Kapitel 6
Formatvorlagen professionell
134
6.4.2 Formatvorlagen wiederverwenden
Formatvorlagen können von einer in eine andere Datei kopiert werden. Dabei ist
es unerheblich, ob es sich um Dokumentdateien oder Vorlagendateien handelt.
Zwischen den Dateien und Dateitypen lassen sich Formatvorlagen im Aufgaben-
bereich F
ORMATVORLAGEN unten: FORMATVORLAGEN VERWALTEN | IMPORTIE-
REN/EXPORTIEREN völlig freizügig austauschen.
In dem Fenster, das sich nun öffnet, lassen sich links und rechts Dokument- und
Vorlagendateien öffnen, zwischen denen sich die Formatvorlagen nach Belieben
hin und her kopieren lassen.
Versionsübergreifendes Recycling
Wie oben schon erwähnt, ist beim ersten Start von Word noch keine Nor-
mal.dotx/m vorhanden; erst mit dem ersten Schließen einer Word-Instanz legt
das Programm eine solche Vorlagendatei an. Findet Word beim ersten Start aller-
dings eine
Normal.dot, verwendet es diese und generiert aus deren Inhalt die Vor-
gaben für eine neue
Normal.dotx oder Normal.dotm.
Experten raten jedoch davon ab, Vorlagendateien des alten Typs
.dot einfach auf
diese Weise in die neuen Versionen zu übernehmen. Falls die alte Vorlagendatei
Einstellungen enthält, die mit der neuen Office-Technik seit 2007 nicht mehr
kompatibel sind, können diese Störungen verursachen.
Deshalb ist es sicherer, die alte
Normal.dot aus dem Vorlagenordner an eine
andere, unverdächtige Stelle zu verschieben. Word legt daraufhin eine
Nor-
mal.dotm an, die Sie dann nachträglich per
F
ORMATVORLAGEN VERWALTEN | IMPORTIEREN/EXPORTIEREN oder
E
NTWICKLERTOOLS | DOKUMENTVORLAGE | ANFÜGEN bzw. ORGANISIEREN
mit den gewünschten Features aus der alten Normal.dot anreichern.
6.5 Formatfehler finden
Der Schmetterling, der ein Erdbeben auslösen kann, steckt häufig in fehlerhaften
Formatierungen in Word. Winzige Ursachen verursachen manchmal weitrei-
chende Fehler, deren Ursache man kaum in Formatabweichungen vermutet. Da
häufig Formatabweichungen durch Augenschein nicht leicht erkennbar sind,
besitzt Word einige einschlägige Analysefunktionen.
Haben Sie die Steuerzeichenanzeige eingeschaltet, werden Sie feststellen, dass
neben allen Absätzen, die nicht mit der Formatvorlage
Standard formatiert sind,
am linken Rand kleine Quadrate angezeigt werden. Das hilft schon, kleinere For-
matierungsfehler aufzuspüren. Eine Überschrift
ohne kann nur falsch sein,
ebenso ein Textkörper
mit .
6.5
Formatfehler finden
135
Eine weitere Anzeige der Formatierung hat man von jeher gut versteckt: den For-
matvorlagenbereich
in der Entwurfs- und Gliederungsansicht. Sie finden die Einstel-
lung dafür in
/D
ATEI | [WORD-]OPTIONEN | ERWEITERT | Bereich Anzeigen: BREITE DES FORMAT-
VORLAGENBEREICHS IN ENTWURFS- UND GLIEDERUNGSANSICHTEN
Von Hause aus ist dieser Wert auf 0 gestellt. Geben Sie dort 2 bis 2,5 cm ein, dann
zeigt Ihnen Word in beiden Ansichten links neben dem Text zu jedem Absatz die
zugewiesene Formatvorlage an.
Abb. 6.7: Formatkontrolle im Formatvorlagenbereich der Entwurfsansicht (links) und der
Gliederungsansicht (rechts)
6.5.1 Formatierungen analysieren und vergleichen
Detailliertere Informationen über die Formatierung des Textes erhalten Sie, wenn
Sie
(ª)+(F1) drücken: Ein Aufgabenbereich zeigt Ihnen alle Einstellungen an der
aktuellen Position der Schreibmarke bzw. des markierten Textes.
Durch direkten Vergleich der Formatierung zweier identisch wirkender Absätze
werden hier Abweichungen sichtbar gemacht:
1. Markieren Sie den verdächtigen Bereich Ihres Textes.
2. Drücken Sie
(ª)+(F1).
3. Aktivieren Sie im Aufgabenbereich oben die Option M
IT ANDERER MARKIERUNG
VERGLEICHEN
.
4. Markieren Sie nun einen Textteil, der sich korrekt verhält.
Im Feld F
ORMATIERUNGSUNTERSCHIEDE werden Ihnen die Abweichungen aufge-
listet.
Mit der Schaltfläche neben der Anzeige des zweiten Textes im Aufgabenbereich
erreichen Sie eine Auswahl, wie mit der Abweichung umgegangen werden soll.
Sie können aber auch durch Klicken auf die blauen Überschriften im Feld F
ORMA-
Kapitel 6
Formatvorlagen professionell
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TIERUNGSUNTERSCHIEDE direkt die zuständigen Format-Dialoge aufrufen, um
damit den markierten Text umzuformatieren.
Abb. 6.8: Formatierungen vergleichen
6.5.2 Automatische Formatierungsüberwachung
Die Optionen FORMATIERUNG MITVERFOLGEN und INKONSISTENZEN BEI FORMATIE-
RUNGEN MARKIEREN in /DATEI | [WORD-]OPTIONEN | ERWEITERT | BEARBEITUNGS-
OPTIONEN sorgen dafür, dass Word sämtliche manuellen Abweichungen von der
zugewiesenen Formatvorlage blau unterkringelt. Ein Rechtsklick auf den markier-
ten Text zeigt Vorschläge zum Umgang mit der Abweichung an.
6.5.3 Der Formatinspektor
Am unteren Ende der Formatvorlagenliste finden Sie eine Schaltfläche , mit der
der Formatinspektor gestartet wird. Ein Fenster zeigt Ihnen, ob an der aktuellen
Position der Schreibmarke Abweichungen gegenüber der Standard-Formatvorlage
festgestellt wurden.
Mit den Schaltflächen daneben lassen sich die Abweichungen einzeln oder mit
A
LLE LÖSCHEN komplett wieder auf Standard zurücksetzen.
Vor dem Betätigen von A
LLE LÖSCHEN sollten Sie den Absatz markieren, damit
auch alle Formatierungen zurückgesetzt werden. Anderenfalls nimmt Word
Schriftformatierungen nur an der aktuellen Schreibmarkenposition zurück.
6.5
Formatfehler finden
137
Ein Klick auf die zweite Schaltfläche am unteren Rand leitet das Anlegen einer
neuen Formatvorlage anhand dieser Abweichung wie in Abschnitt 6.3.3 ein.
Abb. 6.9: Der Formatinspektor hat Abweichungen gefunden.
Weitere Bearbeitungsmöglichkeiten bieten die Kontextmenüs zu den jeweils obe-
ren Anzeigen der beiden Blöcke. Abhängig von den gefundenen Fehlern fallen sie
unterschiedlich aus (Abbildung 6.9 rechts).
Mit der Schaltfche in diesem Info-Fenster gelangen Sie zum in Abschnitt
6.5.2 beschriebenen Formatierungsvergleich.

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