Comunicarse con datos

Prefacio

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Comunicarse con datos es una habilidad crítica del siglo XXI. La demanda de conocimientos sobre datos por parte de todos los miembros de una organización ha crecido en la última década en comparación con la necesidad inicial, que era de más especialistas en datos. Cuando sabes utilizar los datos para comunicarte, puedes influir en las decisiones de los demás y alcanzar los objetivos de tu organización. Ése es el primer objetivo de este libro: mostrarte cómo entender, visualizar y presentar los datos de forma clara y eficaz. Así, este libro responderá a preguntas como éstas

• ¿Qué es la comunicación y cómo puedes evitar que el ruido interfiera en tu mensaje?

• ¿Qué son los datos y dónde puedes conseguir este precioso recurso?

• ¿Cómo puedes visualizar los datos?

• ¿Cómo puedes hacer que tus visualizaciones de datos sean más claras y eficaces?

Mi segundo objetivo en este libro es llevarte un par de pasos más allá, para que puedas evitar algunos escollos y conflictos habituales que pueden surgir cuando utilizas datos en tus comunicaciones empresariales. Mi objetivo es ahorrarte tiempo y sufrimiento y ayudarte a garantizar que tu público se centre en tu mensaje. Por tanto, este libro también responderá a preguntas como éstas:

• ¿Qué aspectos de la visualización de datos entran en conflicto, y cómo puedes equilibrarlos?

• ¿Qué tipo de contexto y presentación debes dar a tus visualizaciones de datos?

• ¿Qué tipo de retos de comunicación suelen surgir en los departamentos organizativos (como TI, RRHH o marketing), y cómo puedes superarlos?

• ¿Qué debes tener en cuenta a la hora de comunicarte con datos en distintos formatos, como presentaciones o correo electrónico?

La división de estos objetivos es permitirte no sólo familiarizarte con las habilidades implicadas en la comunicación con datos, sino ser capaz de utilizar esas habilidades en las organizaciones en las que operas. A medida que te vuelvas más hábil en la comunicación con datos, descubrirás que influyes en los que te rodean de una forma más poderosa de lo que podrías hacerlo sólo con palabras.

Por qué escribí este libro

En mi primer trabajo en una gran organización, me asignaron a un equipo que preparaba presentaciones de diapositivas para informar sobre el rendimiento operativo de la organización e influir en sus compañeros y jefes. Yo tenía 22 años y nunca había trabajado en una organización de más de 100 personas. Esta empresa tenía más de 40.000 personas y funcionaba de un modo completamente ajeno a mí. Me sentaba junto a los directores operativos, así que tenía una buena posición ventajosa para ver cómo trabajaba el equipo. Recopilábamos tablas de cifras, ideas y comentarios del trabajo de otras personas con datos para medir el progreso hacia los objetivos operativos, determinar las estrategias futuras y analizar dónde habían ido mal las decisiones anteriores.

Trabajamos con puntos de datos agregados de informes y gráficos utilizados para dirigir las distintas partes de la organización. Estos informes se formaban a partir del trabajo de otras personas con los datos. Odiaba no poder llegar a los ingredientes en bruto de estas recopilaciones: los datos. Lo que me frustraba aún más era que no tenía los conocimientos de datos necesarios para ver esos datos en bruto. Quería aprender. Así que cuando me preguntaron cuál sería mi siguiente paso profesional, opté por seguir los datos y la información hasta su origen y pedí trabajar con el equipo de datos centralizado. Desde entonces no he mirado atrás.

No he dejado de trabajar con datos, así que he visto de primera mano que el crecimiento de la influencia de los datos en las organizaciones tampoco se ha detenido. De hecho, sólo se ha acelerado. Los datos influyen ahora en las decisiones empresariales y en las economías de formas que a menudo son demasiado complejas para comprenderlas en su totalidad. Aprovechar los datos se ha convertido en una parte importante de la vida de las organizaciones en todas las industrias y sectores. Los datos solían ser dominio de los especialistas, pero ahora se pide a las personas de toda la organización que se comuniquen con los datos, ya seas director de proyecto, especialista en mejora de procesos o jefe de equipo.

