Crear soluciones con Microsoft Power Platform

Capítulo 1. Innovación rápida con la Plataforma Power

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Una vez resolví un problema crítico de un proceso empresarial trabajando toda la noche con la Plataforma Power. Trabajaba para una empresa que disponía de uno o varios productos comerciales con capacidad para captar las habilidades de sus empleados, pero esos productos no satisfacían las necesidades específicas de la empresa y tenían limitaciones que la empresa no podía superar. Con los años, la organización había perdido la pista de las habilidades únicas de los empleados, y gastaba tiempo, dinero y esfuerzo en buscar candidatos que pudieran cubrir las necesidades de nichos de clientes, sin saber que disponía de esas habilidades internamente. La empresa siguió adelante sin encontrar ni construir una solución para resolver el problema hasta que un cliente potencial pidió información muy específica sobre la experiencia del equipo y la organización no pudo proporcionársela fácilmente. Fue ese momento el que desencadenaría un cambio, y fue entonces cuando empecé a trabajar en una solución utilizando la Plataforma Power.

El cliente potencial hizo a la empresa varias preguntas que deberían haber sido fáciles de responder. ¿Cuántos de tus empleados tienen experiencia con el framework JavaScript que estamos utilizando? ¿Cuál es la mezcla de senior y junior? ¿Cuántos años de experiencia tienen? En ese momento, los miembros del equipo de ventas que estaban trabajando para conseguir ese negocio empezaron a revolverse. Se pusieron en contacto con recursos humanos, directores y personal que conocían con esa habilidad o una habilidad relacionada. Movilizaron a todas esas personas para que les ayudaran a buscar esas respuestas, sabiendo al mismo tiempo que no iban a obtener cifras exactas.

Al menos una docena de personas se vieron envueltas en esta búsqueda desesperada, y finalmente reunieron suficiente información. Pero si damos un paso atrás y pensamos en lo que eso significó para el negocio, verás varios problemas con lo que ocurrió:

• Demostró una falta de comprensión de su propio equipo.
• Casi le cuesta a ese negocio un nuevo cliente y muchos ingresos.
• Apartó a la gente de otras tareas de gran valor.
• Le costó a la empresa miles de dólares, si lo miras en términos de salarios por hora o tarifas de facturación por hora.

Tras este incidente, la empresa estaba preocupada, como es natural, por si volvía a ocurrir una situación similar. En una reunión en la que participaron directivos y varios líderes empresariales clave, les propuse que aprovecharan las herramientas que ya tenían y construyeran una solución para hacer un seguimiento de las habilidades de los empleados. El equipo estuvo de acuerdo, y me puse a construir esta solución de seguimiento de habilidades. Le dediqué entre 8 y 12 horas utilizando Power Apps y, al final, la empresa tenía un prototipo de aplicación que permitiría a los empleados:

• Selecciona una habilidad de un desplegable que recupera información de una lista de SharePoint
• Introduce el número de años de experiencia que tenía con esa habilidad concreta
• Introducir su nivel de competencia, es decir, si se sentían principiantes, intermedios o expertos en esa habilidad.
• Introduce las notas que quieras incluir sobre esa habilidad

La empresa puso en marcha inmediatamente un piloto. Se recogieron las opiniones del personal, se hicieron algunos ajustes menores en la interfaz de usuario, se identificaron y corrigieron algunos errores y, con el tiempo, hicimos nuevas mejoras y evolucionamos la solución. Los procesos empresariales también cambiaron. Se ordenó a los empleados que actualizaran sus habilidades en la aplicación cada vez que terminaran un proyecto, suponiendo que podían haber adquirido una nueva habilidad que había que tener en cuenta. Como la aplicación seguía resolviendo con éxito la necesidad, cada vez se invitó a más gente a utilizarla, y finalmente todo el personal técnico estaba haciendo un seguimiento de sus habilidades.

Cuando hice la recomendación de utilizar Power Apps, también recomendé que la empresa iniciara un proyecto independiente utilizando Power BI para ayudarles a elaborar informes sobre esa información. Entonces movilizaron a su equipo de inteligencia empresarial y crearon informes y cuadros de mando en los que los ejecutivos y el equipo de contratación podían ver dónde les faltaban habilidades en función de las próximas necesidades de los clientes, dónde necesitaban formación, dónde podían aprovechar habilidades similares e incluso cuándo salían los empleados de los proyectos, todo ello para ayudarles a planificar si podían dotar de personal a un miembro del equipo o debían iniciar una búsqueda de contratación.

