Wissenschaftliche Arbeiten schreiben mit Microsoft Office Word 2016, 2013, 2010 und 2007

Kapitel 10

Text importieren und anpassen

200

10.1 Text von Dokument zu Dokument

Texte aus anderen Quellen lassen sich am leichtesten über die Zwischenablage impor-

tieren.

Dazu markieren Sie den Text im abgebenden Dokument und kopieren ihn in die

Zwischenablage mit

(Strg)+(C) oder START | KOPIEREN.

Anschließend wechseln Sie zum empfangenden Dokument, setzen dort die Schreib-

marke an die Zielposition und fügen den Text ein mit

(Strg)+(V) oder START | EINFÜGEN.

Alternativ können Sie auch mit mehreren mit A

NSICHT | NEBENEINANDER ANZEI-

GEN geöffneten Fenstern arbeiten und markierten Text per Drag&Drop von einem

Fenster ins andere transferieren.

67

10.1.1 Einfügeoptionen

Am Ende des eingefügten Textes erscheint die Einfügeoptionen-Schaltfläche

, die Ihnen nach Anklicken mehrere Anpassungsangebote unterbreitet. Die

Auswahl variiert je nach Art des Textes, der sich in der Zwischenablage befindet.

Sofern kein reiner, unformatierter Text in der Zwischenablage steht, prüft Word,

welche Einfügeoptionen dafür infrage kommen, und bietet nur diese an.

68

Während in Word 2007 die Einfügeoptionen noch verbal beschrieben werden, gibt

es seit Word 2010 symbolische Darstellungen, zu denen Erläuterungen als Quick-

Info erscheinen, sobald der Mauszeiger das Symbol berührt.

Hinweis

Drag&Drop funktioniert nicht mit kompletten Dateien aus dem Explorer ins

Word-Fenster. Dabei fügen Sie eine Kopie der Datei als Objekt, das sich per Dop-

pelklick öffnen lässt, aber nicht als Text im Text auftritt.

Um mit Drag&Drop Word-Dateien zum Öffnen einzufügen, muss das Word-

Fenster leer sein; »leer« bedeutet, dass auch kein leeres Dokument geöffnet sein

darf, das virtuelle »leere Blatt« ist bereits Fensterinhalt.

67

67

Mit (Strg)+(W) räumen Sie ein Office-Fenster leer.

68

Diese Prüffunktion kann durch Add-Ins gestört werden. Häufige Ursache ist ein Skype-Plug-In

für den Internet Explorer. Schalten Sie den IE ab, dann sollte die Störung behoben sein.

 

 (& QuickInfo) Wirkung

Nur den Text über-

nehmen

Der Text wird total an die Formatierung an der

Einfügeposition angepasst.

Ursprüngliche For-

matierung beibehal-

ten

Der Text wird mit allen Formatierungen (auch

Absatz) übernommen und nicht dem Format des

empfangenden Textes angepasst.

Tabelle 10.1: Einfügeoptionen

10.1

Text von Dokument zu Dokument

201

Sie können in /DATEI | [WORD-]OPTIONEN | ERWEITERT | AUSSCHNEIDEN, KOPIE-

REN UND EINFÜGEN eine Standardeinstellung vorgeben, mit der Text abhängig von

der Quelle eingefügt wird; die nachträgliche Auswahl über die Einfügeoptionen

bleibt Ihnen dennoch erhalten.

Abb. 10.3: Vorgaben der Einfügeformate

Zusätzlich gibt es noch die Option INTELLIGENTES AUSSCHNEIDEN UND EINFÜGEN,

die sich mit dem zugehörigen E

INSTELLUNGEN-Dialog feinjustieren lässt. Diese

sind zum Teil so schlecht verbalisiert, dass sich ihr wirklicher Nutzen kaum

erschließt.

An Zielformat anpas-

sen / Formatierung

zusammenführen

Der Text wird an die Schriftart und Absatzforma-

tierung des empfangenden Absatzes angepasst,

einzelne Wort- und Zeichenformatierungen blei-

ben erhalten.

Zieldesign verwen-

den

Manuelle Formatierungen des Quelltextes werden

übernommen, Standardformatierungen an die

Formatvorlage des Ziels angepasst.

Formatvorlage des

Ziels verwenden /

Zielformatvorlagen

verwenden

Liste fortführen Liste aus der Zwischenablage wird in/an die am

Ziel bestehende Nummerierung angepasst.

Als neue Liste einfü-

gen

Liste aus der Zwischenablage unterbricht eine am

Ziel bestehende Liste mit eigener Nummerierung.

Hinweis

Weitere Einstellungen zum INTELLIGENTEN AUSSCHNEIDEN UND EINFÜGEN sind

bei den jeweils einschlägigen Themen erläutert.

 

 (& QuickInfo) Wirkung

Tabelle 10.1: Einfügeoptionen (Forts.)

Kapitel 10

Text importieren und anpassen

202

Aus der Trickkiste: Überflüssige Absatzmarken und Leerzeichen beim Importieren ent-

fernen

Leider sind Quellen, aus denen wir in wissenschaftlichen Arbeiten und Berichten

zitieren, häufig mit Absatzmarken ¶ oder festen Zeilenumbrüchen  an jedem

Zeilenende umbrochen, und oft genug sind auch Leerzeilen (= Leerabsätze)

anstelle von Absatzabständen zur Gliederung enthalten. Gerade bei Texten aus

dem Internet, die via Zwischenablage eingefügt wurden, finden sich oft Mengen

unnützer Absatzmarken, ebenso »Textzurichtungen« mittels Leerzeichen.

Die zum Korrigieren hilfreichen Funktionen sind leider recht unglücklich formu-

liert und in den E

INSTELLUNGEN zu /DATEI | [WORD-]OPTIONEN | ERWEITERT |

A

USSCHNEIDEN, KOPIEREN UND EINFÜGEN versteckt:

Satz- und Wortabstand automatisch anpassen

sorgt für das Löschen überflüssiger und Einfügen erforderlicher Leerzeichen beim

Einfügen von Text.

Absatzabstand beim Einfügen anpassen

übernimmt den Absatzabstand des umgebenden Textes beim Einfügen und ent-

fernt leere Absatzmarken.

10.1.2 Inhalte einfügen

Ein Weg mit mehr Auswahlmöglichkeiten beim Einfügen führt über

S

TART | EINFÜGEN (unten) | INHALTE EINFÜGEN oder (Strg)+(Alt)+(V).

Hier finden Sie in einer Auswahlliste folgende Einfügevarianten:

Microsoft-Word-97-2003-Dokument-Objekt: Fügt ein Textfeld mit dem Inhalt der

Zwischenablage ein.

Formatierten Text (RTF) und HTML-Format: Der Text wird an die Schriftart und

Absatzformatierung des empfangenden Absatzes angepasst, einzelne Wort- und

Zeichenformatierungen bleiben erhalten.

Unformatierten Text: Der Text wird total an die Formatierung an der Einfügeposi-

tion angepasst.

Unformatierten Unicode-Text: Der Text wird unter Beibehaltung der Zeichen des

erweiterten Unicode-Zeichensatzes total an die Formatierung an der Einfügeposi-

tion angepasst.

Hinweis

Haben Sie durch nicht angepasstes Einfügen diesen überflüssigen Ballast bereits

im Text, lässt er sich nachträglich mit den in Abschnitt 10.2.1 beschriebenen

Workarounds beseitigen.