Por tanto, hay una gran demanda de profesionales de datos cualificados, pero nuestro número no ha crecido lo suficientemente rápido como para seguir el ritmo de la rápida acumulación de recursos de datos. El trabajo con datos ha sido tradicionalmente una función centralizada y especializada, ya que a menudo requiere codificar en lenguajes especializados o trabajar con complejas herramientas de elaboración de informes de datos, pero ya no es así.

En 15 años de trabajo con datos, esas herramientas han cambiado más que cualquier otro aspecto del trabajo. La nueva generación de herramientas de datos es mucho más fácil de usar, con interfaces de usuario mejoradas y mucha menos codificación, lo que reduce enormemente las barreras para entrar en este campo. Cada vez más gente utiliza los datos de forma más directa.

Esto es especialmente cierto cuando se trata de la visualización de datos. Herramientas como Tableau y Power BI de Microsoft han permitido a expertos en todo tipo de campos mostrar y compartir sus descubrimientos a través de los datos. Si eso te suena a ti, estás en el lugar adecuado. Aprender a utilizar estas herramientas sigue requiriendo formación y apoyo, tanto en el uso de las propias herramientas como en los fundamentos de la visualización de datos.

Este libro se centra en esto último. No es una guía paso a paso para utilizar ninguna herramienta específica, pero puede que te venga bien leerlo en combinación con una guía de ese tipo. Este libro opera a un nivel algo superior, ayudándote a comprender las habilidades básicas en materia de datos, así como cómo, cuándo y dónde desplegarlas en tu vida laboral para obtener resultados.

Mi especialidad es Tableau, así que si quieres aprender a preparar tus datos para Tableau, te recomiendo mi primer libro, Tableau Prep: Up & Running (O'Reilly). Por otra parte, si quieres visualizar tus datos, te recomiendo Practical Tableau de Ryan Sleeper (O'Reilly) como un magnífico punto de partida. Hay muchísimos libros sobre cómo trabajar con datos, analizarlos y visualizarlos. ¿Para qué escribir otro?

Pues bien, aunque Comunicar con datos abarca esos temas, también te adentra en el mundo laboral. Te ayudará a anticipar, planificar y superar muchos de los retos habituales que surgen cuando empiezas a comunicarte con datos en las organizaciones: desde comprender las necesidades de las distintas partes de la organización hasta asegurarte de que tu audiencia ve realmente las comunicaciones que vas a realizar. Este libro pretende prepararte para lo que pueda surgir y cómo seguir ofreciendo comunicaciones claras.

¿A quién va dirigido este libro?

En una reciente encuesta de Accenture, sólo el 21% de los empleados se sentían cómodos con su propia capacidad para leer, comprender y trabajar con datos. Este libro es principalmente para el otro 79%.

Sea cual sea tu trabajo, necesitas las habilidades necesarias para comunicarte con los que te rodean e influir en ellos. En otro estudio, se descubrió que el 84% de los empresarios creían que la comunicación y la colaboración eran habilidades importantes para los estudiantes que se gradúan. En respuesta a la misma pregunta, el 66% de los empresarios reconocieron como importantes las aptitudes/alfabetización en materia de datos. En la escuela, probablemente aprendiste a escribir y hablar con claridad, pero no a trabajar con datos. Este libro pretende llenar ese vacío.

Si formas parte del 21% que ha adquirido suficientes conocimientos sobre datos como para trabajar cómodamente con ellos, este libro debería seguir siéndote útil. Los principios fundamentales de la comunicación de datos suelen faltar en muchas de las comunicaciones de datos que veo, por lo que este libro será útil para abordar cualquier laguna de conocimientos que puedas tener sobre el uso técnico de los datos. Las habilidades interpersonales también desempeñan un papel importante en la comunicación de datos. En particular, puedes encontrar muchos conocimientos útiles en los capítulos que tratan de los retos situacionales, es decir, el trabajo con diferentes personas y departamentos.

Comunicar con datos se centra en desarrollar tu conocimiento práctico de la terminología y los conceptos básicos necesarios para trabajar con datos y utilizar la visualización de datos para comunicar. Estas son las habilidades que pueden ayudarte a ser más eficaz en tu comunicación, más allá del lenguaje.

Para hacer uso de este libro, no necesitas ningún requisito previo más allá de unas nociones básicas de cálculo. Lo que me gustaría que aportaras a este libro son tus conocimientos, tu experiencia y tus preguntas, para que pienses de forma crítica sobre lo que lees. De este modo, podrás utilizar lo que aprendas aquí para resolver los retos específicos de tu propio lugar de trabajo.

Cuando entiendes lo que es posible y lo que puedes hacer con los datos, puedes plantear las preguntas adecuadas y responderlas más rápidamente. Ser capaz de mezclar rápidamente tus conocimientos especializados con los datos es lo que te dará a ti y a tu organización una ventaja competitiva.

Crear visualizaciones claras y perspicaces puede ayudarte a encontrar tus respuestas y a compartirlas con otras personas de todos los niveles de tu organización. A los humanos se nos da muy bien detectar patrones en imágenes visuales, pero no tanto analizar los datos línea por línea. A medida que aprendas a crear visualizaciones a partir de tus recursos de datos, podrás comunicar las tendencias y perspectivas ocultas en ellos de forma mucho más eficaz. Podrás mostrar lo que realmente ocurre en los datos para que tu audiencia pueda sacar sus propias conclusiones. Utilizar la visualización de datos para influir en el cambio es una técnica poderosa.

Cómo está organizado el libro

En mi trabajo diario, enseño a la gente qué son los datos, cómo crear visualizaciones de datos influyentes y cómo utilizarlas eficazmente. He organizado este libro de forma similar a como organizo mis cursos: empezaremos con información de fondo importante, nos sumergiremos en los aspectos específicos del trabajo con datos, empezaremos a trabajar con visualizaciones y terminaremos con una mirada a los retos sociales y organizativos de la comunicación con datos en las grandes organizaciones. El libro se divide en tres partes:

Parte I, Comunicación y datos

El Capítulo 1 comienza con una mirada en profundidad a lo que es realmente la comunicación y cómo ha cambiado la comunicación con los datos a lo largo del tiempo. El Capítulo 2 se sumerge en todo lo relacionado con los datos: qué son, de dónde proceden, cómo almacenarlos, cómo prepararlos para el análisis y cómo reunir los requisitos para el trabajo con datos. Esta sección sienta las bases de las habilidades que aprenderás en el resto del libro.

Parte II, Los elementos de la visualización de datos

Esta sección comienza con los Capítulos 3 y 4, que te introducen en una faceta clave de la visualización de datos: los tipos de gráficos más importantes con los que probablemente te encuentres en tu trabajo diario y las buenas prácticas asociadas a ellos. Sabrás cómo elegir el gráfico que mejor se adapte a tus necesidades. El Capítulo 5 profundiza en los elementos de una visualización para mostrarte cómo encaja todo. El Capítulo 6 te lleva más allá del propio gráfico para examinar otros aspectos que pueden ayudar a dar un contexto adicional a tu audiencia. La sección concluye con el Capítulo 7, que explora cómo funcionan las visualizaciones de datos en diversos formatos y métodos de comunicación: los productos que utilizarás para transmitir tus conocimientos sobre los datos.

Parte III, Implementación de la Comunicación de Datos en el Lugar de Trabajo

La última sección trata de cómo presentar tus conclusiones en el entorno de tu lugar de trabajo concreto. Es habitual que las competencias en materia de datos y su uso se desarrollen de forma desigual: algunas organizaciones utilizan los datos mejor que otras, y algunos departamentos de una organización tendrán mayores competencias en materia de datos que otros departamentos. Esta desigualdad afectará a tus comunicaciones: por ejemplo, ¿hasta qué punto confía tu público en tus datos? Tendrás que adaptar tu enfoque en consecuencia. El primer capítulo de esta sección, el Capítulo 8, estudia cómo encontrar ese equilibrio. El Capítulo 9 concluye el libro con una inmersión profunda en varios departamentos de una empresa hipotética, ilustrando los retos propios de esos departamentos y cómo superarlos.

Mi objetivo es enseñarte los fundamentos de la comunicación y los datos para que puedas salir de este libro capaz de visualizar datos, atravesar la complejidad organizativa e influir en los demás mediante la comunicación con datos.

Convenciones utilizadas en este libro

En este libro se utilizan las siguientes convenciones tipográficas:

Cursiva

Indica nuevos términos, URL, direcciones de correo electrónico, nombres de archivo y extensiones de archivo.

Constant width

Se utiliza en los listados de programas, así como dentro de los párrafos para referirse a elementos del programa como nombres de variables o funciones, bases de datos, tipos de datos, variables de entorno, sentencias y palabras clave.

Constant width bold

Muestra comandos u otros textos que deben ser tecleados literalmente por el usuario.

Consejo

Este elemento significa un consejo o sugerencia.

Nota

Este elemento significa una nota general.

Advertencia

Este elemento indica una advertencia o precaución.

Aprendizaje en línea O'Reilly

Nota

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Tenemos una página web para este libro, donde se enumeran erratas, ejemplos y cualquier información adicional. Puedes acceder a esta página en https://oreil.ly/communicating-with-data.

Envía un correo electrónico a [e-mail] para comentar o hacer preguntas técnicas sobre este libro.

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Agradecimientos

Cuando escribí mi primer libro, aprendí cuánto apoyo se necesita de los demás, y este libro no ha sido una excepción. Comunicar con Datos no tendría la calidad que lees hoy sin los considerables esfuerzos de numerosas personas.

El contenido de este libro ha sido moldeado desde el primer día por Sarah Grey, una fantástica editora de desarrollo que ha dado mucho color a los personajes que encontrarás en muchos de los capítulos. Espero que te identifiques con estos personajes tanto como yo y que te ayuden a relacionarte con los detalles técnicos que encontrarás a lo largo del libro. Mi editor de producción, Daniel Elfanbaum, me ayudó en mi primer libro y asumió el reto de entregar este segundo. Gracias a ambos y al resto del equipo de O'Reilly.

Todos los miembros del equipo de revisión técnica han añadido sus propias perspectivas y conocimientos sobre el tema y han hecho que el texto sea mucho más rico que cuando leyeron los borradores iniciales. Chris Love, Ryan Sleeper, Claire Reid, Jenny Martin y Richard Silvester merecen un enorme agradecimiento y reconocimiento, así que choca esos cinco en señal de agradecimiento si alguna vez te cruzas con ellos.

Un agradecimiento extra a Jenny Martin, junto con nuestro compañero Data Prepper, Tom Prowse, por mantener vivos nuestros retos de creación de comunidad, Preppin' Data, cuando he tenido que enterrarme a escribir y editar. Si quieres aprender a preparar datos, el sitio web de Preppin' Data ofrece más de 50 artículos gratuitos sobre cómo hacerlo, junto con más de 125 retos para poner a prueba tus nuevas habilidades. De verdad, sólo queremos que la gente sienta el beneficio de sentirse cómoda trabajando con datos.

Mi agradecimiento final va dirigido a mi red de apoyo en casa. Acepté este libro, como millones de personas en todo el mundo, porque estaba sentada en casa durante la COVID-19 y no quería perder el tiempo. Poco sabía lo mentalmente desafiante que sería ese periodo. Mis padres, Janet y Trevor Allchin, me han animado en todo momento.

Mi pareja, Toni Feather, merece el mayor agradecimiento de todos, ya que me proporcionó apoyo diario, pero también la mayor motivación para terminar el libro antes de la fecha límite. Actualmente estamos esperando nuestro primer hijo, que casualmente sale de cuentas al mismo tiempo que el plazo de entrega de este libro. Si estás leyendo esto, el libro se habrá terminado por los pelos antes de la llegada del pequeño.

Espero que al leer este libro estés más preparado para comunicarte con datos de lo que yo me siento actualmente para la paternidad.