Si se tratara de un proyecto tradicional -aprovechando tecnologías web modernas como Angular o React para el front-end, un back-end SQL, una capa de informes, Azure Functions, pruebas unitarias, revisiones de código, etc.-, la composición del equipo probablemente habría sido de dos desarrolladores (al menos uno de ellos de alto nivel), un gestor de proyectos, un ingeniero de bases de datos y, potencialmente, un desarrollador UI/UX, un ingeniero de control de calidad (QA) y un analista empresarial. Ese proyecto probablemente habría durado entre cuatro y ocho semanas, y si se hubiera contratado a un equipo de personas para construir esa solución, habría costado decenas de miles de dólares por semana en EE.UU., frente al día y medio laborable que me llevó construir un prototipo.

Quizá estés pensando: "Bueno, probablemente tengas mucha experiencia con la Plataforma Power y construyas este tipo de soluciones todo el tiempo". Puedo decirte que, aunque hoy en día trabajo bastante con estas herramientas y a menudo realizo proyectos, presentaciones y demostraciones con estos productos, en aquel momento sólo había hecho mis pinitos con ellos. Tenía tal vez dos soluciones Power Apps en mi haber y un puñado de soluciones Power Automate -antes de que se llamara Power Automate-, así que no diría ni mucho menos que era un experto en estas herramientas por aquel entonces.

Este ejemplo del mundo real debería ilustrar el poder de la Plataforma de Poder, ¡y sólo he mencionado dos de las aplicaciones hasta ahora! Antes de sumergirnos en los detalles de las aplicaciones que forman la Plataforma de Energía, demos un paso atrás y veamos un poco más de cerca qué es y para quién está pensada.

El auge de las soluciones Low-Code/No-Code

En los últimos años, hemos asistido a un cambio significativo en la forma de crear soluciones empresariales. En un esfuerzo de por mantenerse al día con la velocidad de los negocios y la necesidad de que la tecnología ayude a resolver los problemas cotidianos, las empresas han optado por crear soluciones que satisfagan sus necesidades utilizando productos que permiten crear aplicaciones, procesos empresariales automatizados y otros tipos de soluciones sin necesidad de ser un desarrollador profesional ni saber escribir código. Estas herramientas suelen denominarse tecnologías de bajo código/sin código. Microsoft 365 proporciona una colección de aplicaciones que entran en esta categoría de bajocódigo/sin código, y las principales son Power Apps, Power Automate, Power BI, Power Virtual Agents y Power Pages. A lo largo de este libro, repasaré en detalle lo que hace cada una de ellas y presentaré otras aplicaciones de la Plataforma Power que están a tu disposición.

¿Qué es la Plataforma Avanzada? La Plataforma de Energía es una colección de aplicaciones diseñadas para permitirte crear rápidamente soluciones empresariales integrales. La Figura 1-1 muestra los iconos de cinco de las apps de la Plataforma de Energía que más se utilizan.

Figura 1-1. La plataforma de energía

Puede que te preguntes por qué una empresa recurriría a este tipo de soluciones en lugar de simplemente contratar o confiar en el desarrollo tradicional. Aunque hay muchas razones, el ahorro de costes y la rapidez ocupan los primeros puestos de la lista. Un proyecto de desarrollo de software tradicional suele requerir un equipo de personas para planificar, construir, probar e implementar una solución. Un proyecto puede tener uno o más desarrolladores frontend y backend, gestores de proyectos, analistas empresariales y administradores de bases de datos. Los proyectos también pueden incluir diseñadores de UI/UX, probadores de control de calidad y, posiblemente, un equipo de DevOps para ayudar a crear procesos de implementación automatizados diseñados para llevar a cabo las implementaciones de desarrollo, control de calidad y producción. El equipo de personas involucradas por sí solo puede ser costoso, y cuando tienes en cuenta cosas como el almacenamiento, los servicios en la nube y los recursos, los costes realmente empiezan a sumar.

La velocidad también influye en el coste de crear soluciones. La Plataforma Power te ofrece la posibilidad de crear soluciones en una fracción del tiempo que se tarda en construirlas con los métodos de desarrollo tradicionales. Empecé este libro describiendo una situación en la que creé una aplicación en una sola noche -aunque, por cierto, ¡no estoy promoviendo la privación del sueño! Esa solución podría haber tardado unos días en construirse como prototipo utilizando métodos de desarrollo tradicionales. El ahorro de tiempo viene de poder arrastrar y soltar controles en un lienzo y configurar propiedades sin entender código ni HTML, ni saber cómo estructurar adecuadamente ese código, ni saber cómo crear lógica de negocio compleja con código.

