開発者とアーキテクトのためのコミュニケーションガイド ―パターンで学ぶ情報伝達術

15章リモートチャネル

コミュニケーションの方法を非同期、同期、両方の組み合わせの3つに分類する。特定の状況でどれが最適な方法か見極めるのは容易ではない。それぞれの利点と欠点を知らない場合には特にそうだ。

この章では、メールコミュニケーション、オンラインプレゼンテーションおよび画面共有、そしてリモートチームとハイブリッドチームで使用できるコミュニケーションツールから最高の成果を得る方法について探る。

15.1　対等なメール

多くの人はメールを「必要悪」と考えているが、必ずしもそうではない。対等なメールは、メールの送信と返信のプロセスを管理し、メールが引き起こす問題や不平等に対処するためのパターンである。このパターンによって解決できるメールに関する3つの主要な問題を挙げる。

• メールを対処し返信する方法が人によって異なる。
• メールを使うべきかインスタントメッセージを使うべきかなど、コミュニケーション手段の選択がいつも曖昧だ。
• メール自体に期待する内容が書いてなかったり、わかりにくかったりすることが多い。

あなたの会社やチームがメールに対する期待値を設定しているかどうかは定かでないが、常にメールをチェックしている同僚がいる一方で、1日に1回かそれ以下しかチェックしない同僚もいる。また、ニュースレター、通知、リクエスト、タスクなど、さまざまなタイプのコミュニケーションがメール形式で届く。

メールに関する共通の期待値やプロセスが共有されず、尊重もされない場合、確実なコミュニケーションができなくなる。他のコミュニケーション方法より優先してメールを使うべきタイミングや、効果的にメールでコミュニケーションするための基準となる方法を共有する必要がある。

これらの問題は、メールを送る理由に基づいてメールの構造を整理して充実させ、メールの使用方法に対する期待値を設定し、メールメッセージや件名をよりわかりやすくすることで解決できる。 ...