速効メソッド ITエンジニアのためのビジネス文書作成術

■ 読みやすさに関するチェックリスト

□適切な位置で改行している

□

多くの文が連なる長い文章の場合は、大きな内容の切れ目で空行を

入れ、ブロック化している

□

箇条書きを適度に使って整理している

また、図や表も活用し、文書全体を読み手の視覚にも配慮して読みやすく

する工夫も取り入れたいです。図や表については第3 章で解説しています。

自分専用のチェックリストを作っておく

自分の文章の見直し用に、この節の解説を参考にしてオリジナルの

チェックリストを作っておくとよい。何回か文章をチェックして、意

識せずとも正しく処理できるようになってきた項目は省き、意識しな

いと正しく処理できないままの項目は残しておこう。改善点が明確に

なり、文章力向上に効果がある。

時 短 テクニック

TECHNIQUE

改善例

■障害内容

現象：従業員検索を実行すると、「システムエラー」と画面に表示され

ます。

経緯：2021年8月27日13:15に、従業員検索ができない、とメール

で連絡をいただきました。同日、障害原因を調査しました。

原因：ログを格納するディスク容量が不足し、新たな検索結果のログが

保存できない状況になっていました。これにより「システムエラー」と

表示されていたことが判明しました。

同音異義語を修正

日時を明確に提示

現象、経緯、原因に整理し、それぞれで新たに行を起こして読みやすくした

想定した読み手に合わせて説明を簡潔にした

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COLUMN

ITビジネス分野では、市場や開発拠点がグローバルに広がり、英文

のメールや資料を作成する機会が増えてきました。現在では、人工知 ...