Wissenschaftliche Arbeiten schreiben mit Microsoft Office Word 2016, 2013, 2010 und 2007

Kapitel 6

Formatvorlagen professionell

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Mit den OPTIONEN erhalten Sie Zugriff auf die Organisation der angezeigten For-

matvorlagen; so können Sie dort mit A

NZUZEIGENDE FORMATVORLAGEN AUSWÄH-

LEN: ALLE FORMATVORLAGEN einen Überblick über den Gesamtbestand der in

diesem Dokument verfügbaren Formatvorlagen gewinnen.

6.2 Formatvorlagen verwenden

Das Wissen um einige Spezialitäten der Anwendung von Formatvorlagen kann

Ihnen helfen, wenn Sie in kniffelige Situationen geraten.

Manuelle Änderungen von Teilen eines Textes bleiben beim Zuweisen einer neuen

Formatvorlage erhalten. Sie müssen sich also keine Sorgen machen, dass Hervorhe-

bungen im Text durch Ändern der Formatvorlage verschwinden könnten.

6.2.1 Zeichen- oder Absatzformat?

Beim Zuweisen einer Formatvorlage ohne vorherige Markierung gilt es eine

bedeutende Unterscheidung zu beachten, die nur im Aufgabenbereich F

ORMAT-

VORLAGEN deutlich wird:

쐽 Steht die Schreibmarke ohne Markierung in einem Wort, wird

쐽 das komplette Wort formatiert, sofern es sich um ein »Zeichenformat« handelt,

쐽 der komplette Absatz formatiert, sofern es sich um ein »Absatzformat« han-

delt.

쐽 Ist ein Teil eines Absatzes markiert, wird

쐽 die Markierung formatiert, sofern es sich um ein »Zeichenformat« handelt,

쐽 der komplette Absatz formatiert, sofern es sich um ein »Absatzformat« handelt.

Ob Zeichenformat oder Absatzformat, entscheidet eine Einstellung in der Format-

vorlage, die in der Liste hinter dem Namen der Formatvorlage angezeigt wird:

a = Zeichenformatvorlage

¶ = Absatzformatvorlage

Vorsicht!

Wenn Sie zweimal hintereinander derselben Markierung dieselbe Formatvorlage

zuweisen, betrachtet Word das als Aufforderung, auch die manuell zugewiese-

nen Abweichungen dem Stil der Formatvorlage anzupassen.

Ausnahme:

Dieser Effekt passiert jedoch nicht in der Formatvorlage »Standard«.

6.2

Formatvorlagen verwenden

123

Stehen beide Zeichen dahinter, handelt es sich um eine »verknüpfte« Formatvor-

lage, die

쐽 bei Markierung auf den markierten Text oder

쐽 ohne Markierung auf den kompletten Absatz angewandt wird.

Steht hinter dem Formatvorlagennamen keine Kennung, handelt es sich um eine

automatisch angelegte Formatvorlage für eine abweichende Formatierung, deren

Nutzen in Abschnitt 6.3.3 beschrieben wird.



Formatvorlagen-Aktualisierung

Die Option AUTOMATISCH AKTUALISIEREN im Dialog FORMATVORLAGE ÄNDERN

kann tückisch sein, wenn folgende Situation eintritt:

Sie markieren einen Teil eines Absatzes und weisen dieser Markierung eine

Absatz-Formatvorlage zu. Dann legt Word eine neue

verknüpfte Formatvorlage an

mit dem Namen der ursprünglichen Formatvorlage, ergänzt um »Zchn«.

Leider kommt Word selbst mit diesen Formatvorlagen nicht gut zurecht, was zu

Fehlformatierungen führen kann. Außerdem lassen sie sich entweder überhaupt

nicht löschen oder nehmen beim Löschen gleich die ursprüngliche Absatz-For-

matvorlage mit.

