沟通模式

第 15 章 远程通道 远程通道

本作品已使用人工智能进行翻译。欢迎您提供反馈和意见：[e-mail]

通信方法可分为异步、同步或两者的结合。在特定情况下确定最佳方法可能很难，尤其是当你不知道每种方法的优缺点时。

本章将探讨如何充分利用电子邮件沟通、在线演示和屏幕共享，以及远程团队和混合团队可以使用的沟通工具。

对称电子邮件

许多 将电子邮件视为必要之恶，但其实大可不必如此。对称电子邮件是一种模式，有助于管理电子邮件的发送和回复过程，并解决电子邮件可能造成的问题和不平等。以下是这种模式所要解决的电子邮件的三个主要问题：

• 不同的人以不同的方式处理和回复电子邮件。

• 什么时候使用电子邮件，什么时候使用其他通信方式（如即时信息），并不总是很清楚。

• 电子邮件本身通常缺乏期望和明确性。

你的公司或团队可能对电子邮件有要求，也可能没有，但你的一些同事可能会经常查看电子邮件，而其他人则一天查看一次或更少。您还会以电子邮件的形式接收多种类型的通信：通讯、通知、请求、任务等。

如果没有围绕电子邮件的共同和受尊重的期望和流程，任何人都无法进行可靠的沟通。您需要了解何时使用电子邮件而不是其他沟通方式，对不同类型电子邮件的响应速度，以及如何使用共享标准通过电子邮件进行有效沟通。

要解决这些问题，您可以围绕发送电子邮件的原因来构建和增强电子邮件，设定对电子邮件使用方式的期望，并提高电子邮件信息和主题的清晰度。

电子邮件原因

团队、部门或公司内部的共享交流协议是制定共享标准的好方法。您可能会发现，在所有这些层面上制定协议都很有用。您甚至可以与合作的其他企业共享协议，让他们了解协议内容，并希望他们也能这样做，或者创建正式的内部或外部服务水平协议。

决定电子邮件的用途。某些用途可能包括向利益相关者发送项目更新信息，或与企业外部人员沟通。您的沟通协议应说明哪些类型的沟通应通过电子邮件发送，哪些类型的沟通应通过其他方式传达。

提示

要决定使用哪种类型的电子邮件进行交流，最好先列出团队、部门或公司内所有典型的交流类型（以及交流的原因）。然后找出哪些更适合同步或非同步方式，并利用帮助决定使用哪种沟通渠道，如电子邮件、即时信息、维基页面更新等。

电子邮件期望

确定使用电子邮件的原因后，创建一个共同的标准，以有效传达信息的紧迫性和您期望的回复。电子邮件的主题行是传达这一信息的最佳位置，这样收件人就能清楚地看到这一信息。

对于的紧急电子邮件，主题行可以是"[紧急，要求在欧洲中部时间今天（7 月 24 日）下午 1 点前回复]遥测数据请求"。如果一封电子邮件不需要回复，只是提供信息，则可以使用"[仅供参考] 项目预算的小幅更新"，如果只需要一个收件人回复，则可以包含类似"[需要回复 - Libby] 架构会议更新 "的内容。

警告

不要过度使用紧急之类的短语。如果信息被标注为不紧急的紧急，人们就不会对真正紧急的信息做出快速反应。这与寓言故事《狼来了的男孩》中的建议如出一辙。

在沟通协议中添加示例，并确保该协议是上岗培训的一部分，这样新团队成员就能理解发送给他们的电子邮件，并能自己使用该标准。刚刚提到的示例对任何阅读者来说都是一目了然的，因此也可以发送给沟通协议之外的人。

最好在沟通协议制定后 2 至 4 周左右、出现问题时以及定期（如每 6 至 12 个月）审查一次。

电子邮件清晰度

电子邮件通信中出现问题的部分原因是，电子邮件易于发送（甚至可以发送给多个收件人），但阅读和回复却并不总是很快。

备注

对称电子邮件 ...