Una vez que tienes en cuenta todos esos costes, muchas veces los proyectos más pequeños se dejan de lado porque el coste y el esfuerzo parecen demasiado elevados para el trabajo solicitado. Las empresas se construyen sobre sistemas y procesos repetibles que experimentan una mejora continua a medida que crecen. Tomemos el ejemplo de una pequeña empresa que empieza con procesos sencillos como rellenar manualmente las facturas y enviar un correo electrónico para solicitar una aprobación antes de enviar una factura. A medida que la empresa crece y aumenta el número de facturas y aprobaciones, aumenta la posibilidad de que se produzcan errores. Los errores pueden ser cosas como añadir un importe incorrecto a la factura. Tal vez la empresa añada reglas que digan que si la factura alcanza un determinado importe en dólares, se necesitan aprobaciones adicionales. Este tipo de errores puede dañar los ingresos y la reputación de una empresa.

Veamos otro ejemplo de proceso empresarial típico: el proceso de incorporación de un empleado. Cuando se contrata a una persona, quieres que esté lista para empezar el primer día, y una mala experiencia de incorporación podría ser problemática en más de un sentido. ¿Qué cosas suelen ocurrir para preparar a un nuevo empleado? Sin ningún orden en particular, éstas son algunas de las cosas que ocurren:

• Los informáticos tienen que crear una cuenta de usuario y configurar su correo electrónico.
• Hay que pedir equipos, como un portátil, una base de conexión, monitores y posiblemente un teléfono.
• Hay que pedir una tarjeta de empleado si el contratado tiene que entrar en un edificio seguro.
• Hay que configurar el acceso a aplicaciones como el sistema de control horario de la empresa.
• Hay que informar al equipo de que se va a incorporar un nuevo miembro.
• RRHH tiene que enviar información sobre prestaciones, como instrucciones para crear una cuenta de jubilación y prestaciones sanitarias.
• Puede que haya que programar la orientación de los empleados con más de un nuevo empleado y la persona o personas que vayan a dirigir esas sesiones.
• Algunas organizaciones asignan un "compañero" que será la persona a la que el recién contratado recurrirá para obtener información sobre la empresa.
• Puede ser necesario programar la formación.
• Puede ser necesario programar almuerzos de bienvenida.

Una organización pequeña puede optar por gestionar gran parte de esto manualmente. Una vez que el responsable de contratación comunica a recursos humanos su intención de contratar a alguien, RRHH puede revisar su lista de comprobación e iniciar el proceso de avisar a su personal para que empiece a organizar las tareas de incorporación mencionadas anteriormente. En una organización pequeña, puede ser bastante fácil pedir al equipo de adquisiciones o al de TI que revisen sus respectivas listas de comprobación. Los correos electrónicos empiezan a volar, y puede que las tareas se hagan, pero sigues corriendo el riesgo de pasar algo por alto. Una información clave no se comparte, o alguien se olvida de pedir un portátil, o, lo peor de todo, ¡alguien se olvida de programar la comida del primer día!

Estas desafortunadas situaciones pueden tener consecuencias. Olvidar cualquiera de los pasos clave del proceso de incorporación podría provocar una pérdida de productividad y dañar la reputación de la empresa. No sé tú, pero si empiezo un nuevo trabajo en persona, ¡buscaré ese almuerzo! Bromas aparte, se trata de un proceso empresarial habitual, y la programación de un almuerzo suele ser manual. Las empresas que necesitan priorizar sus proyectos suelen pasar por alto las tareas rutinarias. Si un proyecto requiere que un equipo desarrolle una solución o se contrata a una empresa de consultoría para crear algo, el dinero queda inmovilizado y algo como una solución de incorporación, en la que cabría suponer que cada paso está bien documentado y todo el mundo conoce su papel, puede no estar ni cerca del primer puesto de la lista.

Con la Plataforma Power, puedes crear soluciones de bajo código/sin código, como una aplicación de seguimiento de habilidades o un proceso de incorporación de empleados. No necesitas necesariamente un equipo de personas para crear soluciones que optimicen este proceso. De hecho, puedes ir ampliando estas soluciones y resolver tus problemas sobre la marcha, del mismo modo que tu empresa fue perfeccionando su proceso de incorporación a medida que pasaban los años. Por ejemplo, con la Power Platform, puedes empezar con un flujo de trabajo que automatice el envío de esos correos electrónicos antes manuales a las personas clave, informándoles de sus tareas de RRHH cuando se cargue una información clave en SharePoint. A continuación, puedes crear una aplicación que recopile información relevante sobre el nuevo empleado, como el equipo que hay que pedir para él. Más adelante, puedes decidir capturar las habilidades clave de ese empleado y crear un informe que te ayude a comprender dónde están los puntos fuertes de tu empresa y dónde puedes tener carencias.