Mit Bordmitteln werden Sie diese Fehlerquellen nicht los, deshalb ist Prophylaxe

oberstes Gebot, indem Sie

쐽 die Option AUTOMATISCH AKTUALISIEREN immer ausgeschaltet lassen und

쐽 Absatz-Formatvorlagen ausschließlich ganzen Absätzen zuweisen.

6.2.2 Formatvorlagen auf handformatierte Texte anwenden

Bei zugelieferten Texten kann es passieren, dass diese komplett handformatiert

wurden, weil der Autor nicht mit Formatvorlagen gearbeitet hat. Wollen Sie solche

Texte in Ihr Dokument übernehmen, werden die im Quelldokument auf

Standard

formatierten (also belassenen) Passagen an die Formatvorlage Standard Ihres

Dokuments angepasst. Für die anders formatierten Texte müssen Sie aber nicht

mühsam jede einzelne Überschriftenzeile etc. nachformatieren.

Wichtig

Ist unten im Aufgabenbereich FORMATVORLAGEN die Option VERKNÜPFTE FOR-

MATVORLAGEN DEAKTIVIEREN eingeschaltet, werden verknüpfte Formatvorlagen

in jedem Fall als Absatzformat behandelt und unabhängig von der Markierung

auf den kompletten Absatz angewandt.

Kapitel 6

Formatvorlagen professionell

124

Bis Word 2010 rechtsklicken Sie einen solchen handformatierten Absatz und wäh-

len im Kontextmenü T

EXT MIT ÄHNLICHER FORMATIERUNG MARKIEREN.

Ab Word 2013 ist diese Funktion nicht mehr im Kontextmenü, sondern in

S

TART | MARKIEREN | TEXT MIT ÄHNLICHER FORMATIERUNG MARKIEREN

zu finden.

Damit werden alle ebenso formatierten Absätze markiert und lassen sich

durch

einen Klick

auf die Formatvorlagen-Schaltfläche wunschgemäß formatieren.

Wollen Sie in bestimmten Absätzen Handformatierungen lediglich auf das

Absatzformat zurücksetzen, markieren Sie den zu neutralisierenden Absatz und

drücken Sie

쐽 (Strg)+(Q), um Absatzformate wie Einrückungen, Rahmen etc.,

쐽 (Strg)+(Leertaste) oder (Strg)+(ª)+(Z), um Schriftattribute wie fett, kursiv,

unterstrichen etc.

zurückzunehmen. Damit werden alle manuellen Formatierungen gelöscht und

dem Text die Formatierung des Absatzes laut Formatvorlage aufgezwungen.

6.2.3 Einen Absatz mit mehreren Absatz-Formatvorlagen formatieren

Weitgehend unbekannt ist eine Funktion, mit der sich einem Absatz unterschied-

liche Absatz-Formatvorlagen zuweisen lassen. So ein Fall kann auftreten, wenn Sie

einen Teil eines Absatzes mithilfe einer anderen Absatz-Formatvorlage vom Rest

dieses Textes abheben wollen.

1. Setzen Sie die Schreibmarke an den Beginn des abzuhebenden Textes und

betätigen Sie

(¢).

2. Formatieren Sie die beiden Absätze mit unterschiedlichen Formatvorlagen.

3. Setzen Sie die Schreibmarke in den oberen Absatz und betätigen Sie

(Strg)+(Alt)+(¢).

Die beiden Absätze werden mit Schritt 3 wieder zu einem Absatz vereint. Bei ein-

geschalteter Steuerzeichenanzeige sehen Sie, dass die Absatzmarke ¶ eingerahmt

wurde: . Diese versteckte Absatzmarke trennt den Absatz logisch in zwei separat

formatierbare Absätze, aber nicht optisch.

Abb. 6.2: Zwei unabhängig formatierte Absätze, optisch zu einem zusammengefügt

Hinweis

Word fügt automatisch einen Leerschritt nach dem Formatvorlagentrennzeichen ein.