichert werden, lassen sich

Teile davon in einer Ausnahmeliste vermerken.

Versionsverwaltung mit Windows 10

Öffnen Sie via Startmenü die EINSTELLUNGEN, wählen Sie dort UPDATE UND WIE-

DERHERSTELLUNG und dann das Seitenregister SICHERUNG.

22.2 Datei öffnen

Sie öffnen Dateien mit (Strg)+(O) oder (Strg)+(F12) oder /DATEI | ÖFFNEN,

indem Sie in der daraufhin erscheinenden Dateiauswahl zum richtigen Ordner

navigieren und die Datei auswählen.

Seit Word 2013 gibt es einen Unterschied zwischen der Wirkung der beiden Tas-

tenkürzel:

(Strg)+(O) führt zum Backstage-Bereich ÖFFNEN,

(Strg)+(F12) öffnet direkt eine Dateiauswahl.

Seit Word 2010 ist das Öffnen einer Datei direkt aus dem Webspace unmittelbar

in den Ö

FFNEN-Dialog im Backstage-Bereich eingebunden. Benutzern früherer

Versionen bleibt der Umweg über einen Browser.

Hinweis

Die Windows-Sicherung arbeitet nach dem First-in-first-out-Prinzip, das heißt,

die ältesten gesicherten Daten werden verworfen, wenn Platz für die nächste

Sicherung benötigt wird.

Wichtig

Eine Datei zum Öffnen aus einem Explorer-Fenster in ein Word-Fenster zu zie-

hen, funktioniert nur, wenn in diesem Fenster keine Datei (auch kein leeres

Dokument) geöffnet ist. Da Word beim Start immer irgendetwas öffnen muss,

schließen Sie diesen Inhalt vor dem Drag&Drop mit

(Strg)+(W).

22.2

Datei öffnen

401

22.2.1 Erleichterungen beim wiederholten Öffnen

Word merkt sich die zuletzt geöffneten Dateien und bietet Ihnen diese

zur erneuten Öffnung an.

Wie viele Dateien in dieser Merkliste aufgeführt sind, bestimmen Sie mit

/D

ATEI | [WORD-]OPTIONEN | ERWEITERT | ANZEIGEN | DIESE ANZAHL ZULETZT

VERWENDETER

DOKUMENTE ANZEIGEN.

Word wartet seit Version 2010 mit einem zusätzlichen Feature für wieder zu öff-

nende Dateien auf:

In der Liste der zuletzt verwendeten Dateien öffnet ein Rechtsklick auf eine Datei

/ einen Ordner das Kontextmenü mit weiteren Funktionen.

Anheften bedeutet, dass die so markierte Datei immer in der Liste erhalten bleibt

und nicht beim Überlauf aus der Liste entfernt wird. So können Sie immer wieder

benötigte Vorlagen oder aktuell permanent zu bearbeitende Dokumente ständig in

der Liste vorrätig halten.

Denselben Effekt erreichen Sie mit einem Mausklick auf das Nadel-Symbol 

rechts vom Dateinamen, das für angeheftete Dateien die Form  bzw.  annimmt.

Ein Klick darauf wiederum hebt die Fixierung auf, wie auch A

US LISTE LÖSEN im

Kontextmenü.

Auf dieselbe Weise lassen sich auch die

gezeigten Ordner anheften.

 nach Klick auf ,

 in D

ATEI | ZULETZT VERWENDET

  in DATEI | ÖFFNEN

Vorsicht

Die Funktion AUS LISTE ENTFERNEN im Kontextmenü hebt nicht nur das Anhef-

ten auf, sondern entfernt die Datei oder den Ordner aus der Liste, löscht die

Datei aber nicht vom Speichermedium.

 in der rechten Spalte des Backstage-Bereichs Z

ULETZT VERWENDET

  im Bereich COMPUTER des ÖFFNEN-Backstage-Bereichs

Kapitel 22

Dokumente verwalten

402

Abb. 22.2: Anpinnen in der Taskleiste

22.2.2 Schreibschutz bei Mehrfach-Zugriff

An einem Dokument darf nur immer ein Nutzer arbeiten, um die Integrität des

Dokuments zu schützen. Deshalb wird eine in einem Netzwerk gespeicherte Datei

»schreibgeschützt« geöffnet, wenn bereits ein anderer Nutzer diese Datei geöffnet

hat.

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Sie können deshalb Ihre Änderungen nicht in der Originaldatei speichern;

die Meldung, dass die Datei bereits anderweitig geöffnet ist, bietet Möglichkeiten

zum weiteren Vorgehen an.

Abb. 22.3: Umgang mit einer bereits geöffneten Datei

Tipp

Ein Pendant zu dieser Pinnfunktion bietet die Windows-Taskleiste. Die mit an

der Taskleiste angehefteten Programmen zuletzt bearbeiteten Dateien werden

beim Rechtsklick auf das Icon angezeigt. Bewegen Sie den Mauszeiger über die

Liste, leuchtet neben der jeweiligen Datei ein Pinnnadel-Symbol auf, mit dessen

Anklicken Sie diese Datei dauerhaft im schnellen Zugriff behalten.

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Ausnahme im Online-Workflow (Kapitel 23)