La Plataforma Gestionada te proporciona las herramientas que necesitas para crear formularios personalizados y procesos automatizados rápidamente, de modo que puedas crear soluciones que aborden un problema y mejorarlo gradualmente a medida que crece tu negocio. Nos sumergiremos en estas aplicaciones y en los tipos de soluciones que puedes crear con ellas a medida que avancemos en este libro. Mi esperanza es que veas las ventajas de estas herramientas, te inspires para crear tus propias soluciones y te des cuenta de que no tienes por qué dejar de lado posibles proyectos por limitaciones presupuestarias. En la siguiente sección, examinaremos más detenidamente cinco de las principales aplicaciones que componen la Plataforma Power.

Las principales herramientas de la Plataforma Power

Si te ves en la necesidad de tomar decisiones críticas en sobre en qué proyectos invertir y cuáles poner en la lista de pendientes, si necesitas una solución pero los productos disponibles en el mercado pueden no satisfacer tus necesidades únicas, si tienes una necesidad que puede construirse gradualmente, o si tienes lagunas en tu negocio que deben abordarse rápidamente, la Plataforma Power puede ser tu solución.

En este punto, he destacado algunos escenarios del mundo real, incluida una experiencia personal con la Plataforma Power en la que la utilicé para resolver rápidamente una importante necesidad organizativa. En el Capítulo 2, veremos más de cerca las principales herramientas (Power Apps, Power Automate, Power BI, Power Virtual Agents, Power Pages), así como varios servicios y funciones adicionales. También presentaré las formas en que puedes incorporar fácilmente la IA a tus soluciones.

Configuración antes de empezar

Antes de empezar a crear soluciones, necesitarás tener acceso a Power Apps. Si tienes acceso a Power Apps, tal vez a través de un tenant de Microsoft 365 en el trabajo o de un tenant de desarrollador que ya tengas, entonces puedes saltarte esta sección. Si no tienes un lugar donde puedas trastear, no te preocupes, Microsoft te permite crear tu propio inquilino de desarrollo de forma gratuita. Probablemente debería mencionar que si estás utilizando un inquilino de trabajo, es posible que quieras consultar con tu departamento de TI para asegurarte de que no hay ninguna política empresarial que pueda ser un problema, y también querrás asegurarte de que cualquier solución que construyas esté utilizando primero datos de prueba. No querrás crear accidentalmente una aplicación que sobrescriba datos empresariales importantes.

Microsoft tiene un Programa para Desarrolladores de Microsoft 365(Figura 1-2) que te permite crear tu propio inquilino de desarrollo. En el momento de escribir esto, el inquilino tiene una caducidad de 90 días, pero mientras estés utilizando el inquilino e implementando soluciones en él, se te permitirá seguir utilizándolo. Viene con 25 licencias de usuario E5, contenido de muestra y acceso a casi todo lo que necesitarás no sólo para crear soluciones de Power Platform, sino también para comprender lo que Microsoft 365 puede ofrecerte.

Figura 1-2. Unirse al Programa para Desarrolladores de Microsoft 365

Cuando pulses el botón "Únete ahora", accederás a una página de perfil en la que se te pedirá información básica, como tu dirección de correo electrónico, país y otros datos. A continuación, podrás elegir entre un sandbox instantáneo o un sandbox configurable(Figura 1-3).

Figura 1-3. Suscripción a Microsoft 365 para desarrolladores

El sandbox instantáneo creará un tenant que está preconfigurado y contiene contenido de muestra. La ventaja del sandbox instantáneo es que estarás listo para empezar desde el principio, pero no podrás especificar tu nombre de dominio, lo que significa que tu tenant se llamará así por ti (obtendrás un nombre alfanumérico aleatorio). El sandbox configurable te permitirá proporcionar un nombre de dominio, pero puede que tengas que esperar hasta dos días para tener todo tu contenido, y tendrás que añadir manualmente las muestras.

Una vez que pulses Siguiente en esta pantalla, estarás listo para acceder a tu tenant personal. Recibirás un correo electrónico en el que se describe lo que incluye el inquilino seleccionado, así como algunos enlaces para obtener formación adicional. En este momento, puedes iniciar sesión en tu inquilino accediendo al portal de Office 365 e introduciendo la nueva cuenta y contraseña de administrador que recibiste durante la configuración del inquilino.

¡Enhorabuena! Ahora tienes un inquilino, y si haces clic en el icono del lanzador de aplicaciones de la parte superior izquierda (o, como algunos lo llaman, el icono del gofre) verás varias aplicaciones que ya están a tu disposición, como Power Apps, Power Automate y Power BI(Figura 1-4).

Figura 1-4. Portal y aplicaciones de Office 365

Ahora que estás configurado y listo para empezar, inicia Power Apps haciendo clic en su icono en el lanzador de aplicaciones. En el próximo capítulo, empezaremos a explorar la interfaz de usuario y lo que puede hacer antes de lanzarnos a crear soluciones.