Wissenschaftliche Arbeiten schreiben mit Microsoft Office Word 2016, 2013, 2010 und 2007

Kapitel 6

Formatvorlagen professionell

134

6.4.2 Formatvorlagen wiederverwenden

Formatvorlagen können von einer in eine andere Datei kopiert werden. Dabei ist

es unerheblich, ob es sich um Dokumentdateien oder Vorlagendateien handelt.

Zwischen den Dateien und Dateitypen lassen sich Formatvorlagen im Aufgaben-

bereich F

ORMATVORLAGEN unten:  FORMATVORLAGEN VERWALTEN | IMPORTIE-

REN/EXPORTIEREN völlig freizügig austauschen.

In dem Fenster, das sich nun öffnet, lassen sich links und rechts Dokument- und

Vorlagendateien öffnen, zwischen denen sich die Formatvorlagen nach Belieben

hin und her kopieren lassen.

Versionsübergreifendes Recycling

Wie oben schon erwähnt, ist beim ersten Start von Word noch keine Nor-

mal.dotx/m vorhanden; erst mit dem ersten Schließen einer Word-Instanz legt

das Programm eine solche Vorlagendatei an. Findet Word beim ersten Start aller-

dings eine

Normal.dot, verwendet es diese und generiert aus deren Inhalt die Vor-

gaben für eine neue

Normal.dotx oder Normal.dotm.

Experten raten jedoch davon ab, Vorlagendateien des alten Typs

.dot einfach auf

diese Weise in die neuen Versionen zu übernehmen. Falls die alte Vorlagendatei

Einstellungen enthält, die mit der neuen Office-Technik seit 2007 nicht mehr

kompatibel sind, können diese Störungen verursachen.

Deshalb ist es sicherer, die alte

Normal.dot aus dem Vorlagenordner an eine

andere, unverdächtige Stelle zu verschieben. Word legt daraufhin eine

Nor-

mal.dotm an, die Sie dann nachträglich per

 F

ORMATVORLAGEN VERWALTEN | IMPORTIEREN/EXPORTIEREN oder

E

NTWICKLERTOOLS | DOKUMENTVORLAGE | ANFÜGEN bzw. ORGANISIEREN

mit den gewünschten Features aus der alten Normal.dot anreichern.

6.5 Formatfehler finden

Der Schmetterling, der ein Erdbeben auslösen kann, steckt häufig in fehlerhaften

Formatierungen in Word. Winzige Ursachen verursachen manchmal weitrei-

chende Fehler, deren Ursache man kaum in Formatabweichungen vermutet. Da

häufig Formatabweichungen durch Augenschein nicht leicht erkennbar sind,

besitzt Word einige einschlägige Analysefunktionen.

Haben Sie die Steuerzeichenanzeige  eingeschaltet, werden Sie feststellen, dass

neben allen Absätzen, die nicht mit der Formatvorlage

Standard formatiert sind,

am linken Rand kleine Quadrate  angezeigt werden. Das hilft schon, kleinere For-

matierungsfehler aufzuspüren. Eine Überschrift

ohne  kann nur falsch sein,

ebenso ein Textkörper

mit .

6.5

Formatfehler finden

135

Eine weitere Anzeige der Formatierung hat man von jeher gut versteckt: den For-

matvorlagenbereich

in der Entwurfs- und Gliederungsansicht. Sie finden die Einstel-

lung dafür in

/D

ATEI | [WORD-]OPTIONEN | ERWEITERT | Bereich Anzeigen: BREITE DES FORMAT-

VORLAGENBEREICHS IN ENTWURFS- UND GLIEDERUNGSANSICHTEN

Von Hause aus ist dieser Wert auf 0 gestellt. Geben Sie dort 2 bis 2,5 cm ein, dann

zeigt Ihnen Word in beiden Ansichten links neben dem Text zu jedem Absatz die

zugewiesene Formatvorlage an.

Abb. 6.7: Formatkontrolle im Formatvorlagenbereich der Entwurfsansicht (links) und der

Gliederungsansicht (rechts)

6.5.1 Formatierungen analysieren und vergleichen

Detailliertere Informationen über die Formatierung des Textes erhalten Sie, wenn

Sie

(ª)+(F1) drücken: Ein Aufgabenbereich zeigt Ihnen alle Einstellungen an der

aktuellen Position der Schreibmarke bzw. des markierten Textes.

Durch direkten Vergleich der Formatierung zweier identisch wirkender Absätze

werden hier Abweichungen sichtbar gemacht:

1. Markieren Sie den verdächtigen Bereich Ihres Textes.

2. Drücken Sie

(ª)+(F1).

3. Aktivieren Sie im Aufgabenbereich oben die Option M

IT ANDERER MARKIERUNG

VERGLEICHEN

.

4. Markieren Sie nun einen Textteil, der sich korrekt verhält.

Im Feld F

ORMATIERUNGSUNTERSCHIEDE werden Ihnen die Abweichungen aufge-

listet.

Mit der Schaltfläche  neben der Anzeige des zweiten Textes im Aufgabenbereich

erreichen Sie eine Auswahl, wie mit der Abweichung umgegangen werden soll.

Sie können aber auch durch Klicken auf die blauen Überschriften im Feld F

ORMA-

Kapitel 6

Formatvorlagen professionell

136

TIERUNGSUNTERSCHIEDE direkt die zuständigen Format-Dialoge aufrufen, um

damit den markierten Text umzuformatieren.

Abb. 6.8: Formatierungen vergleichen

6.5.2 Automatische Formatierungsüberwachung

Die Optionen FORMATIERUNG MITVERFOLGEN und INKONSISTENZEN BEI FORMATIE-

RUNGEN MARKIEREN in /DATEI | [WORD-]OPTIONEN | ERWEITERT | BEARBEITUNGS-

OPTIONEN sorgen dafür, dass Word sämtliche manuellen Abweichungen von der

zugewiesenen Formatvorlage blau unterkringelt. Ein Rechtsklick auf den markier-

ten Text zeigt Vorschläge zum Umgang mit der Abweichung an.

6.5.3 Der Formatinspektor

Am unteren Ende der Formatvorlagenliste finden Sie eine Schaltfläche , mit der

der Formatinspektor gestartet wird. Ein Fenster zeigt Ihnen, ob an der aktuellen

Position der Schreibmarke Abweichungen gegenüber der Standard-Formatvorlage

festgestellt wurden.

Mit den Schaltflächen  daneben lassen sich die Abweichungen einzeln oder mit

A

LLE LÖSCHEN komplett wieder auf Standard zurücksetzen.

Vor dem Betätigen von A

LLE LÖSCHEN sollten Sie den Absatz markieren, damit

auch alle Formatierungen zurückgesetzt werden. Anderenfalls nimmt Word

Schriftformatierungen nur an der aktuellen Schreibmarkenposition zurück.

6.5

Formatfehler finden

137

Ein Klick auf die zweite Schaltfläche am unteren Rand  leitet das Anlegen einer

neuen Formatvorlage anhand dieser Abweichung wie in Abschnitt 6.3.3 ein.

Abb. 6.9: Der Formatinspektor hat Abweichungen gefunden.

Weitere Bearbeitungsmöglichkeiten bieten die Kontextmenüs zu den jeweils obe-

ren Anzeigen der beiden Blöcke. Abhängig von den gefundenen Fehlern fallen sie

unterschiedlich aus (Abbildung 6.9 rechts).

Mit der Schaltfläche  in diesem Info-Fenster gelangen Sie zum in Abschnitt

6.5.2 beschriebenen Formatierungsvergleich.