学习 Excel 生成式人工智能工具 (Chinese Edition)

第7章 文本 转换与处理

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几天前，我意外地改变了计划。那是一个宁静的下午。我和家人一起外出散步，孩子们骑着自行车快乐地前行。一切似乎都很顺利，直到突然间，情况变了。毫无征兆地，他们变得疲惫且无聊。气氛骤然一变。抱怨声随之响起。就在那时，我做出了决定。我转向朱莉娅，问她能否借我她的自行车，这让她大吃一惊。 先说明一下：那是一辆儿童自行车，完全不适合我这个年纪。而且我已经十多年没骑过车了，自从上次自行车被偷后就再也没碰过。但直觉告诉我，此刻需要一个改变。一踩上踏板，某种感觉便油然而生。骑行的触感、节奏、平衡感，一切都如潮水般涌回。随之而来的，是一种久违的喜悦：从车座上眺望世界。 树木在头顶延伸，天空豁然开朗，呈现出湛蓝的色调，平凡的景象瞬间变得美妙非凡。我微笑着，开怀大笑，全然沉浸其中。而那份喜悦？它具有感染力。刚才还无聊又闹腾的孩子们，此刻神采飞扬。他们开始追着我跑，咯咯笑着，迫不及待地想再次加入骑行。原本平淡的午后，就此化作了一场共享的冒险。

信不信由你，这正是使用 Copilot 时的感受。Copilot 拥有颠覆你处理繁琐任务方式的力量。 它能帮助你用全新的视角看待枯燥、重复的工作。此外，它还能让这些任务变得有趣，甚至令人愉悦。 正如骑那辆小自行车重新点燃了我的好奇心和快乐，使用 Copilot 来编写和操作文本公式或排查错误，也能将你的体验从被动转变为主动参与。曾经感觉例行公事的事情变得充满活力。你甚至可能会发现自己开始期待解决那些曾经避之不及的逻辑谜题。

在本章中，我们将深入探讨 AI 究竟如何助你实现这一点。你在前几章学到的许多 ChatGPT 技能同样适用于 Copilot。我们将涵盖：

• 解释文本公式

• 生成文本公式

• 处理错误

• 对文本应用逻辑

让我们从第一点开始：解释文本公式。

解释文本公式

解读公式可能颇具挑战性，尤其是当公式未被详细记录时。即便是我们自己的工作，过一段时间后也很容易忘记某个公式原本的用途。当处理他人创建的电子表格时，挑战会变得更大，因为其中公式背后的逻辑可能完全陌生。

此时，Copilot 便显得尤为有用。它充当实时解释器，帮助您理解即使是最复杂的公式。Copilot 能够解释公式在特定上下文中的目的，分解转换的每个步骤，并将技术逻辑转换为清晰且易于分享的英语表达。

正如上一章所述，请根据您的意图选择 Copilot 的工作模式：使用“代理模式”修改工作表，使用“分析模式”在不更改数据的情况下计算指标，而“聊天模式”则适用于一般性问题。不过，本书的重点不在于具体的功能名称（因为界面会不断演变），而在于其底层原理，这样您就能自信地适应 Copilot 的未来版本。

您可以使用自然语言与 Copilot 进行交互。以下是一种有用的 prompt 结构方式：

要点

决定希望 Copilot 执行什么操作（例如，解释某个内容）。

背景

告知 Copilot 公式所在位置（特定单元格或列），或直接提供公式本身。

例如，您可以为 Copilot 编写如下 prompt：

Explain the formula in column A.

这种方法能让你快速理清电子表格的逻辑，而无需翻阅文档或逆向分析他人的工作成果。

为了更好地理解这种 prompt 结构的运作原理，请参考本书 GitHub 仓库中提供的 Excel 文件： 07/books.xlsx。图 7-1展示了数据集首个工作表中表格的前几行